シンプルなタスク管理の始め方｜挫折しない3つのルールとおすすめツール5選

タスク管理は「シンプル」が最強——この記事を読めば、今日から迷わず実践できる方法が見つかります。

「タスク管理ツールを導入したけど、結局使いこなせずに放置してしまった」

「やることが多すぎて、何から手をつければいいかわからない」

「複数のアプリやメモに情報が分散して、かえって混乱している」

——このような経験はありませんか？

タスク管理で挫折してしまう原因の多くは、ツールの機能が多すぎたり、管理のルールが複雑すぎたりすることにあります。

真面目に取り組もうとするほど設定に凝りすぎてしまい、タスク管理そのものに時間を取られて本末転倒になるケースも少なくありません。

この記事では「シンプルなタスク管理」に特化して、本質的な考え方から具体的なツール・設計方法まで徹底解説します。

過去に挫折した方でも今度こそ続けられるよう、継続のための習慣づくりについても詳しくお伝えします。

シンプルなタスク管理とは？複雑な管理との違い

シンプルなタスク管理の本質は「機能の少なさ」ではなく「判断コストの低さ」にあります。

タスク管理ツールを導入したものの、結局使いこなせずに放置してしまった経験はないでしょうか。

TrelloやNotion、Asanaといった高機能ツールに挑戦したけれど、設定が複雑すぎて途中で挫折してしまった方も多いはずです。

「シンプルなタスク管理」という言葉を聞くと、機能が少ないツールを選べば解決すると思いがちですが、実はそれだけでは根本的な問題は解決しません。

シンプルなタスク管理の本質を理解するためには、まず「なぜ複雑な管理で失敗するのか」を深く理解する必要があります。

多くの人が陥る失敗パターンを知り、その原因を突き止めることで、今度こそ継続できるタスク管理の仕組みを構築できるようになります。

この章では、シンプルなタスク管理の本質的な定義と、複雑な管理との根本的な違いについて解説します。

「シンプル」という言葉の真の意味を理解することで、これまでの挫折の原因が明確になり、新しいアプローチへの第一歩を踏み出せるでしょう。

シンプル＝「機能が少ない」ではなく「判断コストが低い」

判断コストとは、何かを決めるために必要な精神的エネルギーのこと。これを最小化することがシンプル管理の鍵です。

「シンプルなタスク管理ツールを探そう」と考えたとき、多くの人は機能が少ないアプリやツールを選ぼうとします。

確かに、機能が少なければ覚えることも少なく、使いやすそうに感じます。

しかし、機能が少ないツールに乗り換えただけで、タスク管理が上手くいくようになったという人は実際には少数派です。

その理由は、シンプルさの本質が「機能の数」ではなく「判断コストの低さ」にあるからです。

判断コストとは、何かを決めるために必要な精神的なエネルギーのことを指します。

タスク管理において、この判断コストが高いと、管理すること自体が大きな負担となり、継続が困難になります。

一つひとつの判断は小さなものですが、これが積み重なると大きな負担になります。

一方で、シンプルなタスク管理とは、こうした判断の回数と複雑さを最小限に抑えた状態を指します。

具体的には、タスクを記録するときに「やること」と「いつやるか」の2つだけを決めればよい状態です。

プロジェクト分類も、優先度設定も、ラベル付けも、本当に必要かどうかを見直すことで、判断コストを大幅に削減できます。

心理学の研究でも、人間が1日に下せる決断の数には限界があることが示されています。これは「決断疲れ」や「意思決定疲労」と呼ばれる現象です。

決断を重ねるごとに判断の質が低下していきます。

タスク管理に余計な判断コストをかけてしまうと、肝心の仕事や生活における重要な決断に使えるエネルギーが減ってしまうのです。

機能が多くても、自分に必要な機能だけを使い、それ以外は無視できるなら、それはシンプルな使い方といえます。

逆に、機能が少なくても、使い方が直感的でなかったり、自分のワークフローに合っていなかったりすれば、判断コストは高くなります。

複雑なタスク管理で挫折する3つのパターン

自分がどの挫折パターンに該当するかを把握することで、同じ失敗を繰り返さない対策が立てられます。

タスク管理で挫折した経験がある方は、自分がどのパターンに該当するかを把握することで、同じ失敗を繰り返さないための対策を立てられます。

ここでは、多くの人が陥りがちな3つの挫折パターンを詳しく解説します。

パターン	特徴	典型的な行動
完璧主義型	設定に時間をかけすぎる	カスタマイズに没頭してタスク管理が始まらない
ツールジプシー型	情報が分散する	新しいアプリを次々と試して収集がつかなくなる
先延ばし型	タスクが溜まって放置	未完了タスクが増えすぎてツールを開けなくなる

完璧主義型の人は「最高の仕組みを作ってからスタートしよう」と考えがちですが、実際には使いながら調整していくほうが効率的です。

最初から完璧なシステムを目指すと、設定が複雑になりすぎて、結局使いこなせなくなります。

対策：まず最小限の設定で始めて、本当に必要だと感じた機能だけを後から追加していきましょう。「とりあえずタスク名だけ入力できればOK」くらいの気持ちでスタートすることが、継続への第一歩となります。

ツールジプシー型の人は、新しいツールへの期待が高く、現状のツールの不満点ばかりに目が行きがちです。

しかし、どんなツールにも長所と短所があり、完璧なツールは存在しません。

ツールを乗り換えるたびに、過去のデータの移行や新しい操作の学習が必要となり、その手間が蓄積していきます。

対策：メインで使うツールを1つに決め、そのツールの不便な点は割り切って受け入れましょう。「80%満足できれば十分」という基準で選び、一度決めたら最低3ヶ月は使い続けるルールを設けるのも効果的です。

先延ばし型の人は、やるべきことを漏れなく記録しようとする真面目さがある一方で、タスクの取捨選択や優先順位付けが苦手な傾向があります。

「いつかやる」タスクと「今日やるべき」タスクが混在し、何から手をつければいいかわからなくなります。

対策：定期的にタスクを見直して「やらないこと」を決める習慣が必要です。週に1回、5分程度でいいので、溜まったタスクを棚卸しして、本当に必要なものだけを残す仕組みを作りましょう。

また、「今日やること」と「いつかやること」を明確に分けて管理することで、日々のタスクリストをシンプルに保てます。

これら3つのパターンは、複合的に当てはまる場合も多いです。

自分がどのパターンに近いかを認識し、それぞれの対策を意識することで、次こそは挫折しないタスク管理を実現できるでしょう。

【結論】シンプルなタスク管理が上手い人が実践する「3つのルール」

タスク管理が上手い人は、複雑なシステムではなく「3つのシンプルなルール」を守っているだけ

タスク管理が上手い人を観察すると、彼らに共通する特徴があることに気づきます。

それは、複雑なシステムを使いこなしているのではなく、むしろ驚くほどシンプルなルールに従っているということです。

高機能なツールを駆使しているわけでもなく、特別なテクニックを持っているわけでもありません。

彼らが実践しているのは、誰でも今日から始められる「3つのルール」です。

この章では、タスク管理が上手い人が実際に行っているシンプルな習慣を具体的に解説します。

「これだけやればOK」という最小限のルールを知ることで、複雑な管理から解放され、本来の仕事や生活に集中できるようになります。

どれも難しいことではありませんが、この3つを守るだけでタスク管理の成功率は格段に上がります。

ルール1｜タスクは1日3つまでに絞る

「1日3つルール」で優先順位の迷いをなくし、毎日確実に前進する

やることが多すぎて何から手をつければいいかわからない状態は、多くの人が経験する悩みです。

ToDoリストに10個も20個もタスクが並んでいると、どれを優先すべきか迷い、結局どれも中途半端に終わってしまいます。

この問題を解決するのが「1日3つルール」です。

このルールを実践すると、いくつかの変化が起こります。

まず、朝の時点で「今日の成功」が明確になります。

3つのタスクを完了すれば、その日は十分に生産的だったと言えるからです。

また、タスクを3つに絞る過程で、自然と優先順位を考える習慣がつきます。

何が本当に重要で、何が後回しにできるのかを毎日判断することで、優先順位付けのスキルも向上していきます。

よくある疑問「3つでは少なすぎないか」について

確かに、細かいタスクを含めれば1日に10個以上のことをこなす人も多いでしょう。

しかし、ここでいう3つは「その日の核となる重要タスク」であり、メールの返信や簡単な事務作業といったルーティンは含みません。

重要なタスクを3つ完了したうえで、余力があれば他のことにも取り組むという順序が大切です。

ルール2｜ツールは1つに統一して「迷い」をなくす

情報の分散をなくし、「どこを見ればいいか」を考える判断コストをゼロにする

複数のアプリやメモ帳に情報が分散していると、「あのタスクはどこに書いたっけ？」という状態に陥りやすくなります。

この情報の分散は、タスク管理を複雑にする大きな原因の一つです。

仕事用のタスクはTrelloに、プライベートのやることはiPhoneのメモに、買い物リストはLINEの自分宛メッセージに、という具合に分けてしまうと、全体像が見えなくなります。

タスク管理が上手い人は、例外なくツールを1つに統一しています。

どのツールを使うかは人それぞれですが、「すべてのタスクを1箇所で管理する」という原則は共通しています。

これにより、タスクを確認したいときに「どこを見ればいいか」を考える必要がなくなり、判断コストが大幅に削減されます。

ツールの統一にはある程度の柔軟性も必要です

たとえば、仕事で使うツールが会社から指定されている場合は、仕事用と個人用で分けざるを得ないこともあります。

その場合でも、「仕事はこのツール、それ以外はすべてこのツール」というように、明確な基準で分けることが大切です。

曖昧な基準で分けると、どちらに書くべきか迷う場面が増えてしまいます。

複数のツールを使っていると、どこかに書いたはずのタスクを忘れてしまうリスクがあります。

しかし、1つのツールに集約していれば、そこを見れば漏れなく確認できます。

ルール3｜週1回5分の「棚卸し」で溜めない仕組みを作る

定期的な見直しの習慣で、タスクリストを常に「今、本当に必要なもの」だけの状態に保つ

タスクが溜まって管理が破綻するのは、定期的な見直しの習慣がないことが原因です。

タスクを追加するのは簡単ですが、完了したタスクを消したり、不要になったタスクを削除したり、期限を調整したりする作業は後回しにしがちです。

その結果、タスクリストは膨れ上がり、見るのも嫌になってしまいます。

これを防ぐのが「週1回5分の棚卸し」です。

毎週決まった曜日と時間に、タスクリスト全体を見直す習慣をつけます。

5分という短い時間で十分効果があるため、負担なく続けられます。

完了したタスクを確認してチェックを入れることは、モチベーション維持にも効果的です。

達成したことを視覚的に確認できるからです。

期限切れタスクについては、新しい期限を設定するか、本当に必要かどうかを判断します。

何週間も期限切れのまま放置されているタスクは、実は不要なものかもしれません。

重要なのは、毎週同じ曜日・同じ時間に行うことです

決まった時間に行うことで習慣化しやすくなります。

この週1回の棚卸しを続けることで、タスクリストは常に「今、本当に必要なもの」だけが並んでいる状態を保てます。

溜まったタスクに圧倒されることなく、毎週クリアな状態でスタートできるのは、精神的にも大きなメリットです。

【厳選5選】シンプルなタスク管理ツール・アプリおすすめ

シンプルさを基準に厳選した5つのタスク管理ツール・アプリを紹介します

シンプルなタスク管理を実践するためには、自分に合ったツールを選ぶことが重要です。

しかし、タスク管理アプリは無数に存在し、どれを選べばよいか迷ってしまう方も多いでしょう。

ここでは「シンプルさ」を基準に厳選した5つのツール・アプリを紹介します。

高機能なツールは意図的に除外し、「これだけあれば十分」と言えるものだけを厳選しました。

それぞれのツールには特徴があり、使う人の環境や好みによって最適なものが異なります。

各ツールの詳細を理解したうえで、自分に合ったものを選んでください。

Google Tasks｜無料でGmail・カレンダーと連携

Googleアカウントがあれば追加アプリ不要ですぐに使える無料タスク管理ツール

Google Tasksは、Googleが提供する無料のタスク管理ツールです。

Googleアカウントを持っていれば、追加のアプリをインストールすることなく、すぐに使い始められます。

GmailやGoogleカレンダーと同じ画面内で操作できるため、すでにGoogle Workspaceを使っている方にとっては最も導入障壁が低いツールといえます。

機能面では非常にシンプルで、タスクの追加、期限設定、リスト分け、サブタスクの作成程度しかできません。

優先度の設定やラベル付け、リマインダーの細かい設定といった機能はありません。

しかし、この機能の少なさこそがGoogle Tasksの強みです。

判断することが少ないため、タスクを追加するハードルが低く、継続しやすいツールです。

使い方も簡単です。Gmailを開くと、右側のサイドパネルにGoogle Tasksのアイコンがあります。クリックすると小さなウィンドウが開き、そこでタスクの追加や確認ができます。

スマートフォンでは専用のGoogle Tasksアプリをインストールすることで、外出先でもタスクの確認・追加が可能です。

Todoist｜個人利用なら無料プランで十分

世界3000万人以上が利用するタスク管理アプリの定番。無料プランでも基本機能は十分

Todoistは、世界中で3000万人以上が利用するタスク管理アプリです。

シンプルな見た目と直感的な操作性が特徴で、タスク管理アプリの定番として高い評価を得ています。

無料プランと有料プラン（Proプラン・Businessプラン）がありますが、個人で使う分には無料プランで十分な機能が揃っています。

個人のタスク管理であれば、5つのプロジェクトで「仕事」「プライベート」「買い物」「読書リスト」「いつかやる」といった分類が可能で、これで不足を感じることは少ないでしょう。

項目	無料プラン	Proプラン（月額488円）
プロジェクト数	5個まで	300個まで
リマインダー機能	なし	あり
カレンダー連携	なし	あり
フィルター機能	基本のみ	拡張あり

リマインダー機能は有料限定ですが、期限を設定しておけばアプリを開いたときに確認できるため、必須というわけではありません。

複雑なフィルターや多数のプロジェクトが必要になるのは、かなり本格的に使い込む場合に限られます。

マルチプラットフォーム対応も魅力です。iOS、Android、Windows、Mac、ブラウザ、さらにはApple WatchやWear OSにも対応しており、どのデバイスからでも同じタスクリストにアクセスできます。

スマートフォンで追加したタスクをPCで確認し、完了したらスマートフォンでチェックを入れる、といった使い方がシームレスにできます。

Appleリマインダー｜iPhoneユーザーの最適解

iPhoneに最初から入っている純正アプリ。Siriとの連携でハンズフリー操作も可能

iPhoneやMacを使っている方にとって、最もシンプルにタスク管理を始められるのがApple純正の「リマインダー」アプリです。

iPhoneには最初からインストールされているため、新しいアプリをダウンロードする必要がありません。

Apple IDでサインインしていれば、iPhone、iPad、Mac、Apple Watchの間で自動的に同期されます。

リマインダーアプリを開くと、「今日」「日時設定あり」「すべて」「フラグ付き」「完了済み」といったスマートリストが表示されます。

基本的には「今日」のリストだけを見る習慣をつければ、シンプルに運用できます。

カスタムリストを作りすぎると管理が複雑になるため、最初は「仕事」「プライベート」の2つ程度に留めておくことをおすすめします。

リマインダーアプリは、iOS 13以降で大幅に機能が強化されました。サブタスクの作成、添付ファイルの追加、Webリンクの保存などが可能になり、シンプルながらも必要な機能は揃っています。

ただし、他のユーザーとタスクを共有する機能は限定的で、チームでの利用には向きません。

スーツアップ｜エクセルのような入力画面のAIタスク管理ツール

エクセル感覚で操作できる日本発のタスク管理ツール。学習コストほぼゼロで始められる

スーツアップは、日本発のタスク管理ツールで、エクセルに慣れている方に特におすすめです。

最大の特徴は、表計算ソフトのような入力画面を採用していることです。

一般的なタスク管理アプリはカード形式やリスト形式が多いですが、スーツアップは行と列で構成されたスプレッドシート形式でタスクを管理します。

スーツアップにはAI機能が搭載されており、タスクの分解や提案をしてくれます。

しかし、このAI機能を使わなくても、シンプルなタスク管理ツールとして十分に機能します。

AI機能はあくまで補助的なもので、基本的な使い方はエクセルでタスク表を作るのと同じです。

無料プランでは基本的なタスク管理機能が利用でき、個人での利用には十分です。有料プランでは、チーム機能やより高度なAI機能が使えるようになりますが、シンプルなタスク管理が目的であれば無料プランから始めることをおすすめします。

バレットジャーナル｜手帳派のカスタマイズ管理術

紙のノートとペンだけで始められるアナログのタスク管理メソッド。デジタル疲れの方に人気

バレットジャーナルは、デジタルツールではなく、紙のノートを使ったアナログのタスク管理方法です。

アメリカのデザイナー、ライダー・キャロル氏が考案したこのメソッドは、シンプルな記号（バレット）を使ってタスクやメモを管理します。

デジタルツールで何度も挫折した方や、画面を見る時間を減らしたい方に人気があります。

記号	意味	使い方
・	タスク	やるべきことを書き出す
×	完了	タスクが終わったら重ねて記入
＞	持ち越し	翌日以降に延期する場合
–	取り消し	不要になったタスク

ノートの最初のページにインデックス（目次）を作り、その後にマンスリーログ（月間ページ）、デイリーログ（日々のページ）を作っていきます。

バレットジャーナルの魅力は、自分好みにカスタマイズできる自由度の高さです。基本形はシンプルですが、習慣トラッカーを追加したり、読書記録をつけたり、自分に必要なページを自由に追加できます。

ただし、この自由度が「凝りすぎ」の原因になることもあるため、最初はシンプルな形で始め、必要に応じて機能を追加していくことをおすすめします。

比較項目	メリット	デメリット
電源・通信	バッテリー切れの心配なし	バックアップがとれない
記憶定着	手で書くことで記憶に残りやすい	検索ができない
目の疲れ	画面疲れがない	複数デバイスで同期できない

エクセルでシンプルにタスク管理する方法【テンプレート付き】

エクセルなら新しいツールを覚える必要なし。3列だけのシンプルな表で、今日からタスク管理を始められます。

エクセル（Microsoft Excel）は、多くのビジネスパーソンにとって最も馴染みのあるソフトウェアの一つです。

新しいアプリを覚える必要がなく、すでに使い慣れた操作でタスク管理ができるため、「まずはエクセルで始めてみたい」という方は少なくありません。

しかし、エクセルでタスク管理を始めようとすると、どのような表を作ればよいか迷ってしまうことがあります。

エクセルでタスク管理を始める際に陥りがちな失敗は、最初から複雑な表を作ってしまうことです。

ガントチャートを作ろうとしたり、条件付き書式を駆使しようとしたり、マクロを組もうとしたりすると、設定に時間がかかるうえに、メンテナンスも大変になります。

結局、表を作ることが目的になってしまい、タスク管理という本来の目的を見失ってしまいます。

この章では、エクセルでシンプルにタスク管理を行うための具体的な方法を解説します。

複雑な機能は一切使わず、最小限の構成で効果的にタスクを管理できる表の作り方をお伝えします。

また、すぐに使い始められる無料テンプレートの入手方法も紹介しますので、今日からエクセルでのタスク管理を始めることができます。

3列だけで完結するエクセルのタスク管理表の作り方

必要な列は「タスク名」「期限」「完了」の3つだけ。シンプルだからこそ続けられます。

シンプルなエクセルのタスク管理表は、わずか3列で構成できます。

必要な列は「タスク名」「期限」「完了」の3つだけです。

プロジェクト名、優先度、担当者、進捗率といった列を追加したくなるかもしれませんが、まずはこの3列だけで始めることを強くおすすめします。

必要だと感じたら後から追加すればよいのです。

列	入力内容	ポイント
A列：タスク名	やるべきことを具体的に	完了状態が明確にわかる形で記載
B列：期限	いつまでにやるか	日付形式で入力するとソートしやすい
C列：完了	終わったかどうか	「○」や「✓」を入力

A列の「タスク名」には、やるべきことを具体的に書きます。

「企画書」ではなく「企画書の第1章を書く」というように、完了の状態が明確にわかる形で記載することがポイントです。

曖昧なタスク名は、いつ完了したのかわからなくなり、管理が難しくなります。

B列の「期限」には、そのタスクをいつまでにやるかを入力します。

日付形式で入力すると、ソートや条件付き書式で活用しやすくなります。

期限が決まっていないタスクは空欄にするか、「未定」と入力しておきます。

期限のないタスクが増えすぎると優先順位がつけにくくなるため、できるだけ期限を設定することをおすすめします。

C列の「完了」は、タスクが終わったかどうかを示す列です。

最もシンプルな方法は、完了したら「○」または「✓」を入力することです。

データの入力規則を使って、ドロップダウンリストから選択できるようにしてもよいでしょう。

完了したタスクに背景色をつける条件付き書式を設定すると、一目で進捗がわかりやすくなります。

さらにシンプルに運用したい場合は、期限の列も省略して「タスク名」と「完了」の2列だけにする方法もあります。

期限管理はカレンダーアプリに任せ、エクセルには「やること」だけを書き出すという使い分けです。

ツールを複数使うことになりますが、それぞれの役割が明確になり、エクセルの表がシンプルに保てるというメリットがあります。

表の管理で重要なのは、定期的にメンテナンスすることです。タスクを追加するだけで、見直しをしないと、表は肥大化していきます。

週に1回、5分程度で構わないので、完了済みタスクの整理、期限切れタスクの確認、不要なタスクの削除を行う習慣をつけましょう。

もう少し機能を追加したい場合のオプションとして、フィルター機能の活用があります。

ヘッダー行を選択して「データ」タブから「フィルター」を設定すると、完了・未完了でタスクを絞り込んだり、期限順に並べ替えたりできます。

これはエクセルの標準機能なので、追加の設定は不要です。

すぐ使える無料テンプレートのダウンロード方法

Microsoft公式テンプレートなら、無料で安全にダウンロードしてすぐに使い始められます。

エクセルのタスク管理表を一から作る手間を省きたい方には、無料テンプレートの活用をおすすめします。

Microsoftが公式に提供しているテンプレートや、信頼できるサイトで配布されているテンプレートを使えば、ダウンロードしてすぐに使い始められます。

最も信頼できるテンプレートの入手先は、Microsoft公式のテンプレートサイトです。

Microsoft 365のサブスクリプションがなくても、無料でダウンロードできるテンプレートが多数公開されています。

「タスク」や「To Do」などのキーワードで検索すると、さまざまなタスク管理テンプレートが見つかります。

公式テンプレートは品質が保証されており、ウイルスなどのセキュリティリスクもありません。

Microsoft公式テンプレートの使い方は簡単です。

テンプレートを使う際の注意点は、複雑すぎるものを選ばないことです。

ガントチャート付きのテンプレートやプロジェクト管理向けの多機能テンプレートは、見た目は魅力的ですが、個人のタスク管理には過剰な場合がほとんどです。

「シンプル」「ベーシック」といった説明がついているテンプレートを選ぶと、使いやすいものが見つかりやすいです。

また、テンプレートをそのまま使うのではなく、自分に合わせてカスタマイズすることも大切です。

不要な列は削除し、必要な列だけを残すことで、よりシンプルな表に仕上げられます。

前述の「3列構成」を参考に、タスク名、期限、完了の3列だけを残すカスタマイズをおすすめします。

Googleスプレッドシートを使いたい方は、Googleドライブから同様にテンプレートを利用できます。

Googleドライブで「新規」→「Googleスプレッドシート」→「テンプレートから」を選択すると、Googleが提供する無料テンプレートの一覧が表示されます。

「タスク管理」や「ToDo」で検索して、シンプルなものを選びましょう。

Notionでシンプルなタスク管理を実現する設計例

Notionは自由度が高い反面、凝りすぎると挫折しやすい。最小構成で始めることが成功の鍵です。

Notionは、メモ、データベース、タスク管理、Wiki作成など、さまざまな機能を一つに統合したオールインワンのワークスペースツールです。

その自由度の高さから、世界中で多くのユーザーに支持されています。

しかし、この自由度の高さが裏目に出て、「設定に凝りすぎて挫折した」という声も少なくありません。

Notionでタスク管理を始めようとすると、データベースのプロパティをどう設定するか、ビューをいくつ作るか、リレーションをどう組むかなど、決めるべきことが山のようにあります。

インターネット上には華やかなNotionテンプレートが溢れており、それを見て「自分もこんな仕組みを作らなければ」と思ってしまうと、設定の沼にハマってしまいます。

この章では、過去にNotionで挫折した経験がある方に向けて、シンプルに運用するための最小構成と設計思想を解説します。

Notionの多機能さに圧倒されることなく、必要最低限の機能だけで効果的にタスク管理を行う方法をお伝えします。

初心者向け｜機能を絞った最小構成のNotionタスク管理

Notionのシンプルなタスク管理に必要なのは「1つのデータベース」と「3つのプロパティ」だけです。

Notionでシンプルなタスク管理を実現するための最小構成は、驚くほどシンプルです。

必要なのは「1つのデータベース」と「3つのプロパティ」だけ。

これ以上増やす必要はありません。

複雑なリレーションも、多数のビューも、最初は不要です。

データベースが作成されたら、プロパティを設定します。

最小構成で必要なプロパティは以下の3つです。

デフォルトで存在する「タグ」などのプロパティは、使わないのであれば削除してしまいましょう。

プロパティが多いと、タスクを追加するたびに「この項目も埋めなければ」と感じてしまい、タスク追加のハードルが上がってしまいます。

使わないプロパティは思い切って削除することが、シンプルさを保つコツです。

ビューの設定もシンプルにします。

デフォルトで作成される「テーブルビュー」をメインで使用し、それ以外のビューは最初は作成しません。

テーブルビューにフィルターを設定して、「ステータス」が「完了」以外のタスクだけを表示するようにすると、未完了のタスクに集中できます。

完了したタスクを確認したいときは、フィルターを一時的に解除すればよいのです。

Notionには便利な機能として、データベースのテンプレート機能があります。

新しいタスクを追加するときに、あらかじめ決めた形式で追加できる機能です。

しかし、最小構成で運用する場合、この機能も不要です。

タスク名を入力して期限を設定するだけなので、テンプレートを作る手間のほうが大きくなります。

このシンプルな構成で運用を始めて、1ヶ月ほど使い続けてみてください。

使っているうちに「プロジェクトごとに分類したい」「繰り返しタスクを設定したい」といったニーズが出てくるかもしれません。

そのときに初めて、必要な機能を追加すればよいのです。

最初からあれこれ機能を追加するのではなく、「必要になったら追加する」というスタンスがNotionをシンプルに使い続けるための鍵となります。

「凝りすぎ」を防ぐNotionテンプレート活用術

既存のシンプルなテンプレートを活用することで、設計の手間を省き、凝りすぎを防げます。

Notionを自分で一から設計すると、どうしても凝りすぎてしまう傾向があります。

「せっかくだからこの機能も追加しよう」「もっと見やすくできるはず」と考えているうちに、複雑なシステムが出来上がってしまいます。

この凝りすぎを防ぐ効果的な方法が、既存のシンプルなテンプレートを活用することです。

Notionには公式のテンプレートギャラリーがあり、さまざまな用途のテンプレートが無料で公開されています。

タスク管理用のテンプレートも多数あり、その中からシンプルなものを選んで使い始めることで、設計の手間を省けます。

また、他の人が作ったテンプレートをベースにすることで、「自分で作り込まなければ」というプレッシャーから解放されます。

見た目が華やかで多機能なテンプレートは魅力的に見えますが、使わない機能が多いと管理の負担になります。

シンプルなテンプレートを選ぶことが、挫折しないための第一歩です。

コピーしたテンプレートは自由に編集できるので、不要なプロパティやビューは削除してしまいましょう。

テンプレートをそのまま使うのではなく、シンプルにカスタマイズすることが大切です。

凝りすぎを防ぐためのルールとして、「プロパティは5つまで」「ビューは3つまで」という上限を自分に課すことをおすすめします。

この上限を超えそうになったら、本当に必要かどうかを立ち止まって考えます。

「あったら便利かも」程度の機能は追加しない、という判断基準を持つことで、シンプルさを維持できます。

項目	上限の目安
プロパティ数	5つまで
ビュー数	3つまで
カスタマイズ禁止期間	最低2週間

また、テンプレートを使い始めた後は、しばらくの間はカスタマイズを我慢することも重要です。

最低でも2週間は、テンプレートをそのまま使ってみてください。

使い込むうちに、本当に必要な変更と、なくても困らない変更の区別がつくようになります。

「使いにくい」と感じた部分だけをピンポイントで修正することで、無駄なカスタマイズを避けられます。

Notionの魅力は自由度の高さですが、その自由度をあえて制限することが、シンプルなタスク管理を実現する秘訣です。

テンプレートを活用し、カスタマイズは最小限に留め、「これで十分」と思える状態を目指しましょう。

完璧なシステムを追求するよりも、実際にタスクを管理して仕事を進めることのほうがはるかに重要です。

【タイプ別】シンプルなタスク管理ツールの選び方

自分のタイプに合ったツールを選ぶことで、タスク管理を無理なく継続できる可能性が格段に高まります

ここまで、さまざまなタスク管理ツールやアプリを紹介してきました。

しかし、選択肢が多いと「結局どれを選べばいいの？」と迷ってしまう方も多いでしょう。

ツール選びで迷う時間そのものが、タスク管理を始められない原因になることもあります。

この章では、あなたの状況や環境、過去の経験に基づいて、最適なツールを迷わず選ぶための明確な判断基準を提示します。

「このタイプの人にはこれ」というシンプルなマッチングを示しますので、自分がどのタイプに当てはまるかを確認し、該当するツールを選んでください。

完璧なツールは存在しませんが、自分に合ったツールを選ぶことで、継続できる可能性は格段に高まります。

今日からすぐ始めたい人→Google TasksかAppleリマインダー

すでに使っているサービスに組み込まれたツールなら、学習コストほぼゼロで今すぐ始められます

「とにかく今日からタスク管理を始めたい」「新しいアプリを覚える余裕がない」という方には、すでに使っているサービスに組み込まれているツールをおすすめします。

具体的には、Googleサービスを中心に使っている方はGoogle Tasks、Apple製品を使っている方はAppleリマインダーが最適です。

この2つのツールをおすすめする理由は、学習コストがほぼゼロだからです。

Google TasksはGmailやGoogleカレンダーの画面から直接アクセスでき、Appleリマインダーはすべてのapple製品にプリインストールされています。

新しいアカウントを作成する必要もなく、アプリをダウンロードする必要もありません（Appleリマインダーの場合）。

今この瞬間から使い始められます。

特に、メールからタスクが発生することが多い方には、Gmailとの連携機能が非常に便利です。

メールを開いたまま、ワンクリックでタスクに変換できるため、「後で対応しよう」と思ったメールを忘れずに管理できます。

Apple製品間での同期がシームレスに行われるため、iPhoneで追加したタスクをMacで確認し、Apple Watchで通知を受け取るといった使い方が自然にできます。

特にSiriによる音声入力は、移動中や手が離せないときにタスクを追加するのに便利です。

どちらを選んでも、基本的な機能に大きな差はありません。タスクの追加、期限設定、リスト分け、完了チェックといった必要な機能は両方に揃っています。

迷ったら、自分が普段よく使っているサービスに合わせて選んでください。

GoogleサービスとApple製品の両方を使っている場合は、スマートフォンがiPhoneならAppleリマインダー、AndroidならGoogle Tasksを選ぶとよいでしょう。

スマートフォンは常に持ち歩くため、最もアクセス頻度が高くなるからです。

デジタルが続かなかった人→紙とペン

デジタルツールが万人に合うわけではありません。紙とペンのアナログ管理が最適解になる人もいます

「何度もタスク管理アプリに挑戦したけれど、結局続かなかった」という方は、思い切ってデジタルツールから離れることを検討してみてください。

デジタルツールが万人に合うわけではありません。

紙とペンを使ったアナログなタスク管理が、あなたには合っている可能性があります。

こうした方にとって、紙とペンのタスク管理には大きなメリットがあります。

紙とペンでタスク管理を始める最もシンプルな方法は、毎朝、その日やることを紙に書き出すことです。

専用のノートを用意してもよいですし、裏紙やメモ帳でも構いません。

重要なのは、「今日やること」を物理的に書き出し、目に見える場所に置いておくことです。

タスクが完了したら線を引いて消します。

これだけで、立派なタスク管理になります。

もう少し体系的に管理したい方には、前の章で紹介したバレットジャーナルがおすすめです。

バレットジャーナルは、シンプルな記号を使ってタスクやメモを管理する方法で、ノート1冊とペン1本があれば始められます。

ルールも単純で、タスクには「・」、完了したら「×」、翌日に持ち越すなら「＞」を書くだけです。

紙とペンのメリット	紙とペンのデメリット
手で書くことで記憶に残りやすい	検索ができない
常に目に入るため意識し続けやすい	バックアップが取れない
スマホを開く誘惑がない	複数の場所から同じリストにアクセスできない

手で書くことで記憶に残りやすくなる「手書き効果」は研究でも示されており、キーボード入力よりも手書きのほうが情報の定着率が高いことがわかっています。

また、紙のリストは常に目に入るため、「やるべきこと」を意識し続けやすくなります。

スマートフォンのアプリは開かないと見えませんが、デスクに置いたメモは常に視界に入ります。

デメリットとして検索やバックアップができない点がありますが、個人のタスク管理であれば大きな問題にならないことが多いです。タスクの数が膨大でなければ検索の必要性は低く、毎日書き直すスタイルであればバックアップも不要です。

仕事もプライベートも一元化したい人→Todoist

すべてのタスクを一箇所で管理したい方には、プロジェクト機能とフィルター機能が使いやすいTodoistがおすすめです

仕事のタスクとプライベートの用事を別々に管理していると、全体像が見えにくくなります。

「今週はどれくらい忙しいのか」「この日に予定を入れても大丈夫か」といった判断がしにくくなり、ダブルブッキングや予定の詰め込みすぎにつながることもあります。

仕事もプライベートも含めて、すべてのタスクを一箇所で管理したい方には、Todoistがおすすめです。

Todoistを一元管理に適したツールとしておすすめする理由は、プロジェクト機能とフィルター機能の使いやすさにあります。

Todoistでは、タスクをプロジェクトごとに分類できます。

「仕事」「プライベート」「家事」「買い物」といったプロジェクトを作成し、それぞれにタスクを振り分けることで、カテゴリごとの管理と全体の一覧表示を両立できます。

無料プランでは5つまでのプロジェクトを作成できます。一見少なく感じるかもしれませんが、シンプルな管理には十分です。

たとえば「仕事」「プライベート」「買い物」「読みたい本」「いつかやる」という5つのプロジェクトを作れば、ほとんどのタスクを分類できるでしょう。

これ以上細かく分類すると、どのプロジェクトに入れるか迷う場面が増えてしまうため、プロジェクト数は少ないほうがシンプルに運用できます。

Todoistの「今日」ビューは、すべてのプロジェクトから今日が期限のタスクを集めて表示します。

仕事のタスクもプライベートの用事も、今日やるべきことが一覧で確認できるため、「今日は何をすればいいか」が一目でわかります。

朝このビューを確認するだけで、その日の全体像を把握できます。

マルチプラットフォーム対応も、一元管理に適している理由の一つです。

Todoistは、iOS、Android、Windows、Mac、Webブラウザなど、あらゆる環境で利用できます。

仕事中はPCのブラウザから、移動中はスマートフォンのアプリから、同じタスクリストにアクセスできます。

どこにいても、どのデバイスを使っていても、すべてのタスクを確認・追加できるのは大きなメリットです。

表計算に慣れている人→スーツアップ

エクセルやスプレッドシートに慣れている方には、同じ操作感で使えるスーツアップが最適です

普段からエクセルやGoogleスプレッドシートを使い慣れている方にとって、多くのタスク管理アプリのカード形式やリスト形式のUIは、かえって使いにくく感じることがあります。

「なぜ行と列で表示できないのか」「一覧で見たいのに、いちいちカードを開かないと詳細が見えない」といった不満を感じたことがある方には、スーツアップが最適です。

スーツアップは、スプレッドシートのような入力画面を採用したタスク管理ツールです。

タスクは行として表示され、各項目は列として配置されます。

この形式は、エクセルに慣れている方にとっては直感的に操作できます。

セルをクリックして入力する、行をドラッグして並べ替える、列幅を調整する、といった操作がエクセルと同じ感覚でできます。

表計算形式のメリットは、情報の一覧性です。

カード形式のUIでは、各タスクの詳細を見るためにカードを開く必要がありますが、スプレッドシート形式では、すべてのタスクの情報が一覧で表示されます。

期限順にソートしたり、特定の条件でフィルタリングしたりする操作も、エクセルと同様の感覚でできます。

スーツアップにはAI機能が搭載されており、タスクの分解や提案などをサポートしてくれます。ただし、このAI機能を使わなくても、シンプルなタスク管理ツールとして十分に機能します。

AI機能はオプションとして捉え、まずは基本的なタスク管理から始めることをおすすめします。

エクセル自作表	スーツアップ
クラウド同期	最初から対応
モバイルアクセス	ブラウザ対応
リマインダー機能	標準搭載
操作感	エクセルとほぼ同じ

スーツアップを使う具体的なメリットとして、学習コストの低さがあります。

新しいUIの操作方法を覚える必要がなく、これまでエクセルで培った操作スキルがそのまま活かせます。

「このセルに入力する」「この列で並べ替える」といった操作が、考えなくてもできるのは大きなアドバンテージです。

また、エクセルでタスク管理表を自作していた方にとって、スーツアップは「進化したエクセルのタスク表」として捉えられます。

自作のエクセル表では実現が難しかった機能（クラウド同期、リマインダーなど）が、スーツアップでは最初から備わっています。

エクセルの使い勝手を維持しながら、専用ツールのメリットも享受できるのです。

無料プランから始められるため、まずは試してみて、自分に合うかどうかを確かめることをおすすめします。

シンプルなタスク管理を「続ける」ための3つの習慣

タスク管理が続かない原因は意志の弱さではなく、続けられる「仕組み」がないことです。

タスク管理の最大の難関は、始めることではなく「続ける」ことです。

新しいツールやアプリを導入した直後は、モチベーションも高く、熱心にタスクを入力します。

しかし、1週間、2週間と経つうちに、徐々に入力が面倒になり、気づけばツールを開かなくなっている。

このパターンに心当たりがある方は多いのではないでしょうか。

三日坊主で終わってしまう原因は、意志の弱さではありません。

続けられる仕組みがないことが原因です。

逆に言えば、適切な仕組みと習慣を取り入れることで、誰でもタスク管理を継続できるようになります。

この章では、シンプルなタスク管理を長く続けるための3つの習慣を紹介します。

どれも難しいことではなく、今日から取り入れられるものばかりです。

これらの習慣を身につけることで、タスク管理が「やらなければならないこと」から「自然にやっていること」に変わっていきます。

完了タスクを消さずに「達成ログ」として残す

タスクが完了したとき、すぐに削除してしまっていませんか。

完了したタスクを消すとリストがすっきりしますが、実はこれがモチベーション低下の原因になることがあります。

完了タスクを「達成ログ」として残すことで、自分がどれだけのことを成し遂げたかを可視化でき、継続のモチベーションにつながります。

人間の脳は、達成感を感じるとドーパミンという神経伝達物質を放出します。

このドーパミンは快感をもたらし、同じ行動を繰り返したいという欲求を生み出します。

タスクを完了したときに「やった」という達成感を感じることで、次のタスクに取り組むエネルギーが生まれるのです。

しかし、完了タスクをすぐに削除してしまうと、この達成感を味わう機会が減ってしまいます。

週に一度、完了したタスクを別の場所に移動させる方法も効果的です。

エクセルであれば「完了済み」シートを作成してそこに移動し、Todoistであれば「完了済み」プロジェクトを作成します。

週末にその週の完了タスクを眺めると、「今週はよく頑張った」という実感が湧き、翌週への意欲につながります。

紙のノートでバレットジャーナルを実践している場合は、完了タスクに「×」を書くことで自然と達成ログが残ります。

ページをめくって過去のリストを見返すと、自分の成長や進歩を感じられます。

これはデジタルツールにはない、アナログならではの良さです。

完了タスクを残しすぎるとリストが膨大になることがあります。1週間分は目に見える場所に残し、それ以前はアーカイブする運用がおすすめです。

「やらないことリスト」でタスクを減らす判断基準を持つ

タスク管理が破綻する最も多い原因は、タスクが増え続けることです。

タスクを追加することには熱心でも、タスクを減らすことには消極的な人が多いです。

しかし、すべてのタスクを完了することは現実的に不可能です。

限られた時間とエネルギーの中で成果を出すためには、「やらないこと」を決める勇気が必要です。

「やらないことリスト」とは、意識的に取り組まないと決めたことを書き出したリストです。

ToDoリストの反対の概念で、「NotToDoリスト」とも呼ばれます。

このリストを作成することで、タスクを断ったり、後回しにしたり、削除したりする判断基準が明確になります。

やらないことリストに入れる項目は、大きく3つのカテゴリに分けられます。

やらないことリストを作成するタイミングは、週次の棚卸しの際がおすすめです。

溜まったタスクを見直すときに、「これは本当にやる必要があるか」と自問し、必要ないと判断したものは、やらないことリストに移動させます。

最初は抵抗があるかもしれませんが、やらないと決めたことを明確にすることで、本当に重要なタスクに集中できるようになります。

やらないことリストは、一度作ったら終わりではありません。四半期に一度くらいの頻度でリスト全体を見直し、追加や削除を行いましょう。

新しいタスクが発生したときも、やらないことリストを参照する習慣をつけてください。

「この依頼は、やらないことリストに該当しないか」と確認することで、安易に引き受けることを防げます。

すべての依頼を引き受けていては、時間がいくらあっても足りません。

やらないことリストは、断る勇気を持つための支えになります。

挫折したら自分ではなく「仕組み」を見直す

タスク管理を続けようとしても、どこかで挫折することはあります。

数日間ツールを開かなかったり、タスクが溜まりすぎて手がつけられなくなったり、やる気が起きなくなったり。

そんなとき、自分を責めてしまう人が多いですが、それは逆効果です。

自己嫌悪に陥ると、ますますタスク管理から遠ざかってしまいます。

挫折したときに取るべきアプローチは、自分を責めることではなく、仕組みを見直すことです。

タスク管理が続かなかったのは、あなたの意志が弱いからではありません。

仕組みがあなたに合っていなかったからです。

仕組みを改善すれば、次は続けられる可能性が高まります。

仕組みを見直すときにチェックすべきポイントをいくつか紹介します。

挫折からの立て直しは、小さく始めることが大切です。溜まったタスクを一気に処理しようとせず、まずは「今日やる3つ」だけを選んで実行することから再スタートしてください。

溜まったタスクは、週末にまとめて棚卸しすればよいのです。

完璧を目指さず、「とりあえず再開する」ことを最優先にしましょう。

何度挫折しても、そのたびに仕組みを見直して再挑戦すれば、いつかは自分に合ったやり方が見つかります。

タスク管理の達人も、最初から上手くいったわけではありません。

試行錯誤を繰り返す中で、自分に合ったスタイルを確立してきたのです。

挫折は失敗ではなく、より良い仕組みを見つけるための学びの機会だと捉えてください。

まとめ｜シンプルなタスク管理は「引き算」から始まる

シンプルなタスク管理の本質は「足し算」ではなく「引き算」。機能・ルール・タスク数を減らし、判断コストを下げることが継続の鍵です。

ここまで、シンプルなタスク管理の本質から具体的なツールの選び方、継続するための習慣まで、幅広く解説してきました。

最後に、この記事の要点を振り返りながら、シンプルなタスク管理の本質をもう一度確認しておきましょう。

多くの人がタスク管理で失敗するのは、足し算の発想で取り組んでしまうからです。

「もっと便利な機能を追加しよう」「もっと細かく分類しよう」「もっと多くのタスクを管理しよう」という足し算の思考が、管理を複雑にし、継続を困難にします。

どれも「減らす」「絞る」「限定する」という引き算の発想に基づいています。

ツール選びにおいても、引き算の発想が有効です。

高機能なツールを選んで使いこなそうとするのではなく、必要最低限の機能を持つツールを選び、その範囲内で運用することが継続の秘訣です。

Google TasksやAppleリマインダーのようなシンプルなツールで十分な人が、わざわざ複雑なツールを使う必要はありません。

「タスク名」「期限」「完了」の3つがあれば、個人のタスク管理には十分です。

プロジェクト列、優先度列、担当者列などを追加したくなる気持ちはわかりますが、本当に必要かどうかを見極めることが大切です。

Notionを使う場合も同様です。

Notionの自由度の高さは魅力ですが、その自由度があるからこそ、意識的に機能を制限する必要があります。

プロパティは3つまで、ビューは作らない、リレーションは使わない、というルールを自分に課すことで、シンプルさを維持できます。

継続するための3つの習慣も、引き算の発想と関連しています。

• 「やらないことリスト」は、まさにタスクを減らすための仕組み
• 完了タスクを達成ログとして残すことは、タスクを消す習慣を引き算すること
• 挫折したときに仕組みを見直すのは、自分に合わない要素を取り除くプロセス

タスク管理の目的は、タスク管理自体を完璧にすることではありません。本当の目的は、やるべきことを把握し、実行し、成果を出すことです。

タスク管理に時間とエネルギーをかけすぎて、肝心の仕事や生活がおろそかになるのは本末転倒です。

タスク管理は、あくまでも成果を出すための手段であることを忘れないでください。

完璧なタスク管理システムを構築しようとすると、設定に時間がかかり、運用も複雑になります。

70%の完成度でいいからまず始める、使いながら調整するという姿勢が、継続への近道です。

また、「他の人のやり方を参考にしつつも、自分に合った方法を見つける」ことも大切です。

この記事で紹介した方法やツールは、あくまでも選択肢の一つです。

すべての人に当てはまる唯一の正解は存在しません。

試してみて合わなければ変える、という柔軟な姿勢で、自分なりのシンプルなタスク管理スタイルを確立してください。

今日から実践する3ステップ

記事を読んで終わりではなく、今日から5分で始められる具体的な3ステップを実践しましょう。

記事を読んで「なるほど」と思っても、行動に移さなければ何も変わりません。

ここでは、今日から5分で始められる具体的な3ステップを紹介します。

この3ステップを実行するだけで、シンプルなタスク管理への第一歩を踏み出せます。

あなたのタイプ	おすすめツール
Googleサービスをよく使う方	Google Tasks
iPhoneをメインで使う方	Appleリマインダー
仕事とプライベートを一元管理したい方	Todoist
エクセルに慣れている方	スーツアップかエクセル
デジタルで何度も挫折した方	紙とペン

重要なのは、「どれを選ぶか」よりも「1つに決める」ことです。複数のツールを併用すると情報が分散するため、必ず1つに絞ってください。

選んだツールが合わなければ後から変えればいいので、今は直感で選んで構いません。

この5分の習慣が、タスク管理を継続するための土台になります。

スマートフォンのリマインダーやカレンダーに、この確認時間を設定しておくことをおすすめします。

毎朝同じ時間に通知が来ることで、確認を忘れにくくなります。

最初の1週間は特に意識して続けてください。

1週間続けば、2週間目からは自然とできるようになってきます。

今すぐ実行してください。

小さな一歩でも、踏み出さなければ何も始まりません。

シンプルなタスク管理は、この小さな一歩から始まります。

最後に、タスク管理は「続けること」が最も重要です。完璧にやろうとする必要はありません。

たとえ1日忘れても、翌日からまた始めればいいのです。

挫折しても、仕組みを見直して再挑戦すればいいのです。