エクセルの同時編集・リアルタイム共有のやり方｜設定手順とトラブル解決法を完全解説
「チームでExcelファイルを同時に編集したいけど、設定方法がわからない」
「共同編集を設定したはずなのに、なぜかファイルがロックされてしまう」
「在宅勤務でファイルのやり取りが煩雑になり、作業効率が落ちている」
このような悩みを抱えていませんか？
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介リモートワークの普及で、Excelの同時編集ニーズは急増しています。正しい設定さえすれば、誰でも簡単に使いこなせますよ！
Excelの同時編集機能は非常に便利ですが、正しい環境が整っていないと動作しません。
Microsoft 365のライセンス、OneDriveへの保存、自動保存の設定など、いくつかの条件を満たす必要があります。
一つでも欠けているとエラーが発生したり、編集内容が消えてしまったりするトラブルにつながります。
この記事を読めば、今日からチームメンバーとExcelファイルをリアルタイムで共同編集できるようになります。
ファイルの受け渡しにかかっていた時間を大幅に削減できます。
トラブルが発生した際も、原因を素早く特定して解決できるようになるでしょう。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介それでは、具体的な設定方法を見ていきましょう！
目次
エクセルのリアルタイム同時編集とは？3つの必須条件を解説
Excelでチームメンバーと同じファイルをリアルタイムで編集できれば、業務効率は大幅に向上します。
「ファイルを送って、編集して、また送り返す」という煩雑なやり取りから解放され、会議中にその場で数値を更新したり、在宅勤務のメンバーと同時に作業を進めたりすることが可能になります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Googleスプレッドシートのようなリアルタイム共同編集が、Excelでも実現できるんです！
しかし、Excelの同時編集機能は「どの環境でも使える」わけではありません。
実際に同時編集を始める前に、ご自身の環境がこの機能に対応しているかどうかを確認することが重要です。
- Microsoft 365のサブスクリプション、または無料のExcel Onlineを利用
- ファイルがOneDrive・SharePoint・Teamsに保存されている
- 自動保存機能がオンになっている
これらの条件を満たさない場合、同時編集機能は動作しません。
たとえば、買い切り版のExcel 2019やExcel 2021をローカル環境で使用している場合は、リアルタイムでの共同編集はできません。
また、社内のファイルサーバーやNASに保存されているファイルでも、同時編集機能は利用できないため注意が必要です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「設定したのに同時編集できない…」という方は、まずこの3条件をチェックしてみてください！
以下では、これら3つの必須条件について詳しく解説していきます。
自分の環境で同時編集が可能かどうかを確認し、必要な準備を整えましょう。
条件1: Microsoft 365またはExcel Onlineの利用
Excelの同時編集機能を利用するための最も重要な条件は、Microsoft 365のサブスクリプションを契約しているか、無料のExcel Onlineを使用しているかのいずれかです。
Microsoft 365は、月額または年額料金を支払って利用するサブスクリプション型のサービスです。
| プラン種別 | プラン名 |
|---|---|
| 個人向け | Microsoft 365 Personal |
| 家族向け | Microsoft 365 Family |
| 法人向け | Business Basic / Standard / Premium |
| 大企業向け | Enterprise各種プラン |
これらのプランでは、デスクトップ版のExcelアプリケーションでリアルタイム同時編集機能を利用することができます。
買い切り版を使用している場合でも、ファイルをOneDriveにアップロードし、ブラウザ上のExcel Onlineで開くことで同時編集は可能です。
ただし、デスクトップアプリでの同時編集体験は得られません。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介予算が限られている方は、無料のExcel Onlineから始めてみるのもおすすめです！
📝 無料で使えるExcel Online
Microsoftアカウントさえあれば誰でも利用可能です。
Webブラウザ上で動作するため、ソフトウェアのインストールは不要で、OneDriveに保存されたファイルを複数人で同時に編集できます。
ただし、Excel Onlineはデスクトップ版と比較して機能が制限されています。
マクロの実行やピボットテーブルの一部機能、高度な書式設定などは利用できません。
それでも、基本的なデータ入力や数式の利用、表の作成といった一般的な作業であれば問題なく行えます。
Microsoft公式サポートによると、共同編集機能を使用するためには、Microsoft 365サブスクリプション、または無料のOneDriveアカウントとExcel for the webが必要とされています。
つまり、予算の制約がある場合でも、Excel Onlineを活用することで同時編集の恩恵を受けることは可能です。
Excelの同時編集機能を利用するためには、ファイルをクラウドストレージに保存する必要があります。
具体的には、OneDrive、SharePoint、またはTeamsのいずれかにファイルを配置することが必須条件となります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「なぜローカルや社内ファイルサーバー、NASではダメなの？」という疑問にお答えします！
その理由は、同時編集機能の仕組みにあります。
複数のユーザーが同じファイルをリアルタイムで編集するためには、各ユーザーの編集内容を瞬時に同期し、競合を自動的に解決する高度なサーバー処理が必要です。
OneDrive、SharePoint、Teamsは、Microsoftのクラウドインフラストラクチャ上で動作し、この同期処理を担っています。
ローカル環境やNASにはこのような同期機能が備わっていないため、同時編集は技術的に不可能なのです。
| サービス名 | 特徴 | おすすめの用途 |
|---|---|---|
| OneDrive | 個人用クラウドストレージ（1TB） | 個人のファイル管理・少人数での共有 |
| SharePoint | 組織向けドキュメント管理 | 部門・プロジェクト単位のファイル共有 |
| Teams | コミュニケーション統合型 | 会議中の共同編集・日常的な連携作業 |
OneDriveは個人用のクラウドストレージで、個人のファイル管理や少人数での共有に適しています。
Microsoft 365の個人向けプランでは1TBのストレージ容量が提供され、法人向けプランでも同様に十分な容量が確保されています。
SharePointは組織向けのドキュメント管理プラットフォームで、チームサイトやドキュメントライブラリを通じてファイルを組織的に管理できます。
アクセス権限の細かい設定、バージョン履歴の管理、ワークフローの構築など、法人利用に適した機能が豊富に用意されています。
部門やプロジェクト単位でのファイル共有には、SharePointの利用が推奨されます。
Teamsは、チャットやビデオ会議とファイル共有を統合したコミュニケーションプラットフォームです。
Teamsにアップロードされたファイルは、実際にはSharePoint上に保存されますが、Teams上から直接ファイルにアクセスし、同時編集を開始できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介会議中に参加者全員で同じExcelを編集するなら、Teamsとの連携が最も効率的ですよ！
・個人作業・少人数の共有 → OneDrive
・部門・プロジェクト単位の管理 → SharePoint
・日常的なコミュニケーション連携 → Teams
いずれの場合も、ファイルがこれらのクラウドストレージに保存されていることが、同時編集の大前提となります。
条件3: 自動保存機能のオン設定
同時編集を正しく機能させるための最後の条件が、自動保存機能をオンにすることです。
自動保存は、ファイルへの変更を数秒ごとに自動的にクラウドに同期する機能で、これによってリアルタイムでの共同編集が実現します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「自動保存がオフだとどうなるの？」という点を詳しく解説しますね！
自動保存がオフの状態で複数人がファイルを開くと、各ユーザーの編集内容はそれぞれのローカル環境にのみ保持されます。
手動で保存するまでクラウドには反映されません。
その結果、他のユーザーの編集内容がリアルタイムで表示されず、手動保存のタイミングで競合が発生する可能性があります。
📝 自動保存をオンにする方法
OneDrive、SharePoint、またはTeamsに保存されたExcelファイルをデスクトップ版のExcelで開くと、画面左上に「自動保存」のトグルスイッチが表示されます。
このスイッチをクリックしてオンにするだけで、自動保存が有効になります。
ファイルがクラウドに正しく保存されていれば、このスイッチはデフォルトでオンになっていることが多いです。
何らかの理由でオフになっている場合は手動でオンに切り替えてください。
この場合は、まずファイルをOneDriveやSharePointにアップロードする必要があります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介誤って削除したデータもバージョン履歴から復元できるので、安心して作業できますね！
【5分で完了】エクセルのリアルタイム同時編集の設定手順
Excelの同時編集を始めるための準備は、実は5分もあれば完了します。
難しい設定は一切不要で、基本的な操作だけでチームメンバーとリアルタイムでの共同作業を開始できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「設定が難しそう…」と思っている方も多いですが、実際にやってみるとあっという間に終わりますよ！
このセクションでは、ローカルに保存されているExcelファイルをOneDriveにアップロードし、チームメンバーに共有リンクを送り、同時編集を開始するまでの一連の流れを、ステップバイステップで解説します。
また、Teamsを使っている場合の連携方法についても詳しく説明しますので、自社の環境に合った方法を選択してください。
まずは最もシンプルな方法から始めて、慣れてきたらTeams連携などの応用的な使い方に進むことをお勧めします。
手順1: ファイルをOneDriveにアップロード
同時編集を始める最初のステップは、編集したいExcelファイルをOneDriveにアップロードすることです。
すでにOneDriveやSharePointに保存されているファイルであれば、この手順はスキップして次に進んでください。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ローカル保存のファイルをクラウドに移すだけで、同時編集の準備が整います！
ローカルに保存されているファイルをOneDriveにアップロードする方法は複数ありますが、ここでは最も簡単な2つの方法を紹介します。
📝 方法1：Excelアプリから直接アップロード
ローカルに保存されているExcelファイルを開き、画面上部のファイル名が表示されている部分をクリックします。
すると、保存場所を変更するオプションが表示されますので、「OneDrive」または「OneDrive – 個人用」を選択します。
法人向けのMicrosoft 365を利用している場合は、「OneDrive – [会社名]」という選択肢が表示されます。
保存先のフォルダを選択し、「保存」をクリックすれば完了です。
ファイルがOneDriveに移動され、画面左上の「自動保存」が自動的にオンになります。
📝 方法2：ファイルメニューから操作
Excelでファイルを開いた状態で、「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
保存先として「OneDrive」を選び、必要に応じてフォルダを作成または選択し、「保存」をクリックします。
この方法では、元のローカルファイルは残したまま、OneDrive上にコピーが作成されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介元ファイルを残しておきたい場合は、方法2がおすすめです！
ブラウザからOneDriveに直接アップロードすることも可能です。
Webブラウザでonedrive.com（個人向け）またはportal.office.com（法人向け）にアクセスし、Microsoftアカウントでサインインします。
アップロードしたいフォルダに移動し、「アップロード」ボタンをクリックして、ローカルのExcelファイルを選択します。
アップロードが完了したら、ファイルをクリックするとExcel Onlineで開くことができ、そのまま同時編集を開始できます。
これで、ファイルへの変更は自動的にクラウドに同期され、同時編集の準備が整いました。
手順2: 共有リンクの作成と権限設定
ファイルをOneDriveにアップロードしたら、次はチームメンバーがファイルにアクセスできるように共有設定を行います。
共有方法には、共有リンクを発行する方法と、特定のユーザーを直接招待する方法があります。
それぞれの特徴と設定手順を解説します。
📝 共有リンクを発行する方法
多くのメンバーに素早く共有したい場合に便利です。
Excelでファイルを開いた状態で、画面右上にある「共有」ボタンをクリックします。
共有ダイアログが表示されたら、「リンクのコピー」を選択します。
この時点で、デフォルトでは「リンクを知っているユーザーが編集できます」という設定になっていることが多いですが、組織の設定によって異なる場合があります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介共有ボタンをクリックするだけで、簡単にリンクを発行できますよ！
権限設定を変更するには、「リンクのコピー」の下にある歯車アイコンまたは「リンクの設定」をクリックします。
ここで、リンクを使用できるユーザーの範囲を選択できます。
また、「編集を許可する」のチェックボックスで、共有相手にファイルの編集権限を与えるかどうかを設定できます。
同時編集を行いたい場合は、このチェックボックスを必ずオンにしてください。
チェックを外すと、相手はファイルの閲覧のみが可能となり、編集はできません。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「編集を許可する」のチェックを忘れると、閲覧専用になってしまうので注意してくださいね！
Microsoft 365の法人向けプランを利用している場合は、追加のセキュリティオプションが利用できます。
| セキュリティオプション | 機能説明 |
|---|---|
| 有効期限の設定 | 一定期間が過ぎたら自動的にリンクを無効化 |
| パスワード設定 | リンクを知っているだけではアクセス不可に |
| ダウンロード禁止 | ファイルの不正なコピーを防止 |
📝 特定のユーザーを直接招待する方法
より安全で管理しやすい共有方法です。
共有ダイアログで、招待したいユーザーのメールアドレスを入力し、「送信」をクリックします。
入力したユーザーには、ファイルへのアクセス権が付与された旨のメール通知が送られます。
この方法では、誰がファイルにアクセスできるかを明確に管理でき、必要に応じてアクセス権を個別に取り消すこともできます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介機密性の高いファイルは、直接招待する方法がおすすめです！
共有設定が完了したら、発行したリンクをメール、チャット、または社内のコミュニケーションツールで共有相手に送信してください。
相手がリンクをクリックすると、Excelファイルが開き、同時編集を開始できます。
手順3: Teamsと連携した同時編集の開始方法
Microsoft Teamsを利用している場合は、チャネルやチャットから直接ファイルにアクセスして同時編集を行うことができます。
Teamsとの連携により、コミュニケーションとファイル編集をシームレスに行えるため、特にリモートワーク環境やプロジェクトチームでの作業において効率的です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Teamsを普段から使っている方は、この方法が一番スムーズですよ！
📝 Teamsのチャネルにファイルをアップロードして共有する方法
まず、Teamsアプリを開き、ファイルを共有したいチームのチャネルに移動します。
チャネル画面上部の「ファイル」タブをクリックし、「アップロード」ボタンからローカルのExcelファイルをアップロードします。
または、「新規」ボタンをクリックして新しいExcelファイルを直接作成することも可能です。
アップロードしたファイルは、チームメンバー全員が自動的にアクセスできるようになります。
チャネルの「ファイル」タブに表示されているファイル名をクリックすると、Teams内でExcelファイルが開きます。
デフォルトではTeams内蔵のExcel機能で開きますが、より高度な編集が必要な場合は、ファイル名の横にある「…」メニューから「デスクトップアプリで開く」を選択してください。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介色付きの枠線で、誰が何を編集しているか一目でわかるので安心ですね！
📝 Teams会議中にファイルを共有して同時編集する方法
会議中に「共有」ボタンをクリックし、「OneDriveを参照」または「コンピューターを参照」からExcelファイルを選択します。
この時、「共同編集」オプションを選択すると、会議参加者全員がファイルを編集できるようになります。
プレゼンテーション中に参加者からのフィードバックを直接ファイルに反映させたり、ブレインストーミングの結果をリアルタイムで記録したりする際に活用できます。
📝 チャットでファイルを共有する方法
チャット画面下部のクリップアイコン（添付）をクリックし、「OneDriveからアップロード」または「コンピューターからアップロード」を選択してファイルを添付します。
チャットに添付されたファイルも、クリックするだけで同時編集を開始できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介1対1のやり取りでも、チャットからサクッと共同編集できて便利です！
Teamsにアップロードされたファイルは、バックエンドではSharePointに保存されています。
そのため、SharePointの管理画面からアクセス権限の詳細な設定やバージョン履歴の確認を行うこともできます。
Teams上では簡単な共有設定のみが可能ですが、より細かい制御が必要な場合はSharePoint経由で管理してください。
以上の手順で、OneDriveへのアップロードから共有リンクの発行、Teamsとの連携まで、Excelの同時編集を始めるための設定は完了です。
実際に複数人でファイルを開いて、リアルタイムで反映される編集を体験してみてください。
最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、慣れてしまえばファイルのやり取りにかかっていた時間を大幅に削減でき、チーム全体の生産性向上につながります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介まずは試してみることが大切です。一度体験すれば、もう元のやり方には戻れなくなりますよ！
エクセルで同時編集ができない時の原因と対処法
「設定したはずなのに同時編集ができない」「エラーメッセージが表示されて困っている」という状況は、Excelの同時編集を試みる多くのユーザーが経験する問題です。
同時編集が正しく動作しない原因は複数あり、エラーの種類によって対処法も異なります。
このセクションでは、同時編集でよく発生するトラブルとその解決策を、具体的なエラーメッセージ別に解説します。
原因を正しく特定し、適切な対処を行うことで、ほとんどの問題は解決できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介まずは基本的なチェックポイントを確認してから、個別のトラブルシューティングに進みましょう！
まず、同時編集がうまくいかない場合の一般的なチェックポイントを確認しましょう。
- ファイルがOneDrive、SharePoint、またはTeamsに保存されているか
- 自動保存がオンになっているか
- Microsoft 365のサブスクリプションが有効か
- インターネット接続が安定しているか
これらの基本条件を確認した上で、それでも問題が解決しない場合は、以下の具体的なトラブルシューティングを参照してください。
「ブックがロックされています」エラーの解決策
「ブックがロックされています」または「このファイルは編集のためにロックされています」というエラーメッセージは、Excelの同時編集で最も頻繁に遭遇するトラブルの一つです。
このエラーが表示される原因は複数あり、それぞれ異なる対処が必要です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介同時編集が正しく設定されていれば、複数ユーザーが同時に開いてもロックはかからないはずです。エラーが出る場合は前提条件を見直しましょう！
最も一般的な原因は、他のユーザーがすでにファイルを排他的に編集中である場合です。
ただし、同時編集が正しく設定されていれば、複数ユーザーが同時に開いてもロックはかからないはずです。
このエラーが表示される場合は、同時編集の前提条件が満たされていない可能性が高いです。
📝 原因1：ファイルの保存場所が不適切
ファイルがローカルドライブや社内ファイルサーバーに保存されている場合、同時編集機能は動作せず、従来の排他ロックが適用されます。
この場合、ファイルをOneDriveまたはSharePointに移動することで問題が解決します。
ファイルの保存場所を確認し、クラウドストレージに移行してください。
📝 原因2：レガシー「共有ブック」機能が有効
レガシーの「共有ブック」機能が有効になっているファイルでも、新しい同時編集機能は動作しません。
「校閲」タブに「ブックの共有」という項目がある場合は、この機能が有効になっている可能性があります。
レガシー共有ブックから新しい同時編集機能への移行については、後のセクションで詳しく解説します。
📝 原因3：一時的なロックファイルが残っている
ファイルが以前のセッションで正しく閉じられなかった場合、一時的なロックファイルが残っていることがあります。
OneDriveやSharePointの場合、通常は数分で自動的に解除されます。
📝 原因4：Excelのバージョンが古い
Excelのデスクトップアプリが古いバージョンの場合も、同時編集に問題が発生することがあります。
Microsoft 365のExcelを使用している場合は、「ファイル」メニューから「アカウント」を選択し、「更新オプション」から「今すぐ更新」を実行して、最新の状態に保ってください。
📝 原因5：ファイル名に特殊文字が含まれている
ファイル名に特殊文字が含まれている場合もロックの原因となることがあります。
これらの文字がファイル名に含まれている場合は削除してから、OneDriveに再アップロードしてください。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ファイル名はシンプルに！日本語や英数字、ハイフン、アンダースコア程度にしておくと安心です。
編集内容が消える・反映されない問題の対処法
同時編集中に入力したデータが消えてしまう、または他のユーザーの編集内容が反映されないという問題は、作業効率を大きく損なうだけでなく、重要なデータの損失にもつながりかねません。
この問題の原因と対処法について詳しく解説します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介せっかく入力したデータが消えてしまうのは本当に困りますよね。原因を把握して、事前に対策しておきましょう！
📝 原因1：自動保存がオフになっている
編集内容が消える最も一般的な原因は、自動保存がオフになっていることです。
自動保存がオフの状態で複数人が同じファイルを編集すると、それぞれの変更がリアルタイムで同期されません。
各ユーザーが個別に「保存」を実行したタイミングで、先に保存された内容が後から保存された内容で上書きされてしまう可能性があります。
📝 原因2：インターネット接続が不安定
インターネット接続が不安定な場合も、編集内容の同期に問題が発生します。
Excelは接続が切れている間もオフラインで編集を続けることができますが、接続が復旧した際に同期の競合が発生することがあります。
接続が不安定な環境で作業する場合は、頻繁に接続状況を確認し、重要な編集を行う前には接続が安定していることを確認してください。
📝 原因3：同じセルを同時に編集している
同時編集中に複数のユーザーが同じセルを同時に編集しようとすると、競合が発生します。
Excelは通常、後から保存された変更を優先しますが、場合によっては「競合の解決」ダイアログが表示されることがあります。
この場合は、どちらの変更を採用するかを選択する必要があります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介競合を避けるには、チームメンバー間で編集する範囲を事前に分担しておくのがおすすめです！
・まずExcelを再起動してファイルを開き直す
・OneDriveまたはSharePointのWebインターフェースからファイルを開く
・バージョン履歴を確認して必要に応じて復元する
バージョン履歴には過去の保存状態が記録されており、必要に応じて以前のバージョンに復元することができます。
📝 バージョン履歴の確認方法（OneDrive Web版）
OneDriveのWeb版でバージョン履歴を確認するには、ファイルを右クリックして「バージョン履歴」を選択します。
表示されたバージョン一覧から、復元したいバージョンを選び、「復元」をクリックします。
この機能により、誤って削除されたデータや上書きされた内容を取り戻すことができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介バージョン履歴は万が一の保険として覚えておくと安心ですね！
ローカル環境・NASで同時編集できない理由と代替案
社内のファイルサーバーやNAS（Network Attached Storage）にExcelファイルを保存して同時編集しようとしても、リアルタイムでの共同編集機能は動作しません。
これは技術的な制約によるものであり、設定変更で解決できる問題ではありません。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「なぜローカルではダメなの？」という疑問を持つ方は多いです。技術的な背景を理解しておくと、対策も立てやすくなりますよ！
📝 なぜローカル環境やNASでは同時編集ができないのか
Excelのリアルタイム同時編集機能は、Microsoftのクラウドインフラストラクチャに依存しています。
複数のユーザーが同時にファイルを編集する際、各ユーザーの変更を瞬時に検知し、競合を自動的に解決し、全員の画面にリアルタイムで反映するという高度な処理が必要です。
この処理は、OneDrive、SharePoint、Teamsのバックエンドサーバーで実行されており、一般的なファイルサーバーやNASにはこのような機能が備わっていません。
この問題を解決するための現実的な代替案をいくつか紹介します。
- Microsoft 365の法人向けプランで利用可能
- 既存ファイルサーバーから段階的に移行できる
- 長期的には業務効率の大幅な向上が期待できる
移行にあたっては、アクセス権限の再設定、フォルダ構造の見直し、ユーザーへの教育などが必要になりますが、同時編集機能を活用できるようになります。
- クラウド上のファイルがローカルドライブに同期される
- エクスプローラーから直接アクセス可能
- 従来のファイルサーバーと同じ感覚で操作できる
ユーザーは従来のファイルサーバーと同じような感覚でファイルを操作できますが、バックエンドではOneDriveのクラウドストレージを利用しているため、同時編集機能も利用可能です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介OneDrive同期アプリを使えば、見た目はローカルフォルダと同じなので、社員の方も違和感なく移行できますよ！
どうしてもローカル環境でファイルを管理する必要がある場合は、同時編集は諦めて運用ルールで対応するという選択もあります。
ただし、これはリアルタイム同時編集の代替にはならず、あくまで暫定的な対応策です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介長期的にはクラウドストレージへの移行を検討することをおすすめします！
📝 クラウド移行のメリット
初期の移行コストや学習コストはかかりますが、同時編集だけでなく、どこからでもファイルにアクセスできる柔軟性、自動バックアップによるデータ保護、バージョン履歴による変更管理など、多くのメリットを享受できます。
| 代替案 | 特徴 | おすすめ度 |
|---|---|---|
| OneDrive/SharePoint移行 | 同時編集フル対応、長期的に最適 | ★★★★★ |
| OneDrive同期アプリ | 従来の操作感を維持しつつ移行 | ★★★★☆ |
| 運用ルールで対応 | 暫定対応、同時編集は不可 | ★★☆☆☆ |
エクセルの同時編集のデメリットと制限事項
Excelの同時編集機能は業務効率を大幅に向上させる便利な機能ですが、万能ではありません。
導入前にデメリットや制限事項を正しく理解しておくことで、「思っていたのと違った」という事態を避け、自社の運用に適した使い方を検討できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「設定したのに動かない…」というトラブルの多くは、制限事項を知らなかったことが原因です
このセクションでは、同時編集機能を使う際に知っておくべき制限事項と、それぞれの制限に対する現実的な対処法を解説します。
特に、マクロやVBAを業務で活用している企業にとっては重要な情報となりますので、導入判断の参考にしてください。
マクロ・VBAが使えない問題と代替案
Excelの同時編集機能を利用する際の最大の制限事項の一つが、マクロおよびVBA（Visual Basic for Applications）の実行制限です。
日常業務でマクロを多用している企業にとって、この制限は同時編集機能の導入を躊躇させる大きな要因となっています。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介経理や営業部門など、定型作業をマクロで自動化している場合は特に注意が必要ですね
同時編集中にマクロが使えない理由は、技術的な複雑さにあります。
マクロやVBAは、ワークブック全体に対して処理を実行するため、複数のユーザーが同時にマクロを実行すると、予期しない結果やデータの破損を引き起こす可能性があります。
たとえば、あるユーザーがマクロでセルの値を変更している最中に、別のユーザーも同じセルに対してマクロを実行した場合、どちらの変更を優先すべきか判断できません。
このような競合を避けるため、Microsoftは同時編集中のマクロ実行を制限しています。
この制限に対する対処法をいくつか紹介します。
📝 対処法①：マクロの実行タイミングを工夫する
同時編集中にマクロを実行するのではなく、データ入力作業が完了した後に、一人のユーザーがファイルを開いてマクロを実行するという運用に変更します。
たとえば、月次レポートを複数人で同時に入力し、入力完了後に担当者がマクロで集計処理を実行するという流れです。
📝 対処法②：Power Automateへの移行
Power Automate（旧Microsoft Flow）は、Microsoft 365に含まれる自動化ツールで、Excelのデータ処理を自動化するフローを作成できます。
マクロで行っていた定型処理をPower Automateのフローに置き換えることで、同時編集との共存が可能になります。
Power Automateはクラウド上で実行されるため、ユーザーのExcel操作とは独立して動作し、競合の問題が発生しません。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Power Automateは学習コストはかかりますが、一度覚えればExcel以外の業務自動化にも活用できます
📝 対処法③：Office Scriptsを活用する
Office Scriptsは、Excel for the webおよびWindowsデスクトップ版Excelで利用できるスクリプト機能で、TypeScriptをベースとした新しい自動化の仕組みです。
従来のVBAとは異なり、クラウド環境での実行を前提に設計されており、Power Automateとの連携も可能です。
ただし、Office Scriptsは現時点ではVBAほど高度な処理には対応していないため、複雑なマクロの完全な移行は難しい場合があります。
📝 対処法④：ファイルを分離する
マクロ機能が業務上不可欠で、上記の代替案では対応できない場合は、同時編集が必要なファイルとマクロが必要なファイルを分離するという方法を検討してください。
データ入力用のファイルは同時編集可能な形式で作成し、マクロ処理が必要な集計ファイルは別途管理します。
データ入力ファイルからマクロファイルへのデータ取り込みは、Power QueryやPower Automateを使って自動化できます。
大容量ファイル・複雑な数式での動作への影響
同時編集機能を利用する際、ファイルサイズが大きい場合や複雑な数式を多用している場合は、パフォーマンスの低下に注意が必要です。
同時編集では、各ユーザーの変更をリアルタイムでクラウドに同期し、他のユーザーの画面に反映させる処理が常に行われているため、ファイルが重いほど同期にかかる時間が長くなります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「なんか動作が重い…」と感じたら、ファイルサイズを確認してみてください
同期の遅延が大きくなると、同じセルを同時に編集してしまう競合のリスクが高まります。
特にネットワーク環境が不安定な場合は、この問題が顕著になります。
大容量ファイルへの対策として、以下の方法を検討してください。
📝 対策①：ファイルの分割
一つの巨大なファイルで全てを管理するのではなく、用途や部門ごとにファイルを分割することで、各ファイルのサイズを抑えられます。
複数のファイルに分散したデータは、Power QueryやVLOOKUP関数を使って必要に応じて統合できます。
📝 対策②：不要なデータの削除
過去のデータで参照する必要がないものは、別ファイルにアーカイブするか削除してください。
また、書式設定が過剰に適用されているセルや、空白のセルに書式だけが設定されている「ゴーストセル」も、ファイルサイズを増加させる原因となります。
「ホーム」タブの「書式のクリア」機能で不要な書式を削除することで、ファイルサイズを削減できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介意外と見落としがちなのが「ゴーストセル」。使っていない範囲にも書式が残っていることがあります
📝 対策③：数式の最適化
VLOOKUP関数を多用している場合は、より効率的なXLOOKUP関数やINDEX/MATCH関数への置き換えを検討してください。
また、揮発性関数（NOW、TODAY、INDIRECT、OFFSETなど）は、ファイルを開くたびに再計算されるため、パフォーマンスへの影響が大きくなります。
可能であれば、これらの関数の使用を最小限に抑えるか、値として貼り付けることを検討してください。
📝 対策④：画像やオブジェクトの最適化
高解像度の画像をそのまま挿入すると、ファイルサイズが急激に増加します。
画像を挿入する前に、適切なサイズに圧縮することをお勧めします。
Excelの「図の圧縮」機能を使えば、挿入済みの画像を一括で圧縮することも可能です。
| 対策 | 効果 | 難易度 |
|---|---|---|
| ファイルの分割 | 大幅なサイズ削減が可能 | 中 |
| 不要データの削除 | 即効性が高い | 低 |
| 数式の最適化 | 動作速度の改善 | 中〜高 |
| 画像の圧縮 | 画像が多い場合に効果大 | 低 |
OneDrive以外での同時編集方法と代替手段
Excelの同時編集機能は、OneDrive、SharePoint、Teamsに保存されたファイルでのみ利用可能です。
しかし、さまざまな理由からこれらのサービスを利用できない、または利用したくない場合もあるでしょう。
ここでは、OneDrive以外の選択肢と、それぞれのメリット・デメリットについて解説します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「うちの会社はDropboxを使っているんだけど…」という方も多いのではないでしょうか
📝 Googleスプレッドシートとの比較
Googleスプレッドシートは、Googleが提供するクラウドベースの表計算アプリケーションで、最初からリアルタイム同時編集を前提として設計されています。
Googleアカウントがあれば無料で利用でき、ブラウザ上で動作するためソフトウェアのインストールも不要です。
同時編集の安定性や使いやすさでは、Googleスプレッドシートが優れているという評価もあります。
業務で複雑な処理を行っている場合は、Googleスプレッドシートへの移行が難しいことがあります。
また、既存のExcelファイルをGoogleスプレッドシートに変換すると、書式や数式が正しく再現されない場合があります。
両者を併用する場合は、互換性の問題に注意が必要です。
📝 Dropboxの場合
Dropboxを利用している場合、DropboxとMicrosoft Officeの連携機能を使って、Dropboxに保存されたExcelファイルを編集することは可能です。
しかし、この場合の同時編集は、OneDriveやSharePointと同じレベルのリアルタイム同期ではありません。
Dropboxには独自の競合ファイル処理機能がありますが、Excelの同時編集機能とは仕組みが異なるため、複数人が同時に編集すると競合コピーが作成されることがあります。
本格的な同時編集が必要な場合は、OneDriveまたはSharePointへの移行を推奨します。
📝 Boxの場合
Box（クラウドストレージサービス）も、Microsoft Officeとの連携機能を提供しています。
Box上のExcelファイルをオンラインで編集することは可能ですが、Dropboxと同様に、Excelのネイティブな同時編集機能とは異なる動作となります。
Boxを利用している企業で本格的な同時編集を実現したい場合は、BoxとSharePointの併用や、OneDriveへの段階的な移行を検討してください。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介DropboxやBoxでも編集はできますが、「リアルタイム同時編集」となると制限があるんですね
📝 オンプレミス環境での選択肢：SharePoint Server
クラウドストレージを利用できない環境での代替手段として、SharePoint Serverのオンプレミス版があります。
SharePoint Serverを社内に構築することで、クラウドを介さずに同時編集機能を利用できます。
ただし、SharePoint Serverの導入には専門的な知識と相応のコストが必要であり、中小企業にとってはハードルが高い選択肢です。
また、オンプレミス版はクラウド版と比較して機能のアップデートが遅れるため、最新機能を利用できない場合があります。
| サービス | 同時編集 | 特徴 |
|---|---|---|
| OneDrive/SharePoint | ◎ 完全対応 | Excel本来の同時編集機能がフル活用可能 |
| Googleスプレッドシート | ◎ 完全対応 | 無料で安定した同時編集、ただしExcelとの互換性に注意 |
| Dropbox | △ 制限あり | 競合コピーが作成される可能性あり |
| Box | △ 制限あり | Dropboxと同様の制限 |
| SharePoint Server | ○ 対応 | オンプレミス環境向け、導入コスト高 |
どの選択肢も完璧ではなく、それぞれにトレードオフがあります。
自社の要件、予算、セキュリティポリシー、既存のシステム環境などを総合的に考慮して、最適な方法を選択してください。
・Microsoft製品との統合重視 → OneDriveまたはSharePointへの移行が最も確実
・コストを抑えて手軽に始めたい → Googleスプレッドシートも有力な候補
・クラウド利用不可の環境 → SharePoint Serverを検討
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介将来的な拡張性も考慮して、長期的な視点で選択することをおすすめします
レガシー共有ブックから新しいリアルタイム共同編集への移行
Excelには以前から「ブックの共有」という機能が存在しており、複数のユーザーが同時にファイルを編集できる仕組みが提供されていました。
しかし、この従来の共有ブック機能（レガシー共有ブック）と、現在推奨されている新しい共同編集機能は、技術的な仕組みも使い勝手も大きく異なります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「ブックの共有」ボタンが見当たらない…という方も多いのではないでしょうか？それは仕様変更によるものなんです！
レガシー共有ブック機能は、ローカルネットワーク上のファイルサーバーで複数ユーザーが同時に作業することを想定して設計された古い機能です。
一方、新しい共同編集機能は、クラウドストレージを活用したリアルタイム同期を前提としており、より高度な競合解決や変更履歴の管理が可能です。
このセクションでは、レガシー共有ブックから新しい共同編集機能への移行方法と、両者の違いについて詳しく解説します。
既存の運用を変更する際の参考にしてください。
レガシー共有ブック機能が表示されない理由
Excel 365やExcel 2019以降のバージョンを使用している場合、「校閲」タブを見ても「ブックの共有」ボタンが見当たらないことがあります。
これは、Microsoftがレガシー共有ブック機能をデフォルトで非表示にしているためです。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「機能が消えた！」と焦る方も多いですが、廃止ではなく”非表示”になっているだけなんです。
Microsoftがこの機能を非表示にした理由は、新しい共同編集機能への移行を促進するためです。
新しい共同編集機能は、これらの制約を解消し、より快適な共同作業体験を提供します。
そのため、Microsoftは新規ユーザーにはレガシー機能ではなく新機能を使ってもらいたいと考えており、デフォルトでは非表示としています。
レガシー共有ブック機能をリボンに追加する手順を説明します。
Excelを開き、リボン上の任意の場所を右クリックして「リボンのユーザー設定」を選択します。
または、「ファイル」メニューから「オプション」を選び、「リボンのユーザー設定」を選択しても同じ画面にアクセスできます。
左側の「コマンドの選択」ドロップダウンから「リボンにないコマンド」を選択します。
表示されたコマンド一覧から「ブックの共有（レガシ）」を探します。
コマンドはアルファベット順または五十音順に並んでいるため、スクロールして探すか、先頭の文字を入力して絞り込んでください。
右側のリボンタブ一覧で、ボタンを追加したいタブを選択します。
通常は「校閲」タブが適切です。
タブを展開し、ボタンを追加したいグループを選択するか、「新しいグループ」ボタンをクリックして新しいグループを作成します。
グループを選択した状態で、左側の「ブックの共有（レガシ）」を選び、中央の「追加」ボタンをクリックします。
最後に「OK」をクリックして設定を保存します。
これで、校閲タブに「ブックの共有（レガシ）」ボタンが追加され、レガシー共有ブック機能を使用できるようになります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ボタンの追加自体は簡単ですが、この機能は非推奨です。可能であれば新しい共同編集機能への移行を検討しましょう！
新しい共同編集機能と以前の共有ブック機能の違い
レガシー共有ブック機能と新しい共同編集機能は、名前は似ていますが、技術的な仕組みと提供される機能が大きく異なります。
両者の違いを正しく理解することで、移行の必要性とメリットを判断できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「名前が似ているから同じでしょ？」と思いがちですが、実は中身は全く別物なんです！
📝 リアルタイム同期に関する違い
リアルタイム同期に関する違いは最も重要なポイントです。
レガシー共有ブック機能では、各ユーザーの変更は手動で保存するまで他のユーザーに反映されません。
保存のタイミングで変更が統合され、競合があれば手動で解決する必要がありました。
一方、新しい共同編集機能では、変更が数秒以内に自動的にクラウドに同期され、他のユーザーの画面にリアルタイムで反映されます。
誰がどのセルを編集しているかも視覚的に確認でき、真の意味での「同時編集」が実現します。
📝 変更履歴の管理方法の違い
レガシー共有ブック機能にも変更履歴機能はありましたが、履歴の保持期間に制限があり、一定期間が過ぎると古い履歴は自動的に削除されていました。
新しい共同編集機能では、OneDriveやSharePointのバージョン履歴機能と連携しており、より長期間にわたって変更履歴を保持できます。
また、任意の時点のバージョンに復元することも容易です。
📝 利用できる機能の範囲の違い
レガシー共有ブック機能が有効になっているファイルでは、テーブル機能、条件付き書式の一部、ピボットテーブルの作成、シートの保護、セルの結合など、多くの機能が制限されていました。
これは、複数ユーザーの同時編集と競合する可能性がある機能を無効化していたためです。
新しい共同編集機能では、これらの機能の多くが利用可能であり、より自由度の高い作業ができます。
ただし、前述の通りマクロやVBAの実行には依然として制限があります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ピボットテーブルやテーブル機能が使えるようになるのは、実務上かなり大きなメリットですね！
📝 競合解決の仕組みの違い
レガシー共有ブック機能では、同じセルを複数ユーザーが編集した場合、後から保存したユーザーに対して競合解決ダイアログが表示され、どちらの変更を採用するか手動で選択する必要がありました。
新しい共同編集機能では、同じセルの同時編集を検知して警告を表示し、競合を未然に防ぐ仕組みが導入されています。
また、競合が発生した場合も、より洗練された方法で解決されます。
📝 必要な環境の違い
レガシー共有ブック機能は、ローカルネットワーク上のファイルサーバーでも動作し、クラウドサービスへの接続は必要ありませんでした。
そのため、インターネット接続がない環境やセキュリティ上の理由でクラウドを使用できない環境でも利用可能でした。
新しい共同編集機能は、OneDrive、SharePoint、またはTeamsへのファイル保存が必須であり、インターネット接続が必要です。
| 比較項目 | レガシー共有ブック | 新しい共同編集 |
|---|---|---|
| リアルタイム同期 | 手動保存時のみ反映 | 数秒以内に自動反映 |
| 変更履歴 | 保持期間に制限あり | 長期間保持可能 |
| 利用可能機能 | 多くの機能が制限 | ほとんどの機能が利用可能 |
| 競合解決 | 手動で選択 | 自動検知・警告 |
| 必要環境 | ローカルネットワークでも可 | クラウド接続必須 |
共有解除・レガシー機能から移行する手順
現在レガシー共有ブック機能を使用しているファイルを、新しい共同編集機能に移行するためには、まずレガシー共有を解除し、その後ファイルをOneDriveまたはSharePointにアップロードする必要があります。
ここでは、移行の具体的な手順と注意点を解説します。
移行作業を始める前に、いくつかの準備と確認を行いましょう。
まず、現在ファイルを編集中のユーザーがいないことを確認してください。
移行作業中に他のユーザーが編集を行うと、変更が失われる可能性があります。
全員がファイルを閉じたことを確認してから作業を開始してください。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介作業前にチームメンバーへ「これから移行作業をするのでファイルを閉じてください」と連絡しておくと安心です！
次に、ファイルのバックアップを作成します。
万が一移行作業で問題が発生した場合に備えて、元のファイルのコピーを別の場所に保存しておきましょう。
レガシー共有ブック機能を解除する手順を説明します。
レガシー共有が有効になっているExcelファイルを開きます。
このとき、他のユーザーが同時に開いていないことを再度確認してください。
「校閲」タブに移動し、「ブックの共有」ボタンをクリックします。
このボタンが表示されていない場合は、前のセクションで説明した手順でリボンに追加してください。
「ブックの共有」ダイアログボックスが表示されたら、「編集」タブで「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」のチェックボックスをオフにします。
「OK」をクリックすると、共有が解除されます。
この時点で、変更履歴が削除される旨の警告が表示される場合があります。
続行してよければ「はい」をクリックしてください。
共有が解除されたら、ファイルを保存します。
この時点で、ファイルは通常のExcelブックに戻り、レガシー共有ブック特有の制限が解除されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ここまでで「レガシー共有の解除」が完了です。続いてクラウドへのアップロードを行いましょう！
続いて、ファイルをOneDriveまたはSharePointにアップロードします。
「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選択し、保存先として「OneDrive」または「SharePoint」を選びます。
適切なフォルダを選択し、「保存」をクリックします。
アップロードが完了すると、画面左上に「自動保存」トグルが表示されます。
これがオンになっていることを確認してください。
最後に、チームメンバーに新しいファイルの場所を共有します。
「共有」ボタンをクリックして共有リンクを発行するか、SharePointやTeamsのファイルライブラリに配置して、メンバーがアクセスできるようにしてください。
移行時の注意点として、レガシー共有ブックで設定されていた変更履歴の追跡設定は、共有解除時にリセットされます。
新しい共同編集機能では、OneDriveやSharePointのバージョン履歴機能が変更履歴の役割を果たすため、移行後は必要に応じてバージョン履歴の設定を確認してください。
また、レガシー共有ブックで使用していたユーザー別のアクセス権限は、新しい環境では再設定が必要です。
OneDriveやSharePointの共有設定で、適切なアクセス権限を設定してください。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介移行が完了したら、チームメンバーと一緒に新しい環境での動作確認を行いましょう。全員がアクセスできるか、同時編集が正しく動作するかをチェックしてから本格運用を開始するのがおすすめです！
株式会社スーツ 代表取締役社長CEO
2013年3月に、新卒で入社したソーシャル・エコロジー・プロジェクト株式会社（現社名：伊豆シャボテンリゾート株式会社、東証スタンダード上場企業）の代表取締役社長に就任。同社グループを7年ぶりの黒字化に導く。2014年12月に株式会社スーツ設立と同時に代表取締役に就任。2016年4月より総務省地域力創造アドバイザー及び内閣官房地域活性化伝道師。2019年6月より国土交通省PPPサポーター。2020年10月にYouTuber事務所の株式会社VAZの代表取締役社長に就任。月次黒字化を実現し、2022年1月に上場企業の子会社化を実現。2022年12月にスーツ社を新設分割し同社を商号変更、新たに株式会社スーツ設立と同時に代表取締役社長CEOに就任。
現在、スーツ社では、チームのタスク管理ツール「スーツアップ」の開発・運営を行い、中小企業から大企業のチームまで、日本社会全体の労働生産性の向上を目指している。