エクセルで期限通知メールを自動送信する方法｜VBAコード全文コピペOK

「エクセルで管理している契約更新日や支払期限を、担当者に自動でメール通知できないだろうか」

「VBAでメール送信ができるらしいけど、具体的な手順がわからない」

「ネットで見つけたコードをコピペしたのに動かなくて困っている」

——このような悩みを抱えていませんか。

期限管理の通知を手作業で行っていると、繁忙期に連絡が漏れたり、担当者の不在時にフォローができなかったりと、思わぬトラブルにつながるリスクがあります。

契約更新の失念による自動解約や、支払遅延による信用低下など、一度のミスが大きな損失を招くケースも少なくありません。

契約更新漏れによる自動解約、支払遅延による取引停止など、期限管理ミスは想像以上のダメージを招きます。

本記事では、エクセルとOutlookを連携させて期限通知メールを自動送信する方法を、初心者の方でも迷わないよう完全手順で解説します。

コピペで動作するVBAコード全文はもちろん、期限管理シートの作成方法、動かないときのトラブルシューティング、さらにはPower AutomateやGoogleスプレッドシートを使った代替手段との比較まで網羅しています。

この記事を読めば、今日中にエクセルで期限通知メールの自動送信システムを構築し、期限切れによるトラブルを未然に防ぐ仕組みを手に入れることができます。

エクセルで期限通知メールを自動送信する3つの方法

エクセルの期限管理を自動化する方法は、VBA×Outlook連携・Power Automate・Googleスプレッドシート×GASの3つがあります。

エクセルで管理している契約更新日や支払期限、タスクの締切が近づいたとき、担当者に自動でメールを送信できれば、期限切れによるトラブルを未然に防ぐことができます。

しかし、「期限通知メールを自動化したい」と思っても、実現方法は一つではありません。

代表的な手段として、VBAによるOutlook連携、Power Automateによるノーコード実装、そしてスプレッドシートとGAS（Google Apps Script）の組み合わせという3つの選択肢が存在します。

どの方法を選ぶべきかは、利用している環境や技術レベル、運用体制によって大きく異なります。

たとえば、会社でMicrosoft 365を契約しておりOutlookを標準メールクライアントとして使用しているなら、VBAやPower Automateが有力な候補となります。

一方で、Gmailを中心とした業務フローを採用している場合や、Macユーザーの場合は、Googleスプレッドシート×GASの組み合わせが現実的な選択肢となるでしょう。

本章では、これら3つの方法について、それぞれの特徴と向き不向きを整理します。

自分の業務環境や技術スキルに照らし合わせながら、最適な方法を見極めてください。

方法①VBA×Outlook連携で完全自動化（本記事で詳しく解説）

VBA（Visual Basic for Applications）とは、Microsoft Office製品に標準搭載されているプログラミング言語です。

エクセルの操作を自動化できるだけでなく、同じMicrosoft製品であるOutlookと連携させることで、期限が近づいた案件の担当者に自動でメールを送信する仕組みを構築できます。

この方法の最大の利点は、追加コストがかからないことと、エクセル単体で完結できることにあります。

Windows環境でOutlookをインストールしている企業であれば、新たにツールを導入する必要はありません。

また、一度VBAコードを作成してしまえば、エクセルファイルを開いてマクロを実行するだけで通知メールが送信されます。

さらに、Windowsのタスクスケジューラと組み合わせれば、毎朝決まった時刻に自動でマクロを実行し、担当者に通知を送る完全自動化も実現可能です。

これらの条件を満たしているなら、VBAによる実装が最も手軽で確実な方法といえます。

VBAには「属人化」の問題が起きやすい点、Mac版エクセルではフル機能を使えない点、Outlookがインストールされていない環境では動作しない点に注意が必要です。

こうしたデメリットを理解したうえで、自社の環境に合致するかどうかを判断してください。

本記事では、このVBA×Outlook連携による方法を詳しく解説していきます。

方法②Power Automateでノーコード実装

Power Automateは、Microsoft 365に含まれるワークフロー自動化ツールです。

ノーコード、つまりプログラミングの知識がなくても、マウス操作とテキスト入力だけで自動化フローを作成できる点が大きな特徴です。

エクセルファイルをOneDriveやSharePointに保存しておけば、Power Automateからそのファイルを参照し、期限日を条件にしてメールを自動送信するフローを構築できます。

この方法のメリットは、コードを一切書かずに期限通知を実現できることにあります。

VBAに苦手意識がある方や、プログラミング経験がまったくない方でも、テンプレートを活用すれば比較的短時間でフローを完成させられます。

また、クラウドベースで動作するため、特定のPCに依存せず、設定したスケジュールに従って自動実行される点も魅力です。

作成者が退職や異動をしても、フローはそのまま動き続けます。

Power Automateを利用するにはMicrosoft 365のライセンスが必要です。無料版は実行回数や機能に制限があるため、業務での本格利用には有料プランの検討が必要です。

また、エクセルファイルをローカルPCではなくOneDriveやSharePoint上に保存しておく必要があるため、現在の運用フローを変更しなければならない場合もあります。

さらに、フローの設計には慣れが必要で、初めて触る場合は設定画面の理解に時間がかかることもあるでしょう。

方法③スプレッドシート×GASの組み合わせ

GAS（Google Apps Script）は、Googleが提供するクラウドベースのスクリプト言語です。

スプレッドシートと組み合わせることで、期限管理表のデータを参照し、条件に合致した行の担当者にGmail経由でメールを自動送信する仕組みを構築できます。

この方法の最大の利点は、完全に無料で利用できることと、Googleアカウントさえあれば誰でも始められることにあります。

Outlookを使用していない企業や、Macユーザー、あるいは個人で期限管理を自動化したい場合に特に有効な選択肢です。

また、GASはJavaScriptをベースにした言語であるため、VBAとは異なるプログラミング経験を持つ方には馴染みやすいかもしれません。

クラウド上で動作するため、特定のPCを起動していなくてもスケジュール実行が可能です。

スプレッドシートの「トリガー」機能を使えば、毎日決まった時刻にスクリプトを自動実行する設定も簡単に行えます。

この点はPower Automateと似た利便性を持っています。

GASでの送信元はGmailとなるため、会社のメールがOutlook等の場合はGmailからの送信が許可されているか確認が必要です。また、1日の送信上限は無料アカウントで100通、Google Workspaceで1,500通です。

大量の通知を送る必要がある場合は、この制限に注意が必要です。

スプレッドシートで期限管理を行っているなら、GASによる自動化は非常に親和性の高い選択肢となるでしょう。

ここまで3つの方法を紹介しましたが、本記事ではWindowsとOutlookを使用する企業で最も導入しやすいVBA×Outlook連携による方法を詳しく解説していきます。

コードのコピペと数箇所の修正だけで動作する実装手順を、初心者の方でも迷わないようステップバイステップで説明しますので、ぜひ最後までお読みください。

【事前準備】エクセルで期限管理シートを作成する

VBAコードを書く前に、シート構成を正しく整えることが成功の鍵です

VBAコードを書き始める前に、まず期限管理シートの構成を整えておくことが重要です。

どれほど優れたコードを用意しても、データの入力形式や列の配置が正しくなければ、VBAは期待通りに動作しません。

逆に言えば、シートの構成さえ正しく整えておけば、後はコードをコピペして数箇所を修正するだけで期限通知メールの自動化が完成します。

本章では、VBAで期限通知メールを送信するために必要なシート構成と、あわせて設定しておくと便利な条件付き書式について解説します。

この事前準備をしっかり行うことで、後工程でのつまずきを防ぎ、スムーズに実装を進められるようになります。

必須項目：タスク名・期限日・メールアドレス・通知済フラグ

VBAで期限通知メールを自動送信するためには、最低限4つの項目をシートに用意する必要があります。

それぞれの項目がどのような役割を果たすのかを理解したうえで、シートを構成していきましょう。

セルの書式は必ず「日付」形式に設定してください。日付が文字列として入力されているとVBAが正しく動作しない原因となります。

具体的なシート構成例を示します。

1行目をヘッダー行として、A1セルに「タスク名」、B1セルに「期限日」、C1セルに「メールアドレス」、D1セルに「通知済」と入力します。

2行目以降にデータを入力していきます。

タスク名	期限日	メールアドレス	通知済
株式会社○○様 業務委託契約更新	2025/2/15	tanaka@example.com	（空欄）
△△プロジェクト 納品期限	2025/2/20	yamada@example.com	（空欄）

シート名についても確認しておきましょう。

VBAコードでは対象となるシートを名前で指定します。

本記事のサンプルコードでは「期限管理」というシート名を使用しますので、シート見出しの部分を右クリックして「名前の変更」を選び、「期限管理」と入力しておいてください。

シート名を別の名称にしたい場合は、後述するVBAコード内のシート名指定箇所を変更すれば対応できます。

この4項目を正しく配置したシートが完成すれば、VBAによる期限通知メールの基盤は整ったことになります

期限が近づくとセルの色が自動で変わる条件付き書式の設定

VBAによるメール通知は非常に便利ですが、日々の業務の中でエクセルファイルを開いたときに、期限が迫っている案件を視覚的に把握できると、さらに管理がしやすくなります。

条件付き書式を使えば、期限が近い案件のセルを自動的に色付けすることができます。

メール通知と視覚的なアラートを組み合わせることで、期限管理の精度を一層高められるでしょう。

条件付き書式には優先順位があります。期限超過（赤色）のルールを期限間近（黄色）のルールより上位に配置しておきましょう。

ルールの優先順位を確認・変更するには、「条件付き書式」メニューから「ルールの管理」を選択します。

表示されるダイアログボックスで、ルールの順番を上下の矢印ボタンで入れ替えることができます。

これで条件付き書式の設定は完了です。

期限日の列を見れば、赤色のセルは期限超過、黄色のセルは期限間近であることが一目でわかるようになりました。

この視覚的なアラートとVBAによるメール通知を組み合わせることで、期限管理の抜け漏れを大幅に減らすことができます。

ここまでで事前準備は完了です。次章からは、いよいよVBAコードの実装手順に入ります。

【実装手順】期限通知メールをVBAで自動送信する方法

VBAコードの実装からテスト実行まで、初心者でも30分で完成できる手順を解説します

事前準備として期限管理シートの構成が整ったら、いよいよVBAコードの実装に入ります。

VBAと聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、実際の作業はエディタを開いてコードを貼り付け、数箇所を自分の環境に合わせて修正するだけです。

プログラミング未経験の方でも、手順通りに進めれば30分程度で期限通知メールの自動送信を実現できます。

本章では、VBAの編集画面であるVBE（Visual Basic Editor）の開き方から、コードの貼り付け、保存形式の選択、そしてテスト実行までを、初心者の方でも迷わないようステップバイステップで解説します。

各ステップで起こりやすいつまずきポイントとその対処法もあわせて説明しますので、順番に進めていきましょう。

ステップ1｜VBE（Visual Basic Editor）を開く

VBAコードを記述するためには、まずVBE（Visual Basic Editor）と呼ばれる専用の編集画面を開く必要があります。

VBEはエクセルに標準搭載されている機能であり、特別なソフトウェアをインストールする必要はありません。

キーボードショートカットがうまく動作しない場合は、リボンメニューから開くこともできます。

「開発」タブをクリックし、「Visual Basic」ボタンをクリックしてください。

これでVBEが起動します。

「開発タブが見当たらない」という方は、以下の手順で表示設定を変更してください

VBEが起動したら、画面の構成を確認しましょう。

左側に「プロジェクト エクスプローラー」というウィンドウがあり、現在開いているブック名とその中のシートが一覧で表示されています。

もしプロジェクト エクスプローラーが表示されていない場合は、VBEのメニューバーから「表示」をクリックし、「プロジェクト エクスプローラー」を選択すれば表示されます。

次に、コードを記述するための「標準モジュール」を挿入します。

これにより、プロジェクト エクスプローラーの「標準モジュール」フォルダの下に「Module1」が作成され、右側に白い編集画面（コードウィンドウ）が表示されます。

この白い画面がVBAコードを記述する場所です。

ここまでの手順が完了すれば、コードを貼り付ける準備は整いました。

ステップ2｜期限通知メール送信コードを貼り付ける（3箇所修正）

VBEの準備ができたら、次は期限通知メールを送信するVBAコードを貼り付けます。

コード全文は本記事の後半で詳しく解説しますが、ここでは貼り付け後に修正すべき3箇所について先に説明しておきます。

Module1のコードウィンドウに、本記事で紹介するVBAコード全文をコピーして貼り付けてください。

貼り付けは通常の操作と同様に、Ctrl+Vで行えます。

1つ目の修正箇所は「シート名」です。

サンプルコードでは「期限管理」というシート名を指定しています。

前章で説明したとおり、シート名を「期限管理」に設定している場合は修正不要です。

別のシート名を使用している場合は、コード内の「期限管理」の部分を実際のシート名に書き換えてください。

コード内では「Worksheets(“期限管理”)」のように記述されている箇所が該当します。

2つ目の修正箇所は「通知日数」です。

サンプルコードでは、期限日の7日前に通知メールを送信するように設定しています。

この日数を変更したい場合は、コード内の「7」という数字を希望の日数に書き換えてください。

たとえば、3日前に通知したい場合は「3」に、14日前に通知したい場合は「14」に変更します。

コード内では「If 期限日 – Date <= 7 And 期限日 – Date >= 0 Then」のように記述されている箇所が該当します。

3つ目の修正箇所は「メール件名」です。

サンプルコードでは「【期限通知】」という件名を設定していますが、自社の業務に合わせて変更することをおすすめします。

たとえば「【契約更新のお知らせ】」や「【支払期限のご連絡】」など、受信者がメールの内容を把握しやすい件名に変更してください。

コード内では「.Subject = “【期限通知】” & タスク名」のように記述されている箇所が該当します。

修正が完了したら、コードに文法エラーがないかを確認しましょう

VBEのメニューバーから「デバッグ」をクリックし、「VBAProjectのコンパイル」を選択します。

エラーがなければ何も表示されずに処理が完了します。

もしエラーがある場合は、該当箇所がハイライトされてエラーメッセージが表示されますので、修正箇所を確認してください。

よくあるエラー	原因と対処法
構文エラー	ダブルクォーテーションが全角になっている → 半角に修正
コンパイルエラー	修正時に括弧を誤って削除してしまった → 括弧を追加

ステップ3｜マクロ有効ブック（.xlsm）として保存

VBAコードを含むファイルは、必ず「マクロ有効ブック（.xlsm）」形式で保存してください

VBAコードを記述したエクセルファイルは、通常の形式（.xlsx）では保存できません。

通常のエクセルブック形式（.xlsx）で保存しようとすると、マクロが含まれていることを示す警告メッセージが表示され、そのまま保存するとVBAコードが削除されてしまいます。

せっかく記述したコードを失わないために、必ず「マクロ有効ブック（.xlsm）」形式で保存してください。

ファイル名は「期限管理_通知システム.xlsm」など、マクロが含まれていることがわかりやすい名前にしておくと、後から管理しやすくなります。

保存が完了したら、念のためファイルを一度閉じて再度開き、VBAコードが保持されていることを確認しましょう。

Alt+F11でVBEを開き、Module1にコードが残っていれば正常に保存されています。

ステップ4｜テスト実行で動作確認

本番運用前に、自分宛にテストメールを送信して動作確認を行いましょう

コードの貼り付けと保存が完了したら、本番運用の前に必ずテスト実行を行いましょう。

テスト実行では、実際にメールが送信されることを確認するとともに、意図しない宛先にメールが飛んでしまうリスクを避けるため、自分自身のメールアドレス宛にテスト送信を行います。

これにより、マクロを実行するとテスト用の案件が通知対象となり、自分宛にメールが送信されます。

Outlookが起動していることを確認してください。VBAからOutlookを操作するためには、Outlookがインストールされており、かつ起動している必要があります

Outlookを起動し、メールの送受信ができる状態にしておいてください。

マクロが正常に実行されると、Outlookから自分宛にテストメールが送信されます。

Outlookの受信トレイを確認し、期限通知メールが届いていることを確認してください。

メールの件名、本文、宛先が意図したとおりになっていれば、テスト成功です。

D2セル（通知済フラグの列）に「済」と自動で入力されていれば、コードが正しく動作しています。

このフラグにより、翌日以降にマクロを実行しても、すでに通知済みの案件には再度メールが送信されなくなります。

もしテストでメールが届かない、エラーメッセージが表示されるなどの問題が発生した場合は、本記事の後半で解説するトラブルシューティングを参照してください。

【コピペOK】エクセルの期限通知メールVBAコード全文

本章では、期限日の7日前に自動通知メールを送信するVBAコードの全文と、各部の詳細解説をお届けします。

ここまでの手順でVBEの準備と操作方法を理解できたところで、いよいよ本題となるVBAコードを紹介します。

本章では、期限日の7日前に自動で通知メールを送信するサンプルコードの全文を掲載し、その後にコード各部の解説を行います。

「まずは動くコードが欲しい」「細かい説明は後でいいから、とにかくコピペして試したい」という方は、最初のサンプルコードをそのままModule1に貼り付け、前章で説明した3箇所（シート名・通知日数・メール件名）だけを修正してテスト実行してください。

コードの意味を理解してカスタマイズしたい方は、その後の解説を読み進めていただければ、通知日数の変更やメール文面の調整など、自分仕様への応用が可能になります。

7日前に自動通知するサンプルコード（約40行）

以下が、期限日の7日前に通知メールを自動送信するVBAコードの全文です。

このコードをそのままコピーして、VBEのModule1に貼り付けてください。

Sub 期限通知メール送信()

    Dim ws As Worksheet
    Dim lastRow As Long
    Dim i As Long
    Dim タスク名 As String
    Dim 期限日 As Date
    Dim メールアドレス As String
    Dim 通知済 As String
    Dim 残日数 As Long
    
    Dim outlookApp As Object
    Dim outlookMail As Object
    
    '対象シートを設定（シート名を変更する場合はここを修正）
    Set ws = ThisWorkbook.Worksheets("期限管理")
    
    'Outlookアプリケーションを起動
    Set outlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
    
    'データの最終行を取得
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    
    '2行目から最終行までループ処理
    For i = 2 To lastRow
    
        'セルの値を取得
        タスク名 = ws.Cells(i, 1).Value
        
        '期限日セルが空でないか確認
        If ws.Cells(i, 2).Value <> "" Then
            期限日 = ws.Cells(i, 2).Value
        Else
            GoTo NextRow
        End If
        
        メールアドレス = ws.Cells(i, 3).Value
        通知済 = ws.Cells(i, 4).Value
        
        '通知済でない、かつ期限が7日以内の場合にメール送信
        '（通知日数を変更する場合は「7」を修正）
        残日数 = 期限日 - Date
        
        If 通知済 = "" And 残日数 <= 7 And 残日数 >= 0 Then
        
            'メールを作成
            Set outlookMail = outlookApp.CreateItem(0)
            
            With outlookMail
                .To = メールアドレス
                .Subject = "【期限通知】" & タスク名 & "の期限が近づいています"
                .Body = タスク名 & " の期限が近づいています。" & vbCrLf & vbCrLf & _
                        "期限日：" & Format(期限日, "yyyy年m月d日") & vbCrLf & _
                        "残り日数：" & 残日数 & "日" & vbCrLf & vbCrLf & _
                        "ご確認をお願いいたします。"
                .Send
            End With
            
            '通知済フラグを設定
            ws.Cells(i, 4).Value = "済"
            
            Set outlookMail = Nothing
            
        End If
        
NextRow:
    Next i
    
    'オブジェクトを解放
    Set outlookApp = Nothing
    
    MsgBox "期限通知メールの送信処理が完了しました。", vbInformation

End Sub

上記のコードをコピーしてModule1に貼り付けたら、必要に応じて以下の3箇所を修正してください。

コード各部の解説（カスタマイズ用）

サンプルコードが正常に動作することを確認できたら、次はコードの内容を理解して自分なりのカスタマイズを加えてみましょう。

ここでは、コードを構成する主要な部分ごとに解説します。

コードの意味を理解しておけば、通知条件の変更やメール文面の調整、さらには応用的なカスタマイズも自力で行えるようになります。

条件式のカスタマイズ例：期限超過後も通知したい場合は「残日数 >= -3」のように負の値を指定します。

VBAで期限通知メールが送信できない時の対処法

VBAで期限通知メールが動作しない場合、コードよりも「周辺環境」に原因があることがほとんどです。

手順通りにVBAコードを貼り付けてテスト実行したにもかかわらず、メールが送信されない、あるいはエラーメッセージが表示されて処理が中断してしまうケースがあります。

VBAによる期限通知メールの実装では、コード自体に問題がなくても、Outlookの設定やエクセルのセキュリティ設定、日付データの形式など、周辺環境に起因するトラブルが発生しやすいものです。

本章では、VBAで期限通知メールが動作しない場合に確認すべきポイントと、その対処法を解説します。

エラーが発生した際には、上から順番にチェックしていくことで、多くの問題を解決できるはずです。

Outlookの起動・連携を確認する

VBAからメールを送信するためには、OutlookがPCにインストールされており、正常に動作していることが前提条件となります。

まず最初に確認すべきは、Outlookが使用可能な状態にあるかどうかです。

Outlookではなく、Windowsの「メール」アプリやThunderbirdなど、他のメールクライアントを使用している場合、本記事のVBAコードはそのままでは動作しません。

VBAのOutlook連携機能は、Microsoft Outlookに特化した仕組みであるため、他のメールクライアントでは別の実装方法が必要となります。

マクロのセキュリティ設定を変更する

「マクロが無効にされました」と表示される場合は、エクセルのセキュリティ設定を確認しましょう。

エクセルでマクロを実行しようとした際に、「マクロが無効にされました」というセキュリティ警告が表示されたり、マクロ一覧に作成したはずのマクロが表示されなかったりする場合は、エクセルのマクロセキュリティ設定が原因である可能性が高いです。

エクセルは初期設定でマクロの実行を制限しており、悪意のあるマクロからユーザーを保護する仕組みが備わっています。

ここでマクロの実行に関するセキュリティレベルを設定できます。

選択肢は以下の4つです。

設定	内容
警告を表示せずにすべてのマクロを無効にする	マクロを一切実行できない最も厳しい設定
警告を表示してすべてのマクロを無効にする	エクセルの既定の設定。「コンテンツの有効化」で有効化可能
デジタル署名されたマクロを除き、すべてのマクロを無効にする	署名付きマクロのみ実行可能。自作マクロは通常実行不可
すべてのマクロを有効にする	警告なしですべて実行可能だが、セキュリティリスクあり

業務で自作のマクロを使用する場合、推奨される設定は「警告を表示してすべてのマクロを無効にする」です。

この設定であれば、ファイルを開くたびにマクロを有効にするかどうかを選択でき、セキュリティと利便性のバランスが取れています。

日付セルの書式を確認する

日付が「文字列」として認識されていると、VBAの日付比較でエラーになります。

VBAコードが正しく動作しない原因として意外と多いのが、期限日のセルに入力されている日付が「日付」ではなく「文字列」として認識されているケースです。

見た目は日付のように見えても、エクセルが内部的に文字列として扱っている場合、VBAで日付の比較演算を行おうとするとエラーが発生したり、意図しない結果になったりします。

期限日が入力されているセルを選択し、セルの書式を確認してください。

リボンメニューの「ホーム」タブにある「数値」グループを見ると、現在のセルの書式が表示されています。

「標準」や「文字列」と表示されている場合は、日付として認識されていない可能性があります。

日付が文字列になってしまう原因としては、CSVファイルからデータをインポートした際に文字列として取り込まれた、日付を入力する際に全角文字を使用した、セルの書式が「文字列」に設定された状態で日付を入力した、などが挙げられます。

日付の書式に関するトラブルを未然に防ぐためには、期限管理シートを作成する段階で期限日の列に「データの入力規則」を設定しておくことをおすすめします。

リボンメニューの「データ」タブから「データの入力規則」を選択し、入力値の種類を「日付」に設定することで、日付以外のデータが入力されることを防ぐことができます。

エクセルの期限通知メールをさらに便利にするカスタマイズ

基本のVBAコードを実務向けにカスタマイズすることで、二重送信防止・緊急度別の文面変更・自動実行などを実現できます

基本的な期限通知メールの送信が正常に動作することを確認できたら、実務でより使いやすくするためのカスタマイズを検討してみましょう。

基本のコードはシンプルな構成になっていますが、運用を続けるうちに「同じ人に何度もメールが届いてしまう」「緊急度に応じてメールの文面を変えたい」「毎朝手動でマクロを実行するのが面倒」といった要望が出てくることがあります。

本章では、こうした実務上のニーズに応える4つのカスタマイズ方法を紹介します。

二重送信を防ぐフラグの活用、残日数に応じたメール文面の自動変更、Windowsタスクスケジューラによる自動実行、そしてVBA運用の限界を感じた場合の代替ツールについて解説します。

必要に応じて、自分の業務に合ったカスタマイズを取り入れてください。

二重送信を防ぐ通知済フラグの活用

本記事で紹介したサンプルコードには、すでに二重送信を防ぐための「通知済フラグ」の仕組みが組み込まれています。

しかし、この仕組みをより効果的に活用するためのポイントや、運用上の注意点を改めて整理しておきます。

運用上の注意点がいくつかありますので、事前に確認しておきましょう

まず、期限日が変更された場合の対応です。

たとえば、契約更新日が延期されて期限日を修正した場合、すでに「済」フラグが立っていると、新しい期限日に対する通知が行われません。

期限日を変更した際には、通知済フラグも手動でクリアする運用ルールを設けておくとよいでしょう。

次に、複数回の通知を行いたい場合の対応です。

たとえば「7日前と3日前と当日の3回通知したい」というニーズがある場合、単純な「済」フラグでは対応できません。

以下は、最終通知日を記録して、前回通知から3日以上経過していれば再度通知するように修正したコードの該当部分です。

D列に「済」ではなく、通知した日付を記録するように変更しています。

'通知条件の判定部分を以下のように変更
Dim 最終通知日 As Variant
最終通知日 = ws.Cells(i, 4).Value

Dim 再通知可能 As Boolean
再通知可能 = False

If 最終通知日 = "" Then
    再通知可能 = True
ElseIf IsDate(最終通知日) Then
    If Date - CDate(最終通知日) >= 3 Then
        再通知可能 = True
    End If
End If

If 再通知可能 And 残日数 <= 7 And 残日数 >= 0 Then
    'メール送信処理
    '（中略）
    
    '通知日を記録（「済」ではなく日付を記録）
    ws.Cells(i, 4).Value = Date
End If

通知間隔の「3」という数字は、業務の要件に応じて調整してください。

残日数に応じてメール文面を自動変更（3日前・当日・超過）

期限までの残日数によって、メールの緊急度は異なります。

7日前の段階ではゆとりを持った案内で十分ですが、当日や期限超過の場合は、より強い注意喚起が必要になるでしょう。

残日数に応じてメールの件名や本文を自動で切り替える機能を追加することで、受信者に適切なアクションを促すことができます。

以下は、残日数に応じてメール文面を変更するようにカスタマイズしたコードです。

メール作成部分を以下のように修正してください。

'メールを作成
Set outlookMail = outlookApp.CreateItem(0)

Dim 件名 As String
Dim 本文 As String

'残日数に応じて件名と本文を設定
Select Case 残日数
    Case Is > 3
        '4日以上前：通常の事前通知
        件名 = "【期限通知】" & タスク名 & "の期限が近づいています"
        本文 = タスク名 & " の期限が近づいています。" & vbCrLf & vbCrLf & _
               "期限日：" & Format(期限日, "yyyy年m月d日") & vbCrLf & _
               "残り日数：" & 残日数 & "日" & vbCrLf & vbCrLf & _
               "余裕を持ってご対応をお願いいたします。"
               
    Case 1 To 3
        '3日前〜1日前：注意喚起
        件名 = "【重要】" & タスク名 & "の期限が迫っています"
        本文 = "※このメールは期限間近のため、注意喚起としてお送りしています。" & vbCrLf & vbCrLf & _
               タスク名 & " の期限まであと " & 残日数 & "日 です。" & vbCrLf & vbCrLf & _
               "期限日：" & Format(期限日, "yyyy年m月d日") & vbCrLf & vbCrLf & _
               "至急ご確認のうえ、必要な対応をお願いいたします。"
               
    Case 0
        '当日：緊急
        件名 = "【緊急・本日期限】" & タスク名
        本文 = "※※※ 本日が期限日です ※※※" & vbCrLf & vbCrLf & _
               タスク名 & " の期限は本日です。" & vbCrLf & vbCrLf & _
               "期限日：" & Format(期限日, "yyyy年m月d日") & "（本日）" & vbCrLf & vbCrLf & _
               "直ちにご確認・ご対応をお願いいたします。"
               
    Case Is < 0
        '期限超過
        件名 = "【期限超過】" & タスク名 & "の期限が過ぎています"
        本文 = "※※※ 期限を超過しています ※※※" & vbCrLf & vbCrLf & _
               タスク名 & " の期限を " & Abs(残日数) & "日 超過しています。" & vbCrLf & vbCrLf & _
               "期限日：" & Format(期限日, "yyyy年m月d日") & vbCrLf & vbCrLf & _
               "早急にご確認・ご対応をお願いいたします。"
End Select

With outlookMail
    .To = メールアドレス
    .Subject = 件名
    .Body = 本文
    .Send
End With

期限超過の案件も通知対象にするには、通知条件の判定部分も修正が必要です

また、期限超過の案件も通知対象に含めるため、通知条件の判定部分も以下のように修正します。

'変更前
If 通知済 = "" And 残日数 <= 7 And 残日数 >= 0 Then

'変更後（期限超過3日までを含める場合）
If 通知済 = "" And 残日数 <= 7 And 残日数 >= -3 Then

この修正により、期限の7日前から期限超過3日後までの案件が通知対象となり、それぞれの緊急度に応じた文面でメールが送信されるようになります。

タスクスケジューラで毎朝自動実行

ここまでの設定では、マクロを実行するたびにエクセルを開いて「開発」タブから「マクロ」を実行する必要があります。

毎日この操作を行うのは手間がかかりますし、担当者が不在の日は通知が送信されないというリスクもあります。

Windowsに標準搭載されている「タスクスケジューラ」機能を活用すれば、毎朝決まった時刻に自動でマクロを実行する仕組みを構築できます。

タスクスケジューラでの自動実行には、VBScriptファイルの作成とタスクの登録が必要です

VBScriptファイルの作成

タスクスケジューラでエクセルマクロを自動実行するためには、まずマクロを自動実行するためのVBScriptファイルを作成します。

メモ帳を開いて以下のコードを入力し、拡張子を「.vbs」として保存してください。

ファイル名は「期限通知実行.vbs」などわかりやすい名前にしておきます。

Dim xlApp
Dim xlBook

Set xlApp = CreateObject("Excel.Application")
xlApp.Visible = False
xlApp.DisplayAlerts = False

Set xlBook = xlApp.Workbooks.Open("C:\Users\ユーザー名\Documents\期限管理_通知システム.xlsm")

xlApp.Run "期限通知メール送信"

xlBook.Close SaveChanges:=True
xlApp.Quit

Set xlBook = Nothing
Set xlApp = Nothing

「C:\Users\ユーザー名\Documents\期限管理_通知システム.xlsm」の部分は、実際に期限管理ファイルを保存しているパスに書き換えてください

日本語を含むパスでも動作しますが、パスにスペースが含まれる場合は注意が必要です。

タスクスケジューラでタスクを作成

VBScriptファイルを保存したら、次にタスクスケジューラでタスクを作成します。

Windowsのスタートメニューで「タスクスケジューラ」と検索して起動してください。

動作テストと注意点

タスクが正しく動作するかテストするには、作成したタスクを右クリックして「実行」を選択します。

エクセルが起動し、マクロが実行されてメールが送信されれば成功です。

この自動実行の仕組みを利用するには、指定した時刻にPCが起動している必要があります

PCがスリープ状態やシャットダウン状態の場合、タスクは実行されません。

会社のPCを常時起動しておくか、スリープから復帰してタスクを実行する設定を行うことで対応できます。

【番外編】エクセルのような入力画面のAIタスク管理ツール「スーツアップ」

VBAによる期限通知メールの自動化は、追加コストをかけずに実現できる点で非常に有用です。

しかし、運用を続けるうちにいくつかの課題に直面することがあります。

こうした課題を感じている場合は、専用のタスク管理ツールへの移行を検討するのも一つの選択肢です。

近年は、エクセルに近い操作感でありながら、通知機能やワークフロー機能が標準搭載されたツールが登場しています。

ツール導入の判断は、管理件数・チーム体制・VBA保守の可否などを総合的に検討しましょう

判断基準	ツール導入を検討すべきケース
管理する案件数	100件を超える場合
チーム体制	複数人でタスクを共有する必要がある場合
VBA保守	コードの修正・保守に不安がある場合
アクセス環境	モバイルからもアクセスしたい場合

まずはVBAで期限通知の仕組みを構築し、運用しながら自社の要件を明確にしたうえで、必要に応じてツール導入を検討するというアプローチが現実的です。

まとめ：エクセルで期限通知メールを今すぐ始める5ステップ

VBAとOutlookの連携で、追加コストなしで期限管理の自動化が実現できます

ここまで、エクセルで期限通知メールを自動送信するための方法を詳しく解説してきました。

VBAとOutlookを連携させることで、追加のコストをかけずに期限管理の自動化を実現できることがおわかりいただけたと思います。

最後に、本記事の内容を5つのステップに整理します。

この手順に従って作業を進めれば、今日中に期限通知メールの自動送信システムを完成させることができます。

以上の5ステップで、エクセルによる期限通知メールの自動送信システムが完成します。

習熟度	作業時間の目安
エクセル操作に慣れている方	30分〜1時間程度
VBAが初めての方	2時間程度

運用を開始した後は、必要に応じてカスタマイズを加えていくことをおすすめします。

本記事で紹介したカスタマイズを取り入れることで、より実務に適したシステムに発展させることができます。

エクセルとVBAによる期限通知メールの自動化は、コストをかけずに業務効率を向上させる強力な手段です。

契約更新日の見落とし、支払期限の超過、タスクの締切忘れなど、期限管理に関するトラブルを未然に防ぐことができます。

ぜひ本記事を参考に、今日から期限通知メールの自動化に取り組んでみてください。

• 在庫の発注タイミング通知
• 定期点検のリマインダー
• 資格更新日の事前通知

VBAによる自動化の基本を身につけることで、日々の業務効率化の幅が大きく広がるでしょう。