Google ToDoリストでタスク管理｜始め方から活用法・限界まで完全解説
「Google ToDoリストでタスク管理を始めたいけど、どこから手をつければいい？」
「使い始めたものの、もっと効率的な活用法があるはず」
「機能の限界を感じてきたけど、他のツールに乗り換えるべき？」
このような悩みをお持ちではありませんか。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介タスク管理ツールは「導入して終わり」ではなく、自分に合った運用ルールを知ることが成功のカギです！
タスク管理ツールは、導入しただけでは効果を発揮しません。
自分の働き方に合った設定や運用ルールを知らないまま使い続けると、タスクが消化しきれずに溜まっていく一方になります。
結局ツールを使わなくなってしまうケースも少なくありません。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介この記事を読めば、今日から5分でGoogle ToDoリストを使い始められますよ！
この記事を読めば、今日から5分でGoogle ToDoリストを使い始め、自分に最適なタスク管理の仕組みを構築できるようになります。
目次
- Google ToDoリストでタスク管理を始める前に知っておきたい基本
- 【デバイス別】Google ToDoリストでタスク管理を開始する方法
- 今日から使えるタスク管理の基本操作5ステップ
- Gmail・Googleカレンダー連携でタスク管理を効率化
- 仕事で使えるGoogle ToDoリストのタスク管理テンプレート3選
- 挫折しないタスク管理の運用ルール3つ
- Google ToDoリストでタスク管理する際の注意点と限界
- よくある質問（FAQ）
- まとめ：今日から5分で始めるGoogle ToDoリストでのタスク管理
Google ToDoリストでタスク管理を始める前に知っておきたい基本
Google ToDoリストは、Googleが提供する無料のタスク管理ツールです。
日常的にGmailやGoogleカレンダーを使用している方にとって、追加のアプリをインストールすることなく、すぐにタスク管理を始められる点が大きな魅力となっています。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「タスク管理ツールって種類が多すぎて、どれを選べばいいか分からない…」という方にこそ、Google ToDoリストはおすすめです！
タスク管理ツールには様々な選択肢がありますが、多くのユーザーが「機能が多すぎて使いこなせない」「設定が複雑で挫折した」という経験をお持ちではないでしょうか。
Google ToDoリストは、そうした悩みを解決するために設計されたシンプルなツールです。
必要最低限の機能に絞られているからこそ、タスク管理の初心者でも迷うことなく使い始めることができます。
本章では、Google ToDoリストの導入を検討している方に向けて、ツールの全体像と特徴、そして無料で利用できる範囲について詳しく解説します。
自分の用途に合っているかどうか、この章を読むことで判断できるようになるでしょう。
Google ToDoリストの3つの特徴
Google ToDoリストには、他のタスク管理ツールと比較して際立つ3つの特徴があります。
これらの特徴を理解することで、自分のワークスタイルに合ったツールかどうかを判断する材料になります。
特徴1：徹底したシンプルさ
Google ToDoリストの最大の特徴は、その徹底したシンプルさにあります。
タスク管理ツールの多くは、プロジェクト管理機能やガントチャート、カンバンボードなど多彩な機能を搭載していますが、Google ToDoリストはあえてそれらを排除しています。
用意されている機能は、タスクの追加、期限設定、リスト分け、サブタスク作成という基本的なものだけです。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介機能を「足す」のではなく「引く」という設計思想が、使いやすさの秘訣なんですね。
この「足し算」ではなく「引き算」の設計思想は、タスク管理に挫折した経験がある方にとって大きなメリットとなります。
覚えるべき操作が少なく、画面もすっきりしているため、「今日やるべきこと」に集中できる環境が整っています。
複雑なツールで挫折した経験がある方ほど、Google ToDoリストのシンプルさを心地よく感じられるでしょう。
特徴2：Googleサービスとのシームレスな連携
Google ToDoリストは、GmailやGoogleカレンダーと深く連携しています。
Gmailを開いていれば、右側のサイドパネルからワンクリックでToDoリストにアクセスできます。
メールで受け取った依頼や約束を、その場でタスクとして登録することが可能です。
Googleカレンダーとの連携も非常に便利です。
Google ToDoリストで期限を設定したタスクは、自動的にGoogleカレンダー上に表示されます。
予定とタスクを一つの画面で確認できるため、「この会議の前にこのタスクを終わらせなければ」といった時間管理がスムーズになります。
すでにGoogleのサービスを日常的に使っている方であれば、新たなツールを覚える負担なく、今の業務フローにタスク管理を組み込むことができます。
特徴3：完全無料で全機能が使える
Google ToDoリストは、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できます。
しかも、無料版と有料版という区分けがなく、すべての機能を無料で使用できる点が特筆すべきポイントです。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介有料版への誘導がないのは、地味に嬉しいポイントですよね！
多くのタスク管理ツールでは、無料版には機能制限があり、本格的に使いたい場合は月額料金が発生します。
しかしGoogle ToDoリストには有料版が存在せず、タスク数の上限やリスト数の制限といったものもありません。
コストをかけずにタスク管理を始めたい方にとって、これ以上ありがたい条件はないでしょう。
対応デバイス一覧（ブラウザ・デスクトップ・iPhone・Android）
Google ToDoリストは、様々なデバイスで利用できるマルチプラットフォーム対応のツールです。
自分が普段使っている環境で利用できるかどうか、事前に確認しておきましょう。
| デバイス | 利用方法 |
|---|---|
| ブラウザ版 | 専用URL または Gmailサイドパネル |
| デスクトップ版 | Chromeショートカット作成で対応 |
| iPhone（iOS） | App Storeから無料ダウンロード |
| Android | Google Playストアから無料ダウンロード |
ブラウザ版
Google ToDoリストは、PCのWebブラウザから利用できます。
Google Chrome、Microsoft Edge、Firefox、Safariなど主要なブラウザに対応しています。
専用のURLにアクセスする方法と、Gmailのサイドパネルから開く方法の2通りがあります。
Gmailを日常的に使用している方であれば、Gmailの画面右側に表示されるサイドパネルのアイコンをクリックするだけでアクセスできます。
メールを確認しながらタスクを管理できるため、業務効率が大幅に向上します。
デスクトップ版
Windows向けの専用デスクトップアプリケーションは提供されていませんが、Google Chromeの機能を使ってデスクトップアプリのように利用することが可能です。
Chromeでショートカットを作成し、独立したウィンドウとしてGoogle ToDoリストを開けるように設定できます。
この方法を使えば、ブラウザのタブを開かずに、デスクトップから直接アクセスできるようになります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介専用アプリがなくても、ちょっとした工夫でデスクトップアプリ風に使えるのは便利ですね！
また、Googleカレンダーのデスクトップ版を利用している場合は、カレンダー上からもタスクを確認・編集することができます。
iPhone（iOS）
App Storeから「Google ToDo リスト」アプリを無料でダウンロードできます。
iPhoneのホーム画面にアプリアイコンが追加され、タップするだけですぐにタスク一覧が表示されます。
外出先でもタスクの追加や確認ができるため、移動中に思いついたToDoをすぐに記録しておくことが可能です。
iOSの標準リマインダーアプリとは別のアプリですが、操作性はシンプルで直感的なため、すぐに慣れることができるでしょう。
Android
Google PlayストアからAndroid版のアプリをインストールできます。
Googleが開発したアプリであるため、Android端末との相性は抜群です。
ホーム画面にウィジェットを配置することもでき、アプリを開かなくても今日のタスクを一目で確認できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Androidユーザーなら、ウィジェット機能をぜひ活用してみてください！
Androidユーザーにとっては、Googleアシスタントとの連携も魅力です。
「OK Google、買い物リストに牛乳を追加して」と話しかけるだけで、音声でタスクを追加することもできます。
同期について
Google ToDoリストの大きな強みは、これらすべてのデバイス間でデータが自動的に同期されることです。
PCで追加したタスクはスマートフォンにも即座に反映され、スマートフォンで完了にしたタスクはPCの画面でも消えます。
同じGoogleアカウントでログインしていれば、特別な設定をしなくてもシームレスに連携するため、どのデバイスからでも常に最新のタスク一覧にアクセスできます。
📝 デバイス同期のポイント
同じGoogleアカウントでログインするだけで、PC・スマートフォン・タブレット間でタスクが自動同期されます。
特別な設定は一切不要なので、すぐにマルチデバイス環境でタスク管理を始められます。
【デバイス別】Google ToDoリストでタスク管理を開始する方法
Google ToDoリストの特徴と対応デバイスを理解したところで、実際に利用を開始する手順を確認していきましょう。
本章では、ブラウザ版、デスクトップ版、スマートフォンアプリ版それぞれの導入方法を、画面の操作手順に沿って詳しく解説します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介どのデバイスから始めても、同じGoogleアカウントでログインしていればデータは自動的に同期されますよ！
まずは自分が最もよく使う環境から設定を始めて、慣れてきたら他のデバイスにも展開していくとスムーズです。
ブラウザ版：Gmailサイドパネルから開く方法
PCでGmailを日常的に使用している方には、ブラウザ版のGoogle ToDoリストが最も手軽な選択肢です。
追加のインストールは一切不要で、今すぐタスク管理を始めることができます。
📝 Gmailサイドパネルからアクセスする方法
Gmailを開くと、画面の右側に縦に並んだアイコン群が表示されています。
これがサイドパネルで、Googleカレンダー、Google Keep、Google ToDoリストなどのアプリに素早くアクセスできる機能です。
Google ToDoリストのアイコンは、青い丸にチェックマークが入ったデザインです。
このアイコンをクリックすると、画面右側にToDoリストのパネルが展開されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介サイドパネルが開いた状態なら、メールを確認しながら同時にタスクを管理できます。誰かからメールで依頼された仕事を、その場でタスクとして登録できるのは便利ですね！
📝 専用URLから直接アクセスする方法
Gmailを経由せず、Google ToDoリストに直接アクセスしたい場合は、専用のURLを使用します。
ブラウザのアドレスバーに「https://mail.google.com/tasks/canvas」と入力してEnterキーを押すと、Google ToDoリストの全画面表示が開きます。
この画面をブックマークに追加しておけば、次回からはワンクリックでアクセスできるようになります。
Gmailとは別のタブで開くことができるため、タスク管理に集中したい場合に便利です。
📝 Googleカレンダーからアクセスする方法
Googleカレンダーを頻繁に使う方であれば、カレンダー画面からもGoogle ToDoリストにアクセスできます。
Googleカレンダーを開き、左側のサイドバーにある「ToDoリスト」のセクションにチェックを入れると、カレンダー上にタスクが表示されるようになります。
カレンダー上の任意の日付をクリックし、「タスク」を選択することで、新しいタスクを作成することも可能です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介予定とタスクを一元管理したい方には、Googleカレンダーからのアクセス方法が最適でしょう！
デスクトップ版：PCアプリ・ショートカットの作成方法
Google ToDoリストには公式のWindowsデスクトップアプリケーションは存在しません。
しかし、Google Chromeの「ショートカット作成」機能を使うことで、デスクトップアプリのような使い勝手を実現できます。
📝 Google Chromeでショートカットを作成する手順
まず、Google ChromeでGoogle ToDoリストを開きます。
先ほど紹介した専用URL「https://mail.google.com/tasks/canvas」にアクセスしてください。
画面が表示されたら、Chromeの右上にある三点メニュー（縦に3つの点が並んだアイコン）をクリックします。
表示されたメニューから「キャスト、保存、共有」にカーソルを合わせ、「ショートカットを作成」を選択します。
ショートカット作成のダイアログが表示されたら、「ウィンドウとして開く」にチェックを入れてから「作成」ボタンをクリックします。
これにより、Google ToDoリストがブラウザのタブではなく、独立したウィンドウとして開くようになります。
作成されたショートカットは、Windowsのデスクトップとスタートメニューに追加されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介複数のタブを開いて作業している最中でも、Google ToDoリストだけを別ウィンドウで表示しておけるのは嬉しいポイントですね！
📝 Microsoft Edgeでの設定方法
Google Chromeを使用していない方は、Microsoft Edgeでも同様の設定ができます。
EdgeでGoogle ToDoリストのURLにアクセスし、右上の三点メニューから「アプリ」を選択、「このサイトをアプリとしてインストール」をクリックします。
手順はChromeとほぼ同じで、デスクトップとスタートメニューにショートカットが作成されます。
iPhone・スマホアプリ版：インストールと初期設定
外出先でもタスク管理を継続するためには、スマートフォンアプリの導入が欠かせません。
Google ToDoリストはiPhone（iOS）とAndroidの両方に対応しており、無料でダウンロードできます。
📝 iPhoneへのインストール手順
App Storeを開き、検索欄に「Google ToDo」と入力して検索します。
検索結果に表示される「Google ToDo リスト」というアプリを選択してください。
開発元が「Google LLC」であることを確認し、「入手」ボタンをタップしてインストールを開始します。
インストールが完了したら、ホーム画面に追加されたアプリアイコンをタップして起動します。
初回起動時にはGoogleアカウントへのログインが求められますので、PCで使用しているものと同じアカウントでサインインしてください。
📝 Androidへのインストール手順
Google Playストアを開き、「Google ToDo」で検索します。
「Google ToDo リスト」アプリをタップし、「インストール」ボタンを押すとダウンロードが始まります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Androidの場合、Googleアカウントにすでにログインした状態で端末を使用していることが多いため、アプリを起動するだけで自動的にアカウントが連携される場合がありますよ！
📝 初期設定で確認すべきポイント
アプリをインストールしたら、いくつかの初期設定を確認しておきましょう。
まず、通知の許可を求められた場合は「許可」を選択してください。
通知を許可することで、タスクの期限が近づいたときにリマインダーを受け取ることができます。
次に、アプリの設定画面を開いて通知の詳細を確認します。
| OS | 通知設定の確認方法 |
|---|---|
| iPhone | 「設定」アプリ→「Google ToDo リスト」→通知がオンになっていることを確認 |
| Android | アプリ内の設定メニューから通知設定にアクセス |
📝 ホーム画面ウィジェットの設定（Android）
Androidユーザーは、ホーム画面にウィジェットを配置することで、アプリを開かずにタスクを確認できるようになります。
ホーム画面の空いている場所を長押しし、「ウィジェット」を選択します。
ウィジェット一覧から「Google ToDo リスト」を探し、好みのサイズのウィジェットをホーム画面にドラッグします。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ウィジェットを配置すると、今日のタスクや特定のリストの内容が常に表示されるため、スマートフォンを見るたびに「やるべきこと」を意識できるようになりますね！
複数デバイスでの同期設定と確認方法
Google ToDoリストの大きな利点の一つは、複数のデバイス間でタスクが自動的に同期されることです。
PCで追加したタスクはスマートフォンにも反映され、スマートフォンで完了にしたタスクはPCでも完了状態になります。
📝 同期のための必須条件
同期が正常に機能するために、以下の条件を確認してください。
・すべてのデバイスで同じGoogleアカウントにログイン
・各デバイスがインターネットに接続されている
仕事用と個人用で異なるGoogleアカウントを使い分けている場合は、タスク管理に使用するアカウントを統一してください。
Google ToDoリストはクラウドベースのサービスであるため、オフライン状態ではデータの同期が行われません。
Wi-Fiまたはモバイルデータ通信が有効になっていることを確認しましょう。
📝 同期状況を確認する方法
同期が正しく機能しているかを確認するには、簡単なテストを行うのが効果的です。
PCのGoogle ToDoリストでテスト用のタスクを1つ作成します。
スマートフォンのアプリを開いて同じタスクが表示されるか確認してください。
スマートフォンでタスクを完了状態にして、PCで反映されるかも確認しておきましょう。
通常、数秒から数十秒程度で同期が完了します。
📝 同期されない場合の対処法
タスクが同期されない場合は、いくつかの原因が考えられます。
| 対処法 | 詳細 |
|---|---|
| アプリの再起動 | アプリを一度閉じて再起動してみてください。スマートフォンの場合は、アプリを完全に終了させてから再度開くことで、同期が開始されることがあります。 |
| 再ログイン | Googleアカウントからログアウトして再度ログインしてみてください。 |
| アプリの更新 | アプリが最新バージョンであることを確認しましょう。古いバージョンのアプリでは、同期に問題が発生することがあります。 |
| キャッシュクリア | ブラウザ版を使用している場合は、ブラウザのキャッシュをクリアすることで問題が解決することもあります。 |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介これらの対処法を試しても改善しない場合は、インターネット接続自体に問題がないか、ネットワーク環境を確認してみてくださいね！
📝 同期のタイミングについて
Google ToDoリストの同期は基本的にリアルタイムで行われます。
ただし、ネットワーク環境によっては若干のタイムラグが発生することがあります。
特に、移動中などでネットワークが不安定な状況では、同期が遅れる場合があります。
今日から使えるタスク管理の基本操作5ステップ
Google ToDoリストの導入が完了したら、いよいよ実際にタスク管理を始めていきましょう。
本章では、初めてGoogle ToDoリストを使う方でも迷わないよう、基本操作を5つのステップに分けて解説します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介タスク管理ツールは「まず使ってみる」ことが大切です。操作はシンプルなので、実際に手を動かしながら読み進めてみてくださいね。
タスク管理ツールを使いこなすためには、まず基本操作を確実に身につけることが大切です。
一つひとつの操作はとてもシンプルですが、これらを組み合わせることで効率的なタスク管理が実現できます。
実際に手を動かしながら、操作感をつかんでいきましょう。
ステップ1：最初のタスクを追加する
タスク管理の第一歩は、「やるべきこと」をツールに登録することです。
頭の中にあるタスクを外部に書き出すことで、記憶に頼らない確実なタスク管理が可能になります。
📝 ブラウザ版でのタスク追加方法
Gmailのサイドパネル、または専用URLからGoogle ToDoリストを開きます。
画面上部または中央付近に「タスクを追加」という入力欄が表示されていますので、ここにタスクの内容を入力します。
例えば、「企画書の下書きを作成する」と入力してEnterキーを押すと、タスクがリストに追加されます。
追加されたタスクは画面に一覧表示され、左側にチェックボックスが付いた状態で表示されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介タスク名は「企画書」だけでなく「企画書の下書きを作成する」のように、具体的なアクションを書くのがポイントです！
タスクを追加する際のポイントは、具体的なアクションを記述することです。
「企画書」とだけ書くのではなく、「企画書の下書きを作成する」「企画書を上司に提出する」のように、何をすべきかが明確にわかる形で記述しましょう。
この習慣をつけることで、後からタスクを見返したときに迷うことがなくなります。
📱 スマートフォンアプリでのタスク追加方法
スマートフォンアプリの場合は、画面下部にある「新しいタスクを追加」をタップします。
テキスト入力画面が開きますので、タスクの内容を入力して「保存」をタップします。
移動中や会議中に思いついたタスクをすぐに記録できる点が、スマートフォンアプリの大きなメリットです。
- ブラウザ版ではキーボード操作だけでタスク追加可能
- Google ToDoリストの画面がアクティブな状態で任意のキーを押すと入力モードに切り替わる
ブラウザ版を使用している場合、キーボードショートカットを活用することで、より素早くタスクを追加できます。
マウスを使わずにタスクを追加できるため、キーボード操作に慣れている方には便利な機能です。
ステップ2：期限と時間を設定する
タスクを追加しただけでは、「いつまでにやるべきか」という情報が欠けています。
期限を設定することで、タスクの優先順位が明確になり、締め切りを忘れることも防げます。
📅 期限の設定方法
追加したタスクをクリックすると、タスクの詳細画面が開きます。
この画面に「日時を追加」という項目がありますので、ここをクリックして期限を設定します。
カレンダーが表示されますので、期限となる日付を選択します。
日付を選択すると、その日がタスクの期限として設定されます。
期限が設定されたタスクには、一覧画面で日付が表示されるようになります。
⏰ 時間の設定方法
日付だけでなく、具体的な時間も設定することができます。
期限の日付を選択した後、「時間を追加」をクリックすると、時刻を指定できます。
例えば、「14:00」と設定すれば、その時間にリマインダー通知を受け取ることができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介会議資料の提出など明確な締め切り時間があるタスクには時間を設定し、一日の中でいつでも良いタスクには日付のみ設定する使い分けがおすすめです。
時間を設定するかどうかは、タスクの性質によって判断しましょう。
明確な締め切り時間があるタスク（会議資料の提出など）には時間を設定し、一日の中でいつでも良いタスクには日付のみを設定するという使い分けが効果的です。
- 毎日・毎週・毎月などの繰り返しパターンを指定可能
- 定例報告などのルーティンタスクを自動生成できる
定期的に発生するタスクには、繰り返し設定を活用しましょう。
期限を設定する画面で「繰り返し」を選択すると、毎日、毎週、毎月などの繰り返しパターンを指定できます。
例えば、毎週月曜日に行う定例報告のタスクを設定する場合、一度タスクを作成して「毎週月曜日」の繰り返しを設定しておけば、毎週自動的にタスクが生成されます。
毎回手動でタスクを追加する手間が省け、定型業務の抜け漏れを防ぐことができます。
| 期限設定が必要なタスク | 期限設定が不要なタスク |
|---|---|
| 外部との約束があるタスク（提出物、返信など） | アイデアのメモ |
| 他のタスクの前提となるタスク | 「いつかやりたいこと」 |
| 先延ばしにしがちなタスク | 緊急性のないタスク |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介すべてに期限を設定すると、かえって期限の意味が薄れてしまうこともあります。メリハリをつけて設定しましょう。
ステップ3：サブタスクで細分化する
大きなタスクは、そのまま放置すると「どこから手をつければいいかわからない」という状態に陥りがちです。
Google ToDoリストのサブタスク機能を使えば、大きなタスクを実行可能な小さなステップに分解できます。
📝 サブタスクの作成方法
サブタスクを追加したいタスクをクリックして、詳細画面を開きます。
詳細画面の中に「サブタスクを追加」という項目がありますので、ここをクリックしてサブタスクの内容を入力します。
例えば、「企画書を完成させる」という親タスクに対して、以下のようなサブタスクを追加できます。
- 競合調査を行う
- アウトラインを作成する
- 本文を執筆する
- 図表を作成する
- 上司にレビューを依頼する
このように作業を細かく分解していくことで、次に何をすべきかが明確になります。
- タスクの全体像が把握しやすくなる
- 進捗状況が可視化される
- 作業の着手がしやすくなる
サブタスクを活用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、タスクの全体像が把握しやすくなります。
大きなタスクが何個のステップで構成されているかが一目でわかるため、作業量の見積もりが正確になります。
次に、進捗状況が可視化されます。
サブタスクを一つずつ完了にしていくことで、タスク全体のどの程度が終わっているかを把握できます。
「まだ半分も終わっていない」「あと少しで完了」といった状況が明確になり、モチベーションの維持にも役立ちます。
さらに、作業の着手がしやすくなります。
「企画書を完成させる」という大きなタスクを見ると気が重くなることがありますが、「競合調査を行う」という具体的なサブタスクであれば、すぐに作業に取りかかることができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介大きなタスクを前にして手が止まってしまう方は、まずサブタスクに分解することから始めてみてください！
より複雑なタスク構造が必要な場合は、サブタスク自体を独立したタスクとして作成し、タスク名の先頭に親タスクの名前を付けるなどの工夫で対応できます。
ただし、そこまで複雑な管理が必要な場合は、Google ToDoリストの限界に近づいている可能性があります。
- 1つのサブタスクが30分〜2時間程度で完了できる粒度が目安
- 作業の順序を意識して上から順番に実行できるように並べる
効果的なサブタスクを作成するコツは、「1つのサブタスクが30分〜2時間程度で完了できる粒度」を目安にすることです。
これより大きいと着手しにくく、これより小さいとタスクの数が増えすぎて管理が煩雑になります。
また、サブタスクは作業の順序を意識して追加すると良いでしょう。
上から順番に実行していけばタスクが完了するように並べておくと、「次に何をすればいいか」を考える必要がなくなります。
ステップ4：リストを分けて整理する
タスクの数が増えてくると、すべてのタスクが一つのリストに混在している状態では管理が難しくなります。
Google ToDoリストでは、複数のリストを作成してタスクを分類することができます。
💻 ブラウザ版での新しいリスト作成方法
画面左上のリスト名（初期状態では「マイタスク」）をクリックすると、リストの一覧が表示されます。
一覧の下部にある「新しいリストを作成」をクリックし、リスト名を入力して作成します。
📱 スマートフォンアプリでの新しいリスト作成方法
画面左下のメニューアイコンをタップし、「新しいリストを作成」を選択します。
作成したリストは、メニューから切り替えて表示できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介リストの分け方に正解はありません。自分の働き方やタスクの種類に合わせて、最適な方法を見つけていきましょう。
リストの分け方には正解がなく、自分の働き方や管理したいタスクの種類によって最適な方法が異なります。
一般的によく使われるリスト分けのパターンをいくつか紹介します。
| リスト分けパターン | おすすめの人 | 具体例 |
|---|---|---|
| 仕事とプライベートで分ける | シンプルに管理したい方 | 「仕事」「プライベート」 |
| プロジェクト別に分ける | 複数案件を並行して進める方 | 「A社案件」「B社案件」「社内プロジェクト」 |
| 時間軸で分ける | 優先度を重視したい方 | 「今日やること」「今週やること」「いつかやること」 |
「仕事」と「プライベート」で分ける方法は、最もシンプルで多くの人に適しています。
仕事中は仕事のリストだけを見て、プライベートの時間はプライベートのリストを確認するという使い分けができます。
プロジェクト別に分ける方法は、複数の案件を並行して進めている方に適しています。
「A社案件」「B社案件」「社内プロジェクト」のようにリストを作成することで、特定のプロジェクトに関するタスクだけを表示できます。
時間軸で分ける方法もあります。
「今日やること」「今週やること」「いつかやること」のようにリストを作成し、タスクの緊急度に応じて振り分けます。
作成したタスクを別のリストに移動することも可能です。
タスクの詳細画面を開き、リスト名が表示されている箇所をクリックすると、移動先のリストを選択できます。
例えば、「いつかやること」リストにあったタスクの優先度が上がった場合、「今週やること」リストに移動させるといった運用ができます。
状況の変化に応じて柔軟にタスクを移動させることで、常に最適な状態を維持できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介リストが増えすぎてきたら、似た性質のリストを統合するか、完了したプロジェクトのリストを削除することを検討しましょう。
ステップ5：タスクを完了・削除する
タスクを完了したら、その事実をツールに反映させることが重要です。
完了操作を行うことで、リストがすっきりと整理され、残りのタスクに集中できるようになります。
✅ タスクの完了方法
タスクを完了するには、タスク名の左側にあるチェックボックス（丸いアイコン）をクリックします。
チェックを入れると、タスクに取り消し線が引かれ、しばらくすると一覧から非表示になります。
完了したタスクは削除されるわけではなく、「完了済み」として保存されています。
画面下部の「完了」セクションを展開すると、過去に完了したタスクを確認することができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介完了したタスクを振り返ることで、「これだけやった」という達成感を得られるのもメリットですね。
- 完了直後なら画面下部の「元に戻す」をクリック
- 時間が経った場合は「完了」セクションからチェックを解除
誤ってタスクを完了にしてしまった場合は、すぐに復元できます。
タスクを完了にした直後であれば、画面下部に「元に戻す」というオプションが表示されますので、これをクリックすると完了状態が解除されます。
時間が経ってから復元したい場合は、「完了」セクションを展開し、復元したいタスクのチェックボックスをクリックして完了状態を解除します。
タスクは元のリストに戻り、再び未完了の状態になります。
🗑️ タスクの削除方法
不要になったタスクは、完了ではなく削除することもできます。
タスクの詳細画面を開き、ゴミ箱アイコンをクリックすると、タスクが削除されます。
| 操作 | 使い分け | 復元 |
|---|---|---|
| 完了 | 実際に作業を行って終わらせたタスク | 可能 |
| 削除 | やる必要がなくなったタスク・誤って作成したタスク | 不可 |
完了と削除の使い分けとしては、実際に作業を行って終わらせたタスクは「完了」、やる必要がなくなったタスクや誤って作成したタスクは「削除」とするのが一般的です。
- 週に一度、すべてのタスクを見直す時間を設ける
- 古いタスクの削除や期限の更新でリストを健全に保つ
タスク管理を継続していると、完了していないのに放置されているタスクや、もはや実行する必要がなくなったタスクが溜まってくることがあります。
これらを定期的に整理することで、リストを健全な状態に保つことができます。
週に一度、すべてのタスクを見直す時間を設けることをおすすめします。
古いタスクを削除したり、期限を更新したりすることで、「やるべきこと」が常に正確に反映されたリストを維持できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介週末や週明けに5〜10分程度のレビュー時間を確保するだけで、タスク管理の質がぐっと上がりますよ。
Gmail・Googleカレンダー連携でタスク管理を効率化
Google ToDoリストの真価は、GmailやGoogleカレンダーとの連携機能にあります。
単体で使用するだけでも十分に便利ですが、普段使っているGoogleサービスと組み合わせることで、タスク管理の手間を大幅に削減できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Gmailを日常的に使っている方なら、この連携機能を活用しない手はありません！
本章では、Gmailからのタスク作成、Googleカレンダーとの連携、そしてリマインダー通知の設定方法について、具体的な手順とともに解説します。
これらの連携機能を活用することで、メールの対応漏れを防ぎ、タスクを計画的に実行できる環境が整います。
Gmailのメールをワンクリックでタスク化する方法
ビジネスにおいて、メールは様々な依頼や指示の入り口となっています。
上司からの指示、クライアントからの依頼、同僚からの確認依頼など、メールをきっかけに発生するタスクは数多くあります。
これらを漏れなくタスク化するために、GmailとGoogle ToDoリストの連携機能を活用しましょう。
📝 メールからタスクを作成する基本手順
Gmailでメールを開いた状態で、画面上部のツールバーを確認してください。
「ToDoリストに追加」というアイコン（チェックマークのついた丸いアイコン）があります。
このアイコンをクリックするだけで、そのメールがタスクとしてGoogle ToDoリストに追加されます。
作成されたタスクには、メールの件名がそのままタスク名として設定されます。
また、タスクの詳細画面を開くと、元のメールへのリンクが含まれているため、後からワンクリックで該当のメールを開くことができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「このタスクは何のメールから発生したものだったか」を簡単に確認できるのは便利ですね！
📝 右クリックメニューからの追加方法
メールを開かずにタスク化することも可能です。
Gmailの受信トレイで、タスク化したいメールを右クリックすると、コンテキストメニューが表示されます。
このメニューの中に「ToDoリストに追加」という項目がありますので、これを選択するとタスクが作成されます。
複数のメールを連続してタスク化したい場合は、この右クリックメニューを使う方法が効率的です。
メールを一つずつ開く必要がなく、受信トレイを眺めながら必要なメールを次々とタスク化できます。
📝 タスク化したメールの管理
メールをタスク化した後も、元のメールは受信トレイに残ります。
メールが削除されたり移動されたりするわけではありませんので、通常のメール管理と併用できます。
タスクを完了した後は、関連するメールをアーカイブまたは削除することで、受信トレイを整理できます。
タスクとメールを紐づけて管理することで、「このメールには対応済み」という状態が明確になり、同じメールを何度も確認する無駄がなくなります。
- 何らかのアクション（返信、資料作成、確認など）が必要なメール
- すぐに対応できない（5分以上かかる）メール
Googleカレンダーでタスクを時間ブロック化する
タスクに期限を設定しただけでは、「その日のいつやるか」が決まっていません。
Googleカレンダーと連携することで、タスクを具体的な時間帯に割り当て、計画的に実行できるようになります。
📝 Googleカレンダーでタスクを表示する設定
Googleカレンダーを開き、画面左側のサイドバーを確認してください。
「マイカレンダー」のセクションの下に「ToDoリスト」という項目があります。
ここにチェックが入っていれば、Google ToDoリストのタスクがカレンダー上に表示されます。
チェックが入っていない場合は、クリックしてチェックを入れてください。
タスクは、設定した期限の日付に表示されます。
時間を指定していないタスクは終日の予定として、時間を指定したタスクはその時間帯に表示されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介予定とタスクが同じカレンダー上で確認できるので、「この会議の前にこのタスクを終わらせる」といった時間管理がしやすくなりますよ！
📝 タイムブロッキングの実践方法
タイムブロッキングとは、タスクを実行する時間をあらかじめカレンダー上で確保しておく手法です。
「この時間帯はこのタスクに集中する」と決めておくことで、他の予定や割り込みに時間を奪われることを防ぎます。
Google ToDoリストのタスクにはシンプルな期限設定しかできませんが、Googleカレンダーと組み合わせることでタイムブロッキングを実践できます。
方法は2つあります。
| 方法 | 特徴 |
|---|---|
| タスクに時間を設定 | タスクの期限設定で日付と時間を指定すると、カレンダー上のその時間帯にタスクが表示される（所要時間の指定不可） |
| カレンダーで予定として登録 | カレンダー上で時間帯をドラッグして選択し、「タスク」を選んで新規作成。開始時間と終了時間を指定でき、タスクに必要な時間をブロックとして確保可能 |
📝 カレンダーからタスクを管理する
Googleカレンダー上に表示されているタスクは、カレンダー上で直接操作することも可能です。
タスクをクリックすると詳細が表示され、完了にしたり、期限を変更したりできます。
また、タスクをドラッグして別の日付に移動することもできます。
当初の予定通りにタスクを実行できなかった場合、カレンダー上でドラッグするだけで期限を変更できるため、柔軟なスケジュール調整が可能です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介この視覚的な区別により、「この時間帯は会議（予定）」「この時間帯はタスクに取り組む」といった識別が容易になります！
一日の予定を確認する際に、やるべきこと（タスク）と決まっている予定（イベント）を同時に把握できる点が、Googleカレンダー連携の大きなメリットです。
リマインダー通知の設定手順（PC・スマホ別）
期限を設定したタスクも、通知がなければ忘れてしまうことがあります。
Google ToDoリストのリマインダー機能を有効にして、締め切り前に確実に通知を受け取れるようにしましょう。
iPhoneの「設定」アプリを開き、「通知」を選択します。
アプリ一覧から「Google ToDo リスト」を探してタップし、「通知を許可」がオンになっていることを確認してください。
「ロック画面」「通知センター」「バナー」のすべてをオンにしておくと確実です。
「サウンド」と「バッジ」もオンにすれば、通知音が鳴り、アプリアイコンに未処理タスク数が表示されます。
「設定」アプリから「アプリ」または「アプリと通知」を開きます。
アプリ一覧から「Google ToDo リスト」を選択し、「通知」をタップします。
通知がオンになっていることを確認し、必要に応じて通知の優先度やサウンドを設定してください。
タスクの期限通知は「高」または「緊急」の優先度に設定しておくと、他の通知に埋もれることなく確実に気づけます。
Google Chromeの場合、画面右上の三点メニューから「設定」を開きます。
「プライバシーとセキュリティ」→「サイトの設定」→「通知」と進みます。
Googleのサービス（mail.google.comなど）からの通知が「許可」になっていることを確認してください。
📝 Googleカレンダー経由での通知
Google ToDoリストのタスクは、Googleカレンダー経由でも通知を受け取ることができます。
Googleカレンダーの設定で、タスクの通知を有効にしておくと、期限が設定されたタスクについてカレンダーから通知が届きます。
カレンダーの「設定」→「予定の設定」→「通知」から、デフォルトの通知タイミング（例：10分前、1日前など）を設定しておくと、すべてのタスクに対して自動的にその設定が適用されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介日付のみを設定した場合、通知のタイミングが不明確になり、通知が届かないことがあります。確実に通知を受け取りたいタスクには、具体的な時間を設定しておきましょう！
仕事で使えるGoogle ToDoリストのタスク管理テンプレート3選
基本操作とGoogleサービス連携を理解したところで、次は実践的なリスト構成について解説します。
Google ToDoリストを自己流で使い始めると、「タスクが溜まる一方で消化できない」「どのリストに何があるかわからなくなった」といった問題に直面することがあります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介せっかくツールを導入しても、運用方法が定まらないと逆にストレスになりますよね。
本章では、多くのビジネスパーソンが実際に活用している3つのテンプレートを紹介します。
自分の働き方に合ったテンプレートを選び、すぐに実践できるリスト構成を手に入れましょう。
テンプレートをそのまま使うことも、自分なりにアレンジすることも可能です。
テンプレート1：シンプル個人タスク管理（今日/今週/いつか）
最初に紹介するのは、時間軸でタスクを分類する最もシンプルなテンプレートです。
タスク管理に慣れていない方や、複雑な分類が苦手な方に特におすすめの構成です。
テンプレートの構成
このテンプレートでは、3つのリストを作成します。
「今日やること」「今週やること」「いつかやること」の3つです。
タスクを登録する際は、緊急度と重要度に応じてどのリストに入れるかを判断します。
| リスト名 | 登録するタスク | 目安数 |
|---|---|---|
| 今日やること | 今日中に必ず完了させるタスク | 5個以内 |
| 今週やること | 週内に着手したいタスク | 10〜15個 |
| いつかやること | 期限が明確でないタスク・アイデア | 上限なし |
「今日やること」リストには、今日中に必ず完了させなければならないタスクを入れます。
このリストに入れるタスクは厳選し、現実的に今日中に終わらせられる量に制限することがポイントです。
「今週やること」リストには、今週中に取り組むべきタスクを入れます。
今日すぐにやる必要はないものの、週内には着手したいタスクがここに入ります。
週の初めにこのリストを確認し、各日の「今日やること」リストに振り分けていく運用をします。
「いつかやること」リストには、期限が明確でないタスクや、アイデア段階のタスクを入れます。
「時間があればやりたい」「いずれ検討したい」といった性質のタスクです。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介このリストがあることで、思いついたことを忘れずに記録しておくことができますよ。
運用の流れ
昨日から持ち越したタスクがあれば、今日も引き続き取り組むか、「今週やること」に移動するかを判断します。次に、「今週やること」リストから今日取り組むべきタスクを選び、「今日やること」に移動させます。
完了したタスクにチェックを入れていきます。新しいタスクが発生した場合は、緊急度に応じて適切なリストに追加します。
状況が変わって優先度が上がったタスクは「今週やること」に移動させ、もう必要なくなったタスクは削除します。
この定期的な見直しにより、「いつかやること」リストが際限なく膨らむことを防げます。
このテンプレートが向いている人
・タスク管理を始めたばかりで、シンプルな仕組みから始めたい方
・プロジェクト単位ではなく日々の業務を管理したい方
リストが3つだけなので、どこに何を入れるか迷うことが少なく、運用を継続しやすいという特徴があります。
複数のプロジェクトを厳密に分けて管理する必要がない場合、時間軸での分類の方がシンプルで実用的です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介一方で、多数のプロジェクトを並行して進めている方や、チームでタスクを共有する必要がある方には、次に紹介するテンプレートの方が適している場合があります。
テンプレート2：プロジェクト別タスク管理
複数の案件やプロジェクトを同時に進めている方には、プロジェクト別にリストを分けるテンプレートがおすすめです。
特定のプロジェクトに関するタスクだけを表示できるため、集中して作業に取り組むことができます。
テンプレートの構成
このテンプレートでは、進行中のプロジェクトごとにリストを作成します。
例えば、「A社Webサイト制作」「B社提案準備」「社内システム改修」「定常業務」といった形です。
これ以上増えると、どのリストに何があるかを把握しにくくなります。
小規模なタスクは「その他」や「定常業務」といった汎用リストにまとめることで、リスト数の増加を抑えられます。
各リストの中では、サブタスク機能を活用してタスクを階層化します。
「A社Webサイト制作」リストの中に「デザイン確認」「コンテンツ作成」「テスト実施」といった親タスクを作成し、それぞれにサブタスクを追加していく形です。
運用の流れ
そのプロジェクトのリストを開き、今日進めるべきタスクを確認します。期限が設定されているタスクを優先的に処理します。
A社の作業が一段落したらB社のリストを開き、そちらのタスクに取り組みます。「今はこのプロジェクトに集中する」という意識を明確にできます。
そのリストは削除するか、アーカイブ用の名前（例：「【完了】A社Webサイト制作」）に変更します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介完了したプロジェクトのリストを残しておくと、後から振り返る際に役立つことがありますよ。
期限管理との組み合わせ
プロジェクト別にリストを分けると、「全プロジェクトを通じて今日期限のタスクは何か」を一覧で確認しにくくなるという課題があります。
この課題を解決するために、Googleカレンダーとの連携を活用しましょう。
各タスクに期限を設定しておけば、Googleカレンダー上で全プロジェクトのタスクを横断的に確認できます。
カレンダーを見れば「今日はA社の確認とB社の資料作成がある」といった情報が一目でわかります。
このテンプレートが向いている人
- 複数のクライアントや案件を並行して担当している方
- プロジェクトごとに異なる関係者とやり取りがある方
各プロジェクトの進捗を個別に管理でき、特定のプロジェクトに関する打ち合わせの前にそのリストだけを確認するといった使い方ができます。
リストを切り替えることで、頭の中も切り替わり、混乱を防ぐことができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介一方で、プロジェクトの境界が曖昧な業務が多い方や、日々のルーティン業務が中心の方には、最初に紹介したシンプルなテンプレートの方が使いやすい場合があります。
テンプレート3：繰り返しタスク・ルーティン管理
定期的に発生するタスクが多い方には、繰り返し設定を活用したテンプレートが効果的です。
毎日、毎週、毎月行うルーティン業務を自動化することで、タスク登録の手間を省き、抜け漏れを防ぐことができます。
テンプレートの構成
このテンプレートでは、「デイリールーティン」「ウィークリールーティン」「マンスリールーティン」「スポットタスク」の4つのリストを作成します。
| リスト名 | 登録するタスク例 | 繰り返し設定 |
|---|---|---|
| デイリールーティン | メールチェック、日報作成、翌日のタスク確認 | 毎日 |
| ウィークリールーティン | 週次報告書の作成、チームミーティングの準備、経費精算 | 毎週○曜日 |
| マンスリールーティン | 月次報告書の作成、請求書の発行、備品の在庫確認 | 毎月○日 |
| スポットタスク | 繰り返しではない一回限りのタスク | なし |
「デイリールーティン」リストのタスクには「毎日」の繰り返し設定を行います。
タスクを完了にすると、翌日の同じ時間に新しいタスクが自動的に生成されます。
「ウィークリールーティン」リストには、「毎週月曜日」「毎週金曜日」といった形で、曜日を指定した繰り返し設定を行います。
「マンスリールーティン」リストには、「毎月1日」「毎月最終営業日」といった設定が可能です。
「スポットタスク」リストには、繰り返しではない一回限りのタスクを登録します。
ルーティン以外の通常のタスクはすべてここに入れます。
繰り返しタスクの設定方法
繰り返し設定を行いたいタスクをタップまたはクリックして、詳細画面を表示します。
「毎日」「毎週」「毎月」「毎年」から選択でき、さらに詳細な条件（毎週何曜日、毎月何日など）を指定できます。
繰り返しタスクを完了にすると、設定した頻度に基づいて次回のタスクが自動的に作成されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介例えば、「毎週月曜日」に設定したタスクを完了にすると、次の月曜日を期限とする同じタスクが生成されますよ。
運用の流れ
朝の仕事開始時に、まず「デイリールーティン」リストを確認し、今日行うべきルーティンタスクを把握します。
これらのタスクは毎日同じものが表示されるため、チェックリストのように使用できます。
曜日に応じて、「ウィークリールーティン」リストも確認します。
月曜日であれば週初めのルーティン、金曜日であれば週末のルーティンといった形で、該当するタスクに取り組みます。
月初や月末には、「マンスリールーティン」リストを確認します。
月次で行う業務を漏れなく実行することで、締め切りに追われることなく計画的に業務を進められます。
「スポットタスク」リストは、ルーティン以外の業務に使用します。
突発的に発生した依頼や、期間限定のプロジェクトタスクなどをここで管理します。
このテンプレートが向いている人
- 定型業務が多く、毎日・毎週・毎月決まった作業がある方
- ルーティン業務の抜け漏れが発生しやすい方
- 新しい習慣を身につけたい方
繰り返し設定を活用することで、タスクを毎回手動で登録する手間を省けます。
繰り返しタスクは自動的に生成されるため、「今週は忙しくて週次報告を忘れていた」といった事態を防げます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介毎日行いたいこと（運動、読書、語学学習など）を繰り返しタスクとして設定することで、習慣化をサポートできますよ。
挫折しないタスク管理の運用ルール3つ
タスク管理ツールを導入しても、長続きしなければ意味がありません。
多くの人がタスク管理に挫折する原因は、ツールの問題ではなく運用方法にあります。
タスクを詰め込みすぎて消化できない、古いタスクが溜まり続けてリストが機能しなくなる、モチベーションが続かないといった問題は、適切な運用ルールを設けることで防ぐことができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「ツールを入れたのに続かなかった」という経験、ありませんか？実は運用ルールを決めるだけで劇的に変わります。
本章では、Google ToDoリストを使ったタスク管理を継続するための3つのルールを紹介します。
これらのルールはシンプルですが、実践することでタスク管理の習慣が定着し、「タスクが溜まっていく一方」という状態から脱却できます。
ルール1：1日のタスクは5個以内に絞る
タスク管理に挫折する最も大きな原因の一つが、「タスクの詰め込みすぎ」です。
やるべきことをすべてリストに書き出すと、一日に10個、20個とタスクが並ぶことがあります。
しかし、現実的に一日で処理できるタスクの数には限りがあります。
消化しきれないタスクが翌日に持ち越され、それが積み重なっていくと、リストを見ること自体がストレスになってしまいます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「やることリスト」が「やれなかったリスト」になっていませんか？それ、タスクの入れすぎが原因かもしれません。
📝 なぜ5個以内なのか
1日に集中して取り組める重要なタスクの数は、多くの研究や実践から3〜5個程度とされています。
これは、人間の集中力や意思決定能力に限界があるためです。
タスクの数が多すぎると、「何から手をつければいいかわからない」という状態に陥り、結果的に何も進まないということが起こります。
5個という数字は絶対的なものではありませんが、目安として非常に有効です。
タスクを5個以内に絞ることで、「今日はこの5つを終わらせれば成功」という明確なゴールが生まれます。
すべてを完了できたときの達成感が、翌日のモチベーションにつながります。
📝 タスクを絞り込む方法
まず、今日やりたいことをすべて書き出します。
この段階では数を気にせず、思いつくものをすべてリストアップしてください。
次に、その中から「今日絶対にやらなければならないこと」を選びます。
外部との約束がある締め切りや、他の人の作業をブロックしているタスクが優先です。
選んだタスクが5個を超える場合は、以下の質問を自分に投げかけてください。
- このタスクは本当に今日やる必要があるか
- 明日に回しても問題ないか
- 他の人に任せられないか
- そもそもやる必要があるのか
これらの質問を通じて、本当に今日やるべきタスクを見極めます。
📝 「今日やること」以外のタスクの扱い
5個に絞れなかったタスクは、削除するわけではありません。
「今週やること」や「いつかやること」のリストに移動させます。
今日やらないと決めたタスクも、適切な場所で管理しておくことで、忘れることなく後日対応できます。
重要なのは、「今日やること」リストには本当にやる5個だけを残すということです。
このリストがすっきりしていれば、朝一番に見たときに「よし、この5つを片付けよう」という前向きな気持ちで一日をスタートできます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「5個」という数字に縛られすぎる必要はありませんが、まずはこの目安で始めてみてください。意外と5個でも十分忙しいはずです。
ルール2：週1回の全タスク棚卸しを習慣にする
タスク管理を続けていると、いつの間にか古いタスクが溜まっていきます。
期限が過ぎたまま放置されているタスク、状況が変わって不要になったタスク、登録したことすら忘れているタスク。
これらが蓄積すると、リストが肥大化して本当に重要なタスクが埋もれてしまいます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「いつかやる」と思って登録したタスク、もう何ヶ月も放置していませんか？それがリストを重くしている原因です。
📝 週次レビューの重要性
この問題を防ぐために、週に一度すべてのタスクを見直す時間を設けましょう。
これを「週次レビュー」と呼びます。
週次レビューでは、すべてのリストに目を通し、各タスクの状態を確認します。
不要になったタスクは削除し、期限を更新すべきタスクは修正し、優先度が変わったタスクは適切なリストに移動させます。
週次レビューを行う曜日と時間はあらかじめ決めておくことをおすすめします。
多くの人は金曜日の午後や、週末の時間を使っています。
一週間の終わりに振り返ることで、翌週をすっきりした状態でスタートできます。
📝 週次レビューの具体的な手順
まず、すべてのリストを順番に開き、各タスクを一つずつ確認します。
確認する際は、以下の観点でチェックしてください。
- このタスクはまだ有効か
- 期限は適切か
- 優先度は変わっていないか
「このタスクはまだ有効か」を確認します。
状況が変わって不要になったタスク、他の人が対応済みのタスク、やる意味がなくなったタスクは削除します。
削除をためらう必要はありません。
不要なタスクを残しておくことの方が、リストの質を下げる原因になります。
「期限は適切か」を確認します。
過ぎてしまった期限は、現実的な日付に更新します。
期限を何度も更新し続けているタスクがあれば、そもそもやる必要があるのか、やり方を変えるべきではないかを検討します。
「優先度は変わっていないか」を確認します。
以前は重要度が低かったタスクが、状況の変化で急ぎになっていることがあります。
逆に、緊急だと思っていたタスクの優先度が下がっていることもあります。
適切なリストに移動させることで、優先順位を反映させます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「削除していいのかな？」と迷うタスクは、大抵やらなくても問題ないものです。思い切って削除しましょう。
📝 レビューにかける時間の目安
週次レビューにかける時間は、15分から30分程度で十分です。
タスクの数が多い場合でも、1時間を超えるようであれば、そもそものタスク数を減らすことを検討すべきです。
レビューを効率的に行うコツは、各タスクについて即座に判断することです。
「これはどうしよう」と悩み始めると時間がかかります。
2秒考えて判断がつかないタスクは、とりあえず残しておいて次に進み、最後にまとめて検討するという方法もあります。
📝 レビューを習慣化するコツ
週次レビューを習慣として定着させるために、Google ToDoリスト自体に「週次レビューを行う」という繰り返しタスクを登録しておくことをおすすめします。
毎週決まった曜日にリマインダーが届くように設定しておけば、忘れることを防げます。
また、週次レビューを単なる作業ではなく、一週間の振り返りと翌週の準備として捉えると、より意味のある時間になります。
完了したタスクを見て達成感を味わい、翌週の重要タスクを確認して心の準備をする。
この習慣が身につくと、タスク管理が苦痛ではなく、むしろ楽しみになってきます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介週次レビューは「面倒な作業」ではなく「一週間を締めくくる儀式」。そう考えると続けやすくなりますよ。
ルール3：完了タスクで達成感を可視化する
タスク管理を継続するためには、モチベーションの維持が欠かせません。
タスクを完了したときの達成感を意識的に味わうことで、タスク管理そのものにポジティブな感情を紐づけることができます。
📝 完了タスクを振り返る意義
Google ToDoリストでは、完了したタスクは一覧から消えていきます。
これはリストをすっきり保つためには良いのですが、「今日どれだけ頑張ったか」が見えにくくなるというデメリットもあります。
一日の終わりに、完了したタスクを振り返る習慣をつけましょう。
Google ToDoリストでは、画面下部の「完了」セクションを展開すると、完了済みのタスク一覧を確認できます。
ここを見て、「今日はこれだけのことを成し遂げた」と自分を認めることが大切です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「終わったタスクなんて見返さない」という人も多いですが、実はここに継続のヒントがあります。達成を確認する習慣をつけてみてください。
特に、大きなタスクや困難なタスクを完了したときは、意識的にその達成を味わってください。
「やり遂げた」という感覚が、明日のモチベーションにつながります。
📝 達成感を高めるタスクの書き方
タスクの書き方を工夫することで、完了時の達成感を高めることができます。
具体的には、タスク名を「行動」と「成果」がわかる形で記述することです。
| 悪い例 | 良い例 |
|---|---|
| 企画書 | 企画書の第一稿を完成させる |
| メール | A社への見積もり回答を送信する |
「企画書」というタスク名よりも、「企画書の第一稿を完成させる」の方が、完了したときの達成感が大きくなります。
「メール」よりも「A社への見積もり回答を送信する」の方が、具体的に何を成し遂げたかが明確です。
また、大きすぎるタスクは達成感を得るまでに時間がかかるため、サブタスクに分解することをおすすめします。
サブタスクを一つずつ完了にしていくことで、小さな達成感を積み重ねることができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介タスク名を具体的に書くだけで、完了したときの「やった！」という気持ちが全然違いますよ。
📝 週単位・月単位での振り返り
一日単位だけでなく、週単位や月単位でも振り返りを行うと、より大きな達成感を得ることができます。
週次レビューの際に、「今週完了したタスク」を数えてみてください。
「今週は15個のタスクを完了した」「先週より5個多く処理できた」といった数字が、自分の成長を実感させてくれます。
月末には、その月に完了した重要なタスクを振り返り、どれだけ前進したかを確認しましょう。
大きなプロジェクトを完了した月、新しいスキルを習得した月など、振り返ることで見えてくる成果があります。
📝 達成を記録する工夫
Google ToDoリストの完了タスクは、一定期間が経過すると自動的に消去される可能性があります。
長期的な振り返りのために、重要な達成を別の場所に記録しておくことも一つの方法です。
例えば、月に一度「今月の主な成果」をメモやドキュメントに書き出しておくと、年末の振り返りや評価面談の際に役立ちます。
タスク管理ツールは日々の業務を回すためのものですが、達成の記録は自分のキャリアを振り返るための財産になります。
📝 モチベーションが下がったときの対処法
どんなに工夫しても、タスク管理へのモチベーションが下がることはあります。
そんなときは、無理に完璧な運用を続けようとせず、最低限の運用に切り替えることをおすすめします。
具体的には、「今日やる最も重要なタスク1つだけを登録する」というシンプルな運用です。
1つだけなら登録も管理も負担になりません。
その1つを完了したときの達成感を味わうことで、少しずつモチベーションが回復してきます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介疲れているときは「1タスクだけ」でOK。完璧を目指さないことが、長く続けるコツです。
タスク管理は手段であって目的ではありません。
ツールに振り回されるのではなく、自分のペースで無理なく続けることが、長期的な成功につながります。
- 1日のタスクは5個以内に絞る→明確なゴールで達成感を得る
- 週1回の全タスク棚卸しを習慣にする→リストを常に使える状態に保つ
- 完了タスクで達成感を可視化する→モチベーションを維持する
Google ToDoリストでタスク管理する際の注意点と限界
Google ToDoリストはシンプルで使いやすいタスク管理ツールですが、すべての人のニーズを満たせるわけではありません。
ツールを使い込んでいくと、「この機能があれば便利なのに」「もう少し高度なことがしたい」と感じる場面が出てくることがあります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介便利なツールだからこそ、限界を知っておくことが大切です！
本章では、Google ToDoリストの限界と注意点を正直にお伝えします。
ツールの限界を把握しておくことで、自分に合っているかどうかを客観的に判断でき、必要に応じて他のツールへの移行を検討するタイミングも見極められるようになります。
現時点で共有機能はない：代替手段3つ
Google ToDoリストの最も大きな制約の一つが、タスクを他の人と共有する機能がないことです。
チームでプロジェクトを進めている場合や、家族とタスクを分担したい場合に、この制約が問題になることがあります。
📝 なぜ共有機能がないのか
Google ToDoリストは、もともと個人のタスク管理に特化して設計されたツールです。
Googleは、チームでの共有やコラボレーションが必要な場合には、別のツール（Google WorkspaceのGoogle Tasks APIを活用したサードパーティアプリや、Google Chatのスペース機能など）の利用を想定しています。
そのため、Google ToDoリスト単体では、自分のタスクを他の人に見せたり、他の人にタスクを割り当てたりすることができません。
この点は、チームでのタスク管理を検討している方にとっては大きなデメリットとなります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介個人利用に特化しているからこそ、シンプルで使いやすいんですね
代替手段1：Googleカレンダーの共有を活用する
タスクそのものは共有できませんが、Googleカレンダーは共有が可能です。
重要なタスクをGoogleカレンダーの予定として登録し、そのカレンダーを関係者と共有することで、間接的にタスクの情報を共有できます。
例えば、「○○提出期限」という予定をカレンダーに登録し、チームメンバーとカレンダーを共有しておけば、全員が期限を把握できます。
ただし、これはあくまで予定の共有であり、タスクの進捗管理や担当者の割り当てといった機能はありません。
代替手段2：Google Keepを併用する
GoogleのサービスであるGoogle Keepには、メモやリストを他のユーザーと共有する機能があります。
買い物リストや簡単なチェックリストを家族と共有したい場合は、Google Keepの方が適しています。
Google Keepは、Google ToDoリストと同様にGmailのサイドパネルからアクセスできます。
個人のタスク管理はGoogle ToDoリストで行い、共有が必要なリストはGoogle Keepで管理するという使い分けが可能です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介同じGoogleサービス同士なので、併用もスムーズですよ！
代替手段3：チーム向けのツールに移行する
チームでのタスク管理が本格的に必要な場合は、共有機能を備えた別のツールへの移行を検討すべきです。
後述するTodoist、Microsoft To Do、Asana、Notionなどは、タスクの共有や担当者の割り当てに対応しています。
Google ToDoリストで個人のタスク管理スキルを身につけてから、チーム向けツールに移行するというステップは、実は非常に効果的です。
シンプルなツールで基本を理解しているからこそ、複雑なツールも使いこなせるようになります。
- Googleカレンダーで予定として共有
- Google Keepでリストを共有
- チーム向けツールへの移行を検討
Google ToDoリストが向いている人・向いていない人
ここでは、Google ToDoリストが向いている人と向いていない人の特徴を整理します。
📝 向いている人の特徴
まず、Googleサービスを日常的に使用している人には非常に向いています。
GmailやGoogleカレンダーを毎日のように使っているなら、Google ToDoリストはそれらと自然に連携するため、追加の学習コストなく導入できます。
新しいアカウントを作成する必要もなく、既存のGoogleアカウントですぐに利用を開始できます。
次に、シンプルなタスク管理を求めている人に向いています。
高度なプロジェクト管理機能や詳細な分析機能は不要で、「やるべきことを記録して、終わったらチェックする」というシンプルな運用をしたい人には最適です。
機能が少ないからこそ、迷うことなく使い続けられます。
また、無料でタスク管理を始めたい人にも向いています。
完全無料で全機能が使えるため、コストをかけずにタスク管理を試すことができます。
有料ツールに投資する前の入門として、まずGoogle ToDoリストで習慣を身につけるという使い方もおすすめです。
さらに、個人のタスク管理が中心の人に向いています。
自分自身のタスクを管理することがメインで、他者との共有やチームでの協業が必要ない場合、Google ToDoリストの機能で十分に対応できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Googleユーザーで、シンプルに個人タスクを管理したい方にはピッタリですね！
| 向いている人 | 理由 |
|---|---|
| Googleサービスを日常的に使う人 | Gmail・カレンダーと自然に連携できる |
| シンプルな管理を求める人 | 機能が少なく迷わず使える |
| 無料で始めたい人 | 完全無料で全機能が使える |
| 個人のタスク管理が中心の人 | 共有不要なら十分な機能 |
📝 向いていない人の特徴
一方で、チームでタスクを共有したい人には向いていません。
前述の通り、Google ToDoリストには共有機能がないため、複数人でタスクを管理したい場合は別のツールを検討すべきです。
高度なプロジェクト管理が必要な人にも向いていません。
ガントチャート、カンバンボード、依存関係の設定、工数管理といった機能を求める場合、Google ToDoリストでは対応できません。
プロジェクトマネージャーや複雑なプロジェクトを管理する必要がある人は、専用のプロジェクト管理ツールを選ぶべきです。
詳細な分析やレポートを求める人にも向いていません。
Google ToDoリストには、完了タスクの統計、生産性の分析、レポート出力といった機能がありません。
自分のパフォーマンスを数値で把握したい人には物足りなく感じるでしょう。
また、タスクに多くの情報を紐づけたい人にも向いていません。
タスクに添付ファイルを付けたい、長文のメモを残したい、タグやラベルで細かく分類したいといったニーズがある場合、Google ToDoリストの機能では不十分です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介自分のニーズと照らし合わせて、合うかどうか判断してみてくださいね
| 向いていない人 | 理由 |
|---|---|
| チームで共有したい人 | 共有機能がない |
| 高度なプロジェクト管理が必要な人 | ガントチャート等に非対応 |
| 詳細な分析・レポートを求める人 | 統計・分析機能がない |
| タスクに多くの情報を紐づけたい人 | 添付ファイル・タグ機能が限定的 |
こんな不満が出たら他ツールを検討しよう
Google ToDoリストを使い続ける中で、「もっとこうだったらいいのに」という不満が出てくることがあります。
その不満がツールの限界に起因するものであれば、他のツールへの移行を検討するタイミングかもしれません。
📝 移行を検討すべきサイン
「タスクをチームメンバーと共有したい」という不満が頻繁に出るようになったら、移行のサインです。
プロジェクトの規模が拡大したり、チームでの協業が増えたりすると、共有機能のないGoogle ToDoリストでは限界があります。
Todoist、Asana、Trelloなど、チーム向けの機能を備えたツールを検討しましょう。
「タスクの優先度をもっと細かく設定したい」という場合も、移行を検討する価値があります。
Google ToDoリストには優先度の設定機能がなく、並び替えも手動で行う必要があります。
優先度によるフィルタリングや自動並び替えが必要であれば、Todoistなどの優先度機能を持つツールが適しています。
「プロジェクトの進捗を視覚的に把握したい」という要望が出てきたら、Google ToDoリストの範囲を超えています。
カンバンボードやガントチャートで進捗を可視化したい場合は、Trello、Asana、Notionなどのツールが選択肢になります。
「繰り返しタスクの設定がもっと柔軟だったら」と感じる場合も同様です。
Google ToDoリストの繰り返し設定はシンプルですが、「毎月第2火曜日」「平日のみ毎日」といった複雑なパターンには対応していません。
より柔軟な繰り返し設定が必要であれば、Todoistなどが対応しています。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介不満が「たまに感じる程度」なのか「頻繁に感じる」のかで判断するのがポイントです！
📝 移行のタイミングを見極めるポイント
ただし、不満があるからといってすぐに移行すべきとは限りません。
新しいツールへの移行には学習コストがかかり、データの移行にも手間がかかります。
以下のポイントを考慮して、移行のタイミングを見極めてください。
その不満は頻繁に発生するものですか、それとも稀にしか発生しないものですか。
稀にしか発生しない不満のために複雑なツールに移行すると、かえって日常の使い勝手が悪くなることがあります。
その不満は運用の工夫で解決できませんか。
例えば、優先度の代わりにリスト名に「【優先】」と付ける、チーム共有の代わりにGoogleカレンダーを併用するなど、工夫で対処できる場合もあります。
移行先のツールを実際に試してみましたか。
多くのツールには無料プランや試用期間があります。
移行を決める前に、候補となるツールを実際に使ってみて、本当に自分の不満を解決できるか確認しましょう。
📝 代表的な移行先ツールの特徴
移行を検討する際の参考として、代表的なツールの特徴を簡単に紹介します。
Todoistは、Google ToDoリストに近いシンプルさを持ちながら、優先度設定、ラベル、フィルター、共有機能など、より高度な機能を備えています。
Google ToDoリストからのステップアップとして最も移行しやすいツールの一つです。
無料プランでも基本的な機能は使えます。
Microsoft To Doは、Microsoftアカウントで利用できるタスク管理ツールです。
Outlookとの連携が強力で、Microsoft 365を使っている環境では特に便利です。
共有リスト機能があり、他のユーザーとタスクを共有できます。
Notionは、タスク管理だけでなく、ドキュメント作成やデータベース管理も行える多機能ツールです。
自由度が高く、自分好みにカスタマイズできますが、その分学習コストも高くなります。
複雑なプロジェクト管理やナレッジ管理も一元化したい場合に適しています。
| ツール名 | 特徴 | おすすめの人 |
|---|---|---|
| Todoist | シンプル＋高度な機能 | ステップアップしたい人 |
| Microsoft To Do | Outlook連携が強力 | Microsoft 365ユーザー |
| Notion | 多機能・高カスタマイズ性 | 複雑な管理を一元化したい人 |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介まずは無料プランで試して、自分に合うツールを見つけてくださいね！
【番外編】おすすめ！AIタスク管理ツール「スーツアップ」
Google ToDoリストの限界を感じた方、より高度なタスク管理を求める方に向けて、AIを活用した次世代のタスク管理ツール「スーツアップ」を紹介します。
📝 スーツアップとは
スーツアップは、AI技術を活用したタスク管理・プロジェクト管理ツールです。
個人のタスク管理からチームでのプロジェクト管理まで幅広く対応しており、Google ToDoリストでは実現できない高度な機能を備えています。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介AIがタスク管理をサポートしてくれる、新しいタイプのツールです！
📝 スーツアップの主な特徴
スーツアップの大きな特徴は、AIによるタスク設定の自動化と最適化です。
タスクの期限をAIが自動的に判断したりしてくれます。
「何から手をつければいいかわからない」という悩みを、AIがサポートしてくれるのです。
また、チームでの共有機能も充実しています。
タスクの担当者割り当て、進捗の可視化、チャットツール・カレンダーツール連携機能など、チームでのタスク管理に必要な機能が揃っています。
Google ToDoリストの共有機能がないという制約に悩んでいた方には、大きなメリットとなります。
- AIがタスク設定・期限を自動提案
- チーム共有・担当者割り当てに対応
- チャットツール・カレンダーツール連携が可能
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Google ToDoリストで感じた「あったらいいな」が詰まったツールですね！
📝 Google ToDoリストからの移行を検討すべき人
スーツアップへの移行を特に検討すべきなのは、以下のような方です。
- チームでタスクを共有し、プロジェクトを協働で進める必要がある方
- タスク設定や期限設定に悩んでおり、AIのサポートを受けたい方
- 複数のプロジェクトを並行して管理しており、全体を俯瞰できるダッシュボードが欲しい方
- 業務効率化をさらに追求したいと考えている方
Google ToDoリストでタスク管理の基本を身につけた後、より高度なツールにステップアップしたい場合の選択肢として、スーツアップは検討に値するツールです。
| 比較項目 | Google ToDoリスト | スーツアップ |
|---|---|---|
| AI機能 | なし | タスク設定・期限を自動提案 |
| 共有機能 | なし | チーム共有・担当者割り当て対応 |
| プロジェクト管理 | シンプルなリスト管理のみ | 複数プロジェクト横断管理可能 |
| 進捗管理 | チェックのみ | ダッシュボードで可視化 |
| おすすめの人 | 個人でシンプルに管理したい人 | チームのタスク管理が必要な人 |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介まずはGoogle ToDoリストで基本を身につけてから、ステップアップするのもおすすめですよ！
よくある質問（FAQ）
Google ToDoリストの導入や運用を検討する中で、多くの方が抱く疑問があります。
本章では、特に問い合わせの多い質問について、詳しく回答していきます。
これらの疑問を事前に解消しておくことで、安心してGoogle ToDoリストを使い始めることができるでしょう。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「無料で使えるの？」「削除したタスクは復元できる？」など、よくある疑問にまとめてお答えします！
Q. Google ToDoリストは完全無料で使える？
A: はい、Google ToDoリストは完全無料で利用できます。有料プランは存在せず、すべての機能を無料で使用することができます。
無料で使える範囲
Google ToDoリストには、機能制限のある無料版と全機能が使える有料版という区分けがありません。
タスクの作成数に上限はなく、リストの作成数にも制限がありません。
サブタスクの階層数、繰り返し設定、GmailやGoogleカレンダーとの連携など、提供されているすべての機能を追加費用なしで利用できます。
個人利用であれば、長期的に無料で使い続けられる点は大きなメリットです。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介有料ツールへの課金に抵抗がある方も、Google ToDoリストなら安心して使い続けられますね！
利用に必要な条件
Google ToDoリストを利用するために必要なのは、Googleアカウントを持っていることだけです。
Googleアカウントは無料で作成でき、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブなど他のGoogleサービスと共通で使用できます。
すでにGmailを使用している方であれば、新たにアカウントを作成する必要はありません。
現在使用しているGoogleアカウントで、すぐにGoogle ToDoリストの利用を開始できます。
Google Workspaceとの関係
企業向けのGoogle Workspace（旧G Suite）を契約している場合でも、Google ToDoリストは追加料金なしで利用できます。
Google Workspaceのアカウントでログインすれば、個人向けのGoogleアカウントと同様にGoogle ToDoリストにアクセスできます。
Q. 削除したタスクは復元できる？
A: 残念ながら、Google ToDoリストで削除したタスクを復元する機能は現時点で提供されていません。一度削除したタスクは完全に消去され、後から取り戻すことはできません。
削除と完了の違い
タスクを処理する方法には、「完了」と「削除」の2種類があります。
この2つは明確に異なる操作であり、結果も異なります。
| 操作 | 結果 | 復元 |
|---|---|---|
| 完了 | 一覧から非表示になるがデータは保持 | 可能（完了状態を解除できる） |
| 削除 | 完全に消去される | 不可能 |
タスクを「完了」にした場合、そのタスクは一覧から非表示になりますが、データとしては保持されています。
画面下部の「完了」セクションを展開すれば、過去に完了したタスクを確認できます。
また、完了状態を解除することで、タスクを未完了の状態に戻すこともできます。
一方、タスクを「削除」した場合、そのタスクは完全に消去されます。
削除されたタスクは「完了」セクションにも表示されず、復元する手段がありません。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介基本的には「削除」ではなく「完了」を使うようにしましょう。後から振り返りたいときにも役立ちますよ！
誤削除を防ぐための対策
削除したタスクは復元できないため、誤って削除してしまうことを防ぐ対策が重要です。
以下のポイントを心がけてください。
- 基本的に「完了」を使用する
- 削除は誤作成・重複・明らかに不要なタスクだけに使用
- 削除前に一瞬立ち止まって確認する習慣をつける
まず、タスクを処理する際は、基本的に「完了」を使用することをおすすめします。
作業を終えたタスクは削除ではなく完了にすることで、後から振り返ることができ、誤って消してしまうリスクも減らせます。
「削除」は、誤って作成したタスク、重複したタスク、明らかに不要になったタスクなど、記録として残す必要がないものだけに使用してください。
また、削除ボタンを押す前に、本当に削除して良いタスクか一瞬立ち止まって確認する習慣をつけましょう。
万が一削除してしまった場合
重要なタスクを誤って削除してしまった場合、Google ToDoリスト自体には復元機能がありませんが、タスクの内容を思い出すためのヒントがあるかもしれません。
例えば、そのタスクがGmailのメールから作成されたものであれば、元のメールを探すことでタスクの内容を確認できます。
また、Googleカレンダーと連携していた場合、カレンダー上に期限の情報が残っていることがあります。
今後のために、特に重要なタスクやプロジェクトに関する情報は、Google ToDoリスト以外の場所（Googleドキュメント、メモアプリなど）にもバックアップを取っておくことを検討してください。
Q. オフラインでも使える？
A: Google ToDoリストには、限定的ながらオフライン機能があります。ただし、オフラインでの利用にはいくつかの制約があることを理解しておく必要があります。
スマートフォンアプリのオフライン対応
iPhoneおよびAndroidのGoogle ToDoリストアプリは、オフライン状態でもタスクの閲覧や追加が可能です。
飛行機の中やトンネル内など、インターネットに接続できない状況でも、アプリを開いてタスクを確認したり、新しいタスクを追加したりできます。
オフライン中に行った操作（タスクの追加、編集、完了など）は、端末内に一時的に保存されます。
その後、インターネットに接続した際に、自動的にクラウドと同期されます。
特別な操作をしなくても、オンラインに戻れば変更が反映されます。
ブラウザ版のオフライン対応
ブラウザ版のGoogle ToDoリストは、オフラインでの利用に対応していません。
インターネット接続がない状態でブラウザからアクセスしようとすると、ページを読み込むことができません。
PCでオフライン作業をする可能性がある場合は、スマートフォンアプリを併用することをおすすめします。
スマートフォンでタスクを確認・追加し、後からPCで詳細な編集を行うという運用が可能です。
オフライン利用時の注意点
オフラインで利用する際には、いくつかの注意点があります。
まず、オフライン中に行った変更は、オンラインに戻るまで他のデバイスには反映されません。
例えば、スマートフォンでオフライン中にタスクを追加しても、PCで確認できるのはオンラインに戻って同期が完了した後になります。
また、同時に複数のデバイスでオフライン編集を行った場合、競合が発生する可能性があります。
例えば、スマートフォンとタブレットの両方でオフライン中に同じタスクを編集し、その後両方がオンラインに戻ると、どちらの変更が優先されるかは状況によって異なります。
重要な編集を行う場合は、オンライン状態で行うことをおすすめします。
オフライン利用を想定した運用のコツ
オフラインでの利用が多い方は、以下の点を意識しておくと良いでしょう。
- 外出前にアプリを開いて最新のタスクを読み込んでおく
- 重要なタスクの詳細情報をタスク名やメモに含めておく
- オフライン中に追加したタスクはオンライン復帰後に確認する
これらの点に注意しておけば、オフライン環境でもGoogle ToDoリストを有効に活用できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介移動中や出張先でもタスク管理を続けたい方は、スマホアプリを上手に活用しましょう！
Q. Windowsデスクトップアプリはある？
A: 現時点で、Google ToDoリストにはWindows向けの公式デスクトップアプリケーションは提供されていません。ただし、いくつかの代替手段を使うことで、デスクトップアプリに近い使用感を実現することができます。
公式アプリが提供されていない理由
Googleは、多くのサービスをWebアプリケーションとして提供する戦略を取っています。
Gmail、Googleカレンダー、Googleドキュメントなども、基本的にはブラウザからアクセスするWebアプリです。
Google ToDoリストも同様の位置づけであり、専用のデスクトップアプリではなく、ブラウザベースでの利用が想定されています。
この方針には、開発・保守の効率化、プラットフォーム間の一貫性維持、常に最新バージョンを提供できるといったメリットがあります。
一方で、ブラウザを起動せずに直接アクセスしたいというユーザーのニーズには応えられていない面もあります。
代替手段1：Chromeのショートカット作成
最も手軽な代替手段は、Google Chromeの「ショートカット作成」機能を使う方法です。
この方法については、本記事の前半「デスクトップ版：PCアプリ・ショートカットの作成方法」で詳しく解説しています。
この方法を使えば、デスクトップにショートカットアイコンが作成され、ダブルクリックでGoogle ToDoリストが独立したウィンドウで開きます。
ブラウザのタブとは別のウィンドウとして動作するため、デスクトップアプリに近い使用感が得られます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Chromeユーザーなら、この方法が一番おすすめです。設定も簡単で、すぐに使い始められますよ！
代替手段2：Microsoft Edgeのアプリ化機能
Microsoft Edgeにも同様の機能があります。
EdgeでGoogle ToDoリストを開き、メニューから「アプリ」→「このサイトをアプリとしてインストール」を選択すると、Windowsのスタートメニューとデスクトップにショートカットが追加されます。
Edgeをメインブラウザとして使用している方には、こちらの方法が馴染みやすいでしょう。
機能的にはChromeのショートカット作成とほぼ同等です。
代替手段3：サードパーティ製アプリの利用
Google ToDoリストのAPIを利用したサードパーティ製のデスクトップアプリも存在します。
これらのアプリは、Google ToDoリストのデータにアクセスし、独自のインターフェースで表示・操作できるようにしたものです。
公式のサポートがないため、問題が発生した場合の対応も自己責任となります。
基本的には、Chromeのショートカット作成など、Googleの標準機能を使う方法をおすすめします。
将来的な展望
Googleが今後Windows向けのデスクトップアプリを提供するかどうかは不明です。
ただし、Progressive Web Apps（PWA）技術の発展により、Webアプリでありながらデスクトップアプリに近い体験を提供できるようになってきています。
まとめ：今日から5分で始めるGoogle ToDoリストでのタスク管理
ここまで、Google ToDoリストを使ったタスク管理について、導入方法から実践的な活用法、そして限界と注意点まで詳しく解説してきました。
Google ToDoリストは、シンプルさ、Googleサービスとの連携、完全無料という3つの強みを持つタスク管理ツールです。
複雑な機能を排除し、タスクの追加、期限設定、リスト分け、サブタスク作成という基本機能に絞ったことで、誰でも迷わず使い始められる設計になっています。
株式会社スーツ 代表取締役社長CEO
2013年3月に、新卒で入社したソーシャル・エコロジー・プロジェクト株式会社（現社名：伊豆シャボテンリゾート株式会社、東証スタンダード上場企業）の代表取締役社長に就任。同社グループを7年ぶりの黒字化に導く。2014年12月に株式会社スーツ設立と同時に代表取締役に就任。2016年4月より総務省地域力創造アドバイザー及び内閣官房地域活性化伝道師。2019年6月より国土交通省PPPサポーター。2020年10月にYouTuber事務所の株式会社VAZの代表取締役社長に就任。月次黒字化を実現し、2022年1月に上場企業の子会社化を実現。2022年12月にスーツ社を新設分割し同社を商号変更、新たに株式会社スーツ設立と同時に代表取締役社長CEOに就任。
現在、スーツ社では、チームのタスク管理ツール「スーツアップ」の開発・運営を行い、中小企業から大企業のチームまで、日本社会全体の労働生産性の向上を目指している。