SharePoint(シェアポイント)でタスク管理する方法｜作成手順から活用テクニックまで完全解説
「SharePointでタスク管理ができるって聞いたけど、具体的にどう設定すればいいの？」
「エクセルでのタスク管理に限界を感じているけど、SharePointに移行する価値はあるの？」
「プランナーなど似たツールが多くて、どれを使えばいいかわからない」
このような悩みを抱えていませんか？
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Microsoft 365を契約しているのに、SharePointの機能を十分に使いこなせていない企業は意外と多いんです
Microsoft 365を導入している企業の多くが、SharePointの機能を十分に活用できていないのが現状です。
非効率なタスク管理を続けていると、さまざまな問題が発生します。
エクセルからSharePointへの移行メリットや、プランナーとSharePointリストの違いについても詳しく比較しています。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介この記事を読み終える頃には、SharePointを使った効率的なタスク管理環境の構築方法がしっかり理解できるようになりますよ
目次
Microsoft 365を導入している企業の中には、SharePointでタスク管理ができることをご存知ない方も多いのではないでしょうか。
実は、SharePointには複数人でのタスク管理に適した優れた機能が備わっています。
エクセルでの管理から脱却したい企業にとって、非常に有効な選択肢となります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「SharePointって難しそう…」と思う方もいるかもしれませんが、基本的な使い方はエクセルに似ているので安心してください！
📝 SharePointでタスク管理する最大のメリット
SharePointでタスク管理を行う最大のメリットは、Microsoft 365の契約に含まれているため追加コストなく利用できる点です。
Microsoft 365をご契約の企業様であれば、SharePointリストを活用したタスク管理の導入には、追加のサーバーやコストは発生しません。
専用のタスク管理ツールを導入する場合と比較して、圧倒的にコストを削減できます。
SharePointでは、タスク名、担当者、期限、ステータス、優先度などの項目を自由にカスタマイズできるリスト機能を中心に、チーム全体でリアルタイムにタスクの進捗を共有することが可能です。
複数のメンバーが同時にリストを編集でき、変更内容は即座に全員に反映されます。
これにより、エクセルファイルをメールでやり取りしていたような非効率な作業から解放されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「誰が最新版を持っているの？」という混乱から解放されるのは、本当に大きなポイントですね。
また、SharePointはクラウド型のサービスであるため、場所やデバイスを問わずアクセスできます。
PCだけでなく、タブレットやスマホでも閲覧可能と、デバイスを選ばないのもポイントです。
リモートワークが普及した現代において、この柔軟性は大きな強みとなっています。
企業のデータを扱う上で、このセキュリティの信頼性は非常に重要です。
Microsoft 365には複数のタスク管理ツールが存在するため、どれを使えばよいか迷う方が多いのではないでしょうか。
ここでは、SharePointリスト（Microsoft Lists）、Microsoft Planner、タスクアプリの3つの違いと使い分けについて解説します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「結局どれを使えばいいの？」という疑問を解消していきましょう！
📝 SharePointリスト（Microsoft Lists）の特徴
SharePointリスト（Microsoft Lists）は、Microsoft 365に含まれるリスト作成・管理ツールです。
エクセルのような表形式でタスクを管理しながら、複数メンバーでのリアルタイム共同編集が可能になります。
基本的な機能として、タスク名、担当者、期限、ステータス、優先度などの項目を標準で設定できます。
カスタマイズ性が非常に高く、予算、関連部署、承認者、添付ファイル、コメント欄などを自由に設定可能です。
各フィールドには、テキスト、数値、日付、選択肢、ユーザー選択など20種類以上のデータ型が用意されています。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズできるのが、SharePointリストの最大の強みですね。
📝 Microsoft Plannerの特徴
一方、Microsoft Plannerは、より直感的なタスク管理に特化したツールです。
Plannerは、簡単にチームタスクの整理や共同作業をすることができます。
Plannerにはボードがあり、ボードではタスクをバケットにまとめて整理することができます。
進捗状況や担当メンバーごとにタスクを分類することができます。
カンバン形式のボード表示が標準で、ドラッグ＆ドロップでタスクを移動できるため、視覚的に進捗を把握しやすいのが特徴です。
また、Plannerは、自分に新しいタスクが割り振られたときや、自分が会話に追加されたときにそのことを知らせるメールが送信されます。
通知機能が標準で備わっているため、タスクの見落としを防ぎやすいという利点があります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「付箋を貼り替える感覚」で使えるので、タスク管理ツールに慣れていない方でも直感的に操作できますよ。
📝 タスクアプリ（SharePointのタスク機能）の特徴
タスクアプリ（SharePointのタスク機能）は、SharePointサイト内で使用できるアプリで、ガントチャートやタイムライン表示に強みがあります。
アプリを追加してタスクを作成することで、自動的にガントチャートやタイムラインを作成することができるので、進捗管理に役立ちます。
プロジェクト全体のスケジュールを視覚的に把握したい場合に適しています。
これらのツールの使い分けについては、以下の基準で選択するとよいでしょう。
| ツール名 | 特徴 | 適した用途 |
|---|---|---|
| SharePointリスト | カスタマイズ性が高い・データベース的管理 | 複雑なプロジェクト・細かな権限設定が必要な場合 |
| Microsoft Planner | 直感的操作・カンバン形式 | 小〜中規模チームの日常タスク管理 |
| タスクアプリ | ガントチャート・タイムライン表示 | プロジェクト全体のスケジュール管理 |
まず、カスタマイズ性を重視する場合やデータベース的な管理が必要な場合は、SharePointリストが最適です。
SharePointはカスタマイズの王様であり、タスクのステータスや列を追加し、細かな権限設定も可能です。
より細かいコントロールが必要な場合はSharePointが適しています。
一方、シンプルで直感的な操作を重視する場合や、小〜中規模のチームでの日常的なタスク管理には、Plannerが向いています。
シンプルさを重視するならPlannerが最適です。
設定済みのタスクステータスとわかりやすいレイアウトが特徴です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介迷ったら「カスタマイズ重視→SharePointリスト」「シンプル重視→Planner」と覚えておくと判断しやすいですよ。
- SharePointリスト：特定のSharePointサイトの中に作成される（事前にWebサイト構築が必要）
- Microsoft Lists：作成者のOneDriveの中にリストが作成される（サイト構築不要で単体利用可能）
多くの企業では、タスク管理にエクセルを使用しているケースが少なくありません。
エクセルは使い慣れたツールであり、手軽にタスク一覧を作成できる点では便利です。
しかし、チームでのタスク管理においては、いくつかの重大な限界があります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介エクセルでのタスク管理、思い当たる課題がある方も多いのではないでしょうか？
- 同時編集の制約：複数人が編集しようとするとファイルがロックされる
- バージョン管理の混乱：どれが最新版かわからなくなる
- リアルタイム共有の困難：更新状況の把握にタイムラグが発生
エクセルでのタスク管理における最大の問題点は、同時編集の制約です。
複数人が同じファイルを編集しようとすると、ファイルがロックされてしまったり、別々のファイルを編集した結果、どれが最新版かわからなくなったりすることがあります。
「最新版_v2_final_確定版.xlsx」のようなファイル名が増えていく経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介あるある！「最新版」がいくつもあって、結局どれが本当の最新なのかわからない…という状況、よく聞きます。
また、エクセルは本来表計算ソフトであり、タスク管理に最適化されているわけではありません。
エクセルは表計算機能に特化したアプリであり、関数を使っての計算や、データの集計および分析、グラフの作成などを得意とします。
これに対してMicrosoft Listsはデーターベースアプリであり、データを蓄積して管理することや、チーム内の情報共有や共同作業がしやすい点が特徴です。
さらに、エクセルファイルをメールで共有する運用では、タスクの更新状況をリアルタイムで把握することが困難です。
担当者がファイルを更新しても、他のメンバーに共有されるまでタイムラグが発生し、古い情報に基づいて作業を進めてしまうリスクがあります。
SharePointに移行することで、これらの課題は大きく改善されます。
- リアルタイム同期と同時編集
- 柔軟な権限管理
- Microsoft 365との連携
- ビューのカスタマイズ
第一に、リアルタイム同期と同時編集が可能になります。
SharePointがクラウド型のツールであるためで、ツール上でタスクの作成・編集を行うだけで、その情報がリアルタイムで反映されます。
メンバーがアクセスさえすれば、タスク情報や進捗状況を簡単に確認できるため、チームでのタスク共有もスムーズに行えるでしょう。
第二に、柔軟な権限管理が可能です。
SharePointでは、タスクごとや列ごとに閲覧・編集権限を細かく設定できます。
機密性の高いタスクは特定のメンバーだけが閲覧できるようにするなど、組織のセキュリティポリシーに合わせた運用が実現します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「このタスクは管理職だけが見られるようにしたい」といった細かな設定ができるのは、企業利用では必須の機能ですね。
第三に、Power AutomateやTeamsなどMicrosoft 365の他サービスとシームレスに連携できます。
Power Automateを活用して定型業務を自動化する、他のアプリと連携するなど、さまざまな活用方法があります。
例えば、期限が近づいたタスクの自動リマインド通知を設定したり、Teamsのチャネルにタスクリストを表示したりすることが可能です。
第四に、ビューのカスタマイズにより、必要な情報を素早く把握できます。
ビューのカスタマイズにより、期限が近いタスクや担当者別のタスクなど、見やすいビューを作成可能です。
「自分のタスクだけ」「今週期限のタスクだけ」といったフィルタリングも簡単に行えます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介毎朝「今日やるべきタスク」だけを一覧で確認できるのは、業務効率化に直結しますね！
ここからは、SharePointでタスク管理リストを作成する具体的な手順を解説します。
「今日中に動くタスク管理リストを作りたい」という方に向けて、迷わず実行できるよう、ステップバイステップで説明していきます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介この手順に沿って進めれば、初めての方でも30分程度でタスク管理環境を構築できますよ！
Step1：チームサイトを作成する
タスク管理リストを設置するためには、まずSharePointにチームサイトを作成する必要があります。
チームサイトは、プロジェクトやチーム、部署内での情報共有に適した設計のサイトです。
Microsoft 365にサインインし、アプリランチャー（左上の9つの点のアイコン）からSharePointを選択します。
SharePointのスタートページが表示されたら、「＋サイトの作成」ボタンをクリックしてください。
サイトの種類を選択する画面が表示されたら、「チームサイト」を選択します。
ポータルサイトには「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の2種類があります。
タスク管理ではメンバー間での共同編集が必要となるため、チームサイトを選びましょう。
プロジェクト名やチーム名など、わかりやすい名前を設定してください。
例えば「営業部タスク管理」「新商品開発プロジェクト」といった名前が適切です。
サイト名を入力すると、自動的にサイトアドレス（URL）も生成されます。
プライバシー設定では、「プライベート」または「パブリック」を選択できます。
プライベートを選択すると、招待されたメンバーのみがサイトにアクセスできるようになります。
グループメールアドレスの設定（Microsoft 365グループとの連携用）を必要に応じて行います。
最後に「完了」ボタンをクリックすると、チームサイトが作成されます。
作成完了後、自動的に新しいサイトのホームページに移動します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介チームサイトの作成は5分もあれば完了します。次はいよいよタスク管理用のリストを作成していきましょう！
Step2：タスク管理用リストを作成する（テンプレート活用）
チームサイトが作成できたら、次はタスク管理用のリストを作成します。
SharePointでは、テンプレートを活用することで効率的にリストを構築できます。
サイトのホームページで「＋新規」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「リスト」を選択します。
リストの作成は以下の4つの方法から選択できます。
- 空白のリスト
- 既存リストから
- エクセルから
- CSVから
また、豊富なテンプレートが用意されているので、用途に沿ったリストを作成することも可能です。
テンプレート選択画面では、タスク管理に適したテンプレートが複数用意されています。
テンプレートには各種申請書などワークフローに使えるものから、「作業の進捗追跡」など進捗管理に活用できるものなどがあります。
「作業の進捗状況の追跡」や「案件管理」などのテンプレートを選択すると、タスク管理に必要な基本的な列があらかじめ設定された状態でリストが作成されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ゼロから作成したい場合は「空白のリスト」を選択してください。リスト名は「プロジェクトタスク」「週次ToDo」など、用途がわかりやすい名前にしましょう！
📝 既存エクセルからの移行方法
既存のエクセルファイルでタスクを管理している場合は、「エクセルから」を選択することでデータをインポートできます。
インポートする際はエクセルのデータがテーブル形式になっている必要があります。
列見出しがある表形式のデータであれば、スムーズに移行できます。
リストが作成されると、サイトコンテンツに追加され、すぐにタスクの登録を開始できる状態になります。
Step3：必須列をカスタマイズする（担当者・期限・ステータス・優先度）
リストを作成したら、タスク管理に必要な列をカスタマイズしていきます。
効果的なタスク管理のためには、最低限以下の列を設定することをお勧めします。
- 担当者：誰がタスクを実行するか
- 期限：いつまでに完了させるか
- ステータス：現在の進捗状況
- 優先度：タスクの重要度・緊急度
タスク名（タイトル）列は、リスト作成時に自動的に作成されています。
タスクの内容がひと目でわかる簡潔な名前を入力する列として使用します。
| 列名 | 列の種類 | 設定のポイント |
|---|---|---|
| 担当者 | ユーザー | 複数担当者が必要な場合は「複数選択を許可」にチェック |
| 期限 | 日付と時刻 | 日付のみで十分な場合は「日付のみ」を選択 |
| ステータス | 選択肢 | 「未着手」「進行中」「完了」「保留」などを設定 |
| 優先度 | 選択肢 | 「高」「中」「低」を設定 |
リストの上部にある「＋列の追加」をクリックし、列の種類として「ユーザー」を選択します。
列名を「担当者」と入力し、設定を保存してください。
ユーザー型の列を使用すると、組織内のメンバーを選択してタスクに割り当てることができます。
「＋列の追加」から「日付と時刻」を選択します。
列名を「期限」や「締切日」と設定してください。
時間まで必要な場合は「日付と時刻」を選択してください。
「＋列の追加」から「選択肢」を選択します。
列名を「ステータス」とし、選択肢として「未着手」「進行中」「完了」「保留」などを設定します。
業務フローに合わせて選択肢をカスタマイズしてください。
色を設定することで、ステータスを視覚的に区別しやすくなります。
同様に「選択肢」型で作成します。
「高」「中」「低」といった選択肢を設定し、タスクの重要度や緊急度を管理できるようにします。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介カスタマイズ可能な列により、タスク名、担当者、期限、ステータスなど、必要な情報を自由に追加できます。組織やプロジェクトの特性に合わせて、最適な列構成を設計してくださいね！
📝 追加で検討したい列
基本列に加えて、必要に応じて以下のような列を追加することも検討してください。
- カテゴリ：タスクの種類や関連するプロジェクトを分類
- 進捗率：数値型を使用してパーセンテージで進捗を管理
- 備考：複数行テキスト型を使用して詳細な説明やメモを記録
Step4：ボードビューでカンバン形式に切り替える
列の設定が完了したら、タスクをより視覚的に管理できるボードビューを設定しましょう。
ボードビューは、Plannerのようなカンバン形式でタスクを表示する機能で、ステータスごとにタスクをカード形式で並べて表示できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介SharePointリストの「ボードビュー」を利用することで、Plannerさながらの見た目でタスク管理ができるようになりますよ！
画面右上の「すべてのアイテム」を選択後、「新しいビューを作成する」をクリックします。
入力画面に切り替わったら「ビュー名」の箇所に任意の名称を入力します。
「ボード」を選択し、「ボードの整理」にて「ステータス」を選びます。
最後に「作成」を選択すると、全てのタスクがボードビューにて表示されます。
ボードビューでは、カードのドラッグ＆ドロップで、進捗やステータスを簡単にアップデートできます。
タスクのステータスを変更したい場合は、カードをドラッグして別のステータス列にドロップするだけで更新できます。
カードに表示する情報をカスタマイズしたい場合は、ビュー名の横にあるメニューから「カードのカスタマイズ」を選択します。
担当者、期限、優先度など、カード上に表示したい列を選択できます。
- グループ化は選択肢列のみ：ユーザー名や期日によるグループ化は不可
- 通知機能がデフォルトで無効：期日が迫った場合やタスク完了時の通知メールは届かない
- 通知が必要な場合はPower Automate等による設定が別途必要
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介担当者別や期日別でのグループ化が必要な場合は、フィルター機能を活用するか、通常のリストビューと併用してくださいね！
Step5：Teams(チームズ)と連携してチームに共有する
タスク管理リストが完成したら、Microsoft Teamsと連携してチームメンバー全員がすぐにアクセスできる状態にしましょう。
TeamsにSharePointリストをタブとして追加することで、チャットやオンライン会議と同じ場所でタスクを確認・更新できるようになります。
TeamsとSharePointはもともと密接に連携しており、タスクリストの共有も簡単に行えます。
各チームは、チームメンバーシップが格納されているMicrosoft Entra IDのMicrosoft 365グループに接続されています。
チームの「ファイル」タブに表示されるファイルは、SharePointサイトに保存されます。
Teamsで、チャネルページを選択します。
チャネル名の右側にあるタブバーの「+」を選択します。
タブ追加のダイアログが表示されたら、検索ボックスで「SharePoint」と入力するか、一覧から「SharePoint」を選択してください。
「リスト」タブをクリックし、今回追加したリスト名を選択し、「保存」をクリックします。
チャネル上にリストがタブとして追加されます。
タブを追加すると、チャネルへの投稿で通知するかどうかを選択できます。
「このタブに関するチャネルに投稿」チェックボックスをオンにすると、Teamsチャネルで通知が自動的に生成され、同僚にこのタブが追加されたことを知らせることができます。
- 普段のコミュニケーションツールから離れずにタスクを確認・更新
- タブ上からリストデータの追加変更、列の追加やプルダウンの項目追加も可能
- チャネル参加メンバーは自動的に編集可能：SharePoint上での別途アクセス権設定が不要
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介これで、チームメンバー全員がTeamsから直接タスクリストにアクセスし、タスクの確認や更新ができるようになりました！日常的にTeamsを使用しているチームであれば、タスク管理の定着もスムーズに進むでしょう。
基本的なタスク管理リストを作成できたら、より高度なプロジェクト管理機能にも挑戦してみましょう。
特に要望の多い「サブタスク」と「ガントチャート」の実現方法について解説します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介エクセルやPlannerでは物足りない…という方にこそ、SharePointの拡張機能がおすすめです！
サブタスクは、大きなタスクを細かい作業に分解して管理する機能です。
例えば「新製品の企画書作成」という親タスクに対して、「市場調査」「競合分析」「コンセプト策定」といった子タスクを紐づけることで、作業の全体像と詳細を同時に把握できます。
ガントチャートは、タスクの開始日から終了日までを横棒で表示し、プロジェクト全体のスケジュールを視覚的に把握できる表示形式です。
打ち合わせ期間、設計期間、開発期間、さらにその期間にどの担当者をつけるのかをエクセルで管理していたものが、SharePointを使うことでより効率的に管理できるようになります。
サブタスクの作り方：ルックアップ列で親子関係を設定
SharePointリストには、Plannerのような標準のサブタスク機能は備わっていません。
しかし、「ルックアップ列」という機能を活用することで、タスク間の親子関係を表現できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ルックアップ列を使えば、既存のリストデータを参照できるので、タスク同士の関連付けが簡単にできますよ
ルックアップ列とは、他のリストやライブラリの情報を参照して表示する列のことです。
同じリスト内の他のアイテムを参照することで、タスク同士の関連付けが可能になります。
タスク管理リストの上部にある「＋列の追加」をクリックし、列の種類から「ルックアップ」を選択してください。
列名は「親タスク」と入力します。
「情報の取得元」では、同じタスク管理リストを選択します。
「この列内」では、「タイトル」列を選択してください。
これにより、同じリスト内の他のタスクのタイトルを選択できるようになります。
設定を保存すると、新しいタスクを追加する際に「親タスク」列で既存のタスクを選択できるようになります。
子タスクを登録する際に、その親となるタスクを選択することで、親子関係が設定されます。
この設定により、以下のような運用が可能になります。
📝 サブタスクの運用例
親タスクとなる大きな作業項目を先に登録します。
例えば「Webサイトリニューアル」というタスクを作成します。
次に、子タスクとして細分化した作業を登録します。
「要件定義」「デザイン作成」「コーディング」「テスト」といったタスクを作成し、それぞれの「親タスク」列で「Webサイトリニューアル」を選択します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介フィルタービューやグループ化を活用すると、さらに見やすくなりますよ！
親タスクでフィルタリングしたビューを作成すれば、特定のプロジェクトに紐づくタスクだけを表示することも可能です。
「すべてのアイテム」の横にあるドロップダウンから「新しいビューを作成する」を選択し、フィルター条件で「親タスク」が特定の値と等しいものだけを表示するように設定してください。
また、「親タスク」列でグループ化したビューを作成すると、親タスクごとにタスクがまとまって表示され、階層構造が把握しやすくなります。
グループ化の設定は、ビューの編集画面で「グループ化」オプションから「親タスク」列を選択することで行えます。
ガントチャート表示：タスクアプリとPower BIの活用法
SharePointでガントチャートを表示する方法は、大きく分けて2つあります。
SharePointの「タスク」アプリを使用する方法と、Power BIと連携する方法です。
それぞれの特徴と設定方法を解説します。
| 方法 | 特徴 | おすすめの利用シーン |
|---|---|---|
| タスクアプリ | 標準機能で手軽に利用可能 | シンプルなスケジュール管理 |
| Power BI連携 | 高度な分析・可視化が可能 | 詳細な進捗分析が必要な場合 |
タスクアプリを使用する方法
SharePointには、ガントチャートとタイムライン表示に対応した「タスク」アプリが用意されています。
このアプリを追加することで、タスクの期間を視覚的に把握できるようになります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介タスクアプリは追加費用なしで使えるので、まずはこちらから試してみましょう
SharePointをブラウザ上で開きます。
「新規」から「アプリ」を選択するか、右上の歯車マークをクリックして「アプリの追加」をクリックします。
アプリの追加画面で、「従来の環境」をクリックします。
「タスク」がガントチャート作成のアプリになりますので、クリックします。
タスクの名前を記載し、「作成」をクリックします。
タスクで作成したファイルは、SharePointのサイトコンテンツに追加されます。
作成したタスクアプリをクリックして開きましょう。
タスク編集画面に移動したら「新しいタスク」もしくは「編集」をクリックして、タスクを記入していきます。
タスクを登録する際は、タスク名、開始日、期限、担当者などの情報を入力します。
開始日と期限を設定することで、自動的にタイムライン上にタスクの期間が表示されます。
タスク名の横に表示された「…」をクリックし、「タイムライン」を選択すると画面上部のタイムラインに、そのタスクの期間と日付が視覚的なグラフで表示されます。
ガントチャートのデザインも見やすく変更することは可能です。
デザインを変更したいガントチャートのタスクをクリックすると、新たにタイムラインのタブが表示され、文字色を変えるといったことが可能です。
その他、歯車をクリックして背景を変更することも可能です。
Power BIを使用する方法
より高度なガントチャート表示や分析機能が必要な場合は、Power BIとの連携が有効です。
Power BIは、Microsoft 365に含まれるビジネスインテリジェンスツールで、SharePointのデータを視覚的に表現できます。
SharePointのタスクデータをPower BIに連携させることで、より詳細な分析や可視化が可能になります。
チームの生産性やプロジェクトの進捗状況を様々な角度から分析し、改善点を見出すことができます。
- データ取得：Power BI Desktopから「SharePoint Onlineリスト」を選択してタスク管理リストのデータを読み込む
- ビジュアル追加：Microsoft AppSourceから無料のガントチャートカスタムビジュアルをダウンロード
- フィールド設定：タスク名、開始日、終了日、担当者などのフィールドを設定
- 共有：作成したレポートをSharePointページやTeamsに埋め込んで共有
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Power BIは学習コストがかかるので、まずはタスクアプリで試してみることをおすすめします
なお、SharePointのガントチャート作成で、エクセルのデータをインポートして、ガントチャート作成をするということはできません。
現状、エクセルのデータをインポートすることができるのはテーブルとして書式設定をしたファイルのみになります。
既存のエクセルデータをガントチャートに反映したい場合は、先にリストにデータを移行してから、タイムライン表示を設定する手順となります。
基本的なタスク管理リストの設定が完了したら、日常運用をさらに効率化するための実践的なテクニックを導入しましょう。
ここでは、カスタムビューの活用、Power Automateによる自動通知、案件管理への応用という3つのテクニックを紹介します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介これらのテクニックを組み合わせることで、タスクの見落としを防ぎ、チーム全体の生産性を大幅に向上させることができますよ！
カスタムビューで「自分のタスク」「期限超過」を即把握
タスクが増えてくると、リスト全体を眺めるだけでは必要な情報を素早く把握することが難しくなります。
カスタムビューを作成することで、「自分が担当するタスクだけ」「期限が超過しているタスクだけ」といった条件でフィルタリングし、必要な情報に即座にアクセスできるようになります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介リスト形式だけでなく、カレンダー形式やギャラリー形式、ボード形式などにも変更できます。リストが見づらいと感じたら、表示方法を変えてみましょう！
📝 「自分のタスク」ビューの作成
自分が担当しているタスクだけを表示するビューを作成します。
リストの右上にある「すべてのアイテム」をクリックし、「新しいビューを作成する」を選択します。
ビュー名を「自分のタスク」と入力し、ビューの種類は「リスト」を選択してください。
「フィルター」セクションで、「担当者」列が「[自分]」と等しいという条件を設定します。
SharePointでは「[自分]」という特殊な値を使用することで、ログインしているユーザー自身を自動的に参照できます。
この設定により、リストを開いた人それぞれが自分の担当タスクだけを確認できるビューが完成します。
📝 「期限超過」ビューの作成
期限を過ぎているにもかかわらず完了していないタスクを表示するビューを作成します。
同様に新しいビューを作成し、ビュー名を「期限超過」と設定します。
「フィルター」セクションで、以下の2つの条件を設定します。
- 「期限」列が「[今日]」より小さい（過去の日付）
- 「ステータス」列が「完了」と等しくない
これにより、期限を過ぎたまま未完了のタスクが一覧表示され、対応漏れを素早く発見できます。
📝 「今週の期限」ビューの作成
今週中に期限が到来するタスクを表示するビューも便利です。
フィルター条件として、「期限」列が「[今日]」以上、かつ「[今日]+7」以下という条件を設定します。
これにより、今日から1週間以内に期限が来るタスクを確認できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介作成したビューは、リスト上部のビュー切り替えドロップダウンからいつでも選択できます。よく使うビューはデフォルトビューに設定しておくと便利ですよ！
Power Automate(パワーオートメイト)で期限リマインダーを自動通知
SharePointリストには、Plannerのような自動通知機能が標準では備わっていません。
しかし、Power Automateを使用することで、期限前に自動でリマインダー通知を送る仕組みを構築できます。
- 期限切れアイテムのメールリマインダー送信
- Teamsへの自動通知
- 担当者への個別リマインダー配信
📝 簡単な方法：SharePointリストのアラーム機能を使用
最も簡単な方法は、SharePointリストに組み込まれているアラーム機能を使用することです。
アラームを設定したいリストにアクセスします。
「自動化」から「アラームを設定」をクリックします。
アラームの基準日にする列を選択します。
Power Automateの接続の許可を要求されるため、「続行」をクリックします。
フロー名と、何日前に通知をするかを入力します。
この機能を使えば、数クリックで期限前リマインダーの設定が完了します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介自分自身へのリマインダーであれば、SharePoint上から簡単に作成できます。特定の担当者への通知やTeams投稿など、より高度な設定をしたい場合はPower Automateでフローを一から作成しましょう！
📝 高度な方法：Power Automateでフローを一から作成
特定の人にリマインダーを送る場合は、Power Automateからフローを作成します。
基本的なフローの構成は以下のとおりです。
トリガーとして「スケジュール」の「繰り返し」を設定します。
「組み込み」タブで「スケジュール」コネクタをクリックし、トリガーとして「繰り返し」を選択します。
間隔は「1」、頻度は「日」を選択し、タイムゾーンとして「(UTC+09:00)大阪、札幌、東京」を選択、設定時刻を入力します。
SharePointの「複数の項目の取得」アクションを追加します。
「サイトのアドレス」と「リスト名」からSharePointリストを特定します。
「詳細オプションを表示する」をクリックすると「フィルタークエリ」という項目があり、条件に合致したデータだけを取得することも可能です。
フィルタークエリで「期限が3日後と等しい」といった条件を設定し、期限が迫っているタスクだけを抽出します。
「メールの送信」または「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」アクションを追加し、通知を設定します。
「宛先」にカーソルを持ってきて「動的なコンテンツの追加」をクリックして、SharePointリストから取得した「担当者」のメールアドレスを選びます。
案件管理アプリとしての応用（顧客別・プロジェクト別ビュー）
SharePointのタスク管理リストは、設定次第で顧客管理や案件管理アプリとしても活用できます。
タスク管理を超えて、より包括的な業務管理基盤として応用する方法を紹介します。
📝 顧客別ビューの作成
営業部門やカスタマーサポート部門では、顧客ごとにタスクや案件を管理するニーズがあります。
リストに「顧客名」や「会社名」という選択肢型またはルックアップ型の列を追加することで、顧客別の管理が可能になります。
まず、「顧客名」列を追加します。
顧客数が限られている場合は「選択肢」型で顧客名を登録し、多数の顧客がいる場合は別途「顧客マスタ」リストを作成して「ルックアップ」型で参照する方法が適しています。
次に、顧客名でグループ化したビューを作成します。
ビューの設定で「グループ化」オプションから「顧客名」列を選択すると、顧客ごとにタスクがまとまって表示されます。
特定の顧客のタスクだけを表示するフィルタービューも作成しておくと、顧客対応時に素早く関連タスクを確認できます。
📝 プロジェクト別ビューの作成
複数のプロジェクトを同時に進行している場合は、プロジェクト別にタスクを管理するビューが有効です。
「プロジェクト名」列を選択肢型で追加し、進行中のプロジェクト名を登録します。
新しいプロジェクトが始まるたびに選択肢を追加してください。
プロジェクト名でグループ化したビューを作成すれば、プロジェクトごとのタスク進捗が一目で把握できます。
また、プロジェクト名と担当者の両方でフィルタリングすることで、「このプロジェクトで自分が担当しているタスク」を抽出することも可能です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介顧客別・プロジェクト別のビューを作っておくと、必要な情報にすぐアクセスできて業務効率がグンと上がりますよ！
📝 案件管理としての拡張
タスク管理を案件管理として拡張する場合は、以下のような列を追加することを検討してください。
| 追加する列 | 管理できる内容 |
|---|---|
| 案件ステージ | 「リード」「商談中」「見積提出」「受注」「失注」といった営業プロセスのステージ |
| 金額 | 案件の想定金額（数値型で記録） |
| 確度 | 受注確度をパーセンテージや「高・中・低」で管理 |
| 次回アクション日 | 次に行うべきアクションの予定日 |
これらの列を追加し、ボードビューで「案件ステージ」でグループ化すると、パイプライン管理のような視覚的な案件管理が実現します。
案件カードをドラッグ＆ドロップしてステージを移動させることで、案件の進捗を更新できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介このように、SharePointリストは単なるタスク管理にとどまらず、業務に合わせて柔軟に拡張できるデータベース基盤として活用できます。ぜひ自社の業務フローに合わせてカスタマイズしてみてください！
SharePointでタスク管理を始める際に、多くの方が疑問に思うポイントをQ&A形式でまとめました。
導入検討や実装時の参考にしてください。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介これからSharePointを導入する方、すでに使っているけど疑問がある方、ぜひチェックしてくださいね！
Q1. 無料で使える？必要なライセンスは？
A: SharePointでタスク管理を行うには、Microsoft 365またはSharePoint Onlineのライセンスが必要です。
完全に無料で使用できるわけではありませんが、既にMicrosoft 365を契約している企業であれば、追加費用なしでSharePointのタスク管理機能を利用できます。
SharePointが含まれる主なMicrosoft 365プランは以下のとおりです。
詳細はMicrosoft 365公式サイト（プラン比較）をご確認ください。
📝 一般法人向け（従業員300人以下）のプラン
| プラン名 | 月額料金（税別） | SharePoint |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | 750円/ユーザー | Plan1含む |
| Microsoft 365 Business Standard | 1,560円/ユーザー | Plan1含む |
| Microsoft 365 Business Premium | 2,750円/ユーザー | Plan1含む |
📝 大企業向けのプラン
| プラン名 | 月額料金（税別） | SharePoint |
|---|---|---|
| Office 365 E1 | 1,250円/ユーザー | Plan1含む |
| Office 365 E3 | 2,880円/ユーザー | Plan2含む |
| Office 365 E5 | 4,750円/ユーザー | Plan2含む |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介すでにMicrosoft 365を契約している企業なら、追加費用なしで今日からSharePointのタスク管理を始められますよ！
Business Basicは、一般企業向けプランの中では最もシンプルかつ安価なプランです。
デスクトップ版のOfficeアプリケーション（ワード、エクセル、PowerPoint、Outlook）が付属しておらず、TeamsやSharePoint、Exchange、OneDriveの提供に特化しています。
すでにOffice製品を買い切りで所有している場合は、このプランでSharePointを利用開始できます。
現在、組織でMicrosoft 365を契約しているかどうか確認したい場合は、IT管理者または情報システム部門に問い合わせてください。
多くの企業では既にMicrosoft 365を導入済みであり、その場合は今日からでもSharePointでのタスク管理を開始できます。
- Microsoft Listsを使用するにはMicrosoftアカウントが必要
- SharePointが使用できる環境であれば追加費用なしで利用可能
Microsoft Listsの詳細はMicrosoft Lists公式サポートページをご確認ください。
また、Power Automateによる自動化機能についても、Microsoft 365の多くのプランに基本機能が含まれています。
期限リマインダーのような標準的なフローであれば、追加ライセンスなしで作成できます。
ただし、より高度な自動化やプレミアムコネクタの使用には、Power Automateの追加ライセンスが必要になる場合があります。
Q2. スマホアプリから操作できる？
A: はい、SharePointのタスク管理リストはスマートフォンやタブレットからも操作できます。
外出先やリモートワーク時でも、タスクの確認・更新が可能です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介営業職やフィールドワークが多い方には特に便利な機能ですね！
スマートフォンからSharePointにアクセスする方法は主に4つあります。
📱 アクセス方法一覧
- SharePointモバイルアプリを使用する方法
- Microsoft Listsモバイルアプリを使用する方法
- Microsoft Teamsモバイルアプリを使用する方法
- Webブラウザを使用する方法
1. SharePointモバイルアプリを使用する方法
iOSおよびAndroid向けに、SharePoint公式モバイルアプリが提供されています。
App StoreまたはGoogle Playから「Microsoft SharePoint」を検索してダウンロードできます。
アプリにサインインすると、自分がアクセス権を持つSharePointサイトやリストに直接アクセスできます。
タスクの閲覧、追加、編集、ステータス変更などの基本操作がモバイル画面に最適化されたインターフェースで行えます。
詳細はSharePoint公式サポートページをご確認ください。
2. Microsoft Listsモバイルアプリを使用する方法
Microsoft Listsにも専用のモバイルアプリがあります。
SharePointリストとMicrosoft Listsは連携しているため、どちらのアプリからでも同じデータにアクセスできます。
Listsアプリは、リストの操作に特化したシンプルなインターフェースが特徴です。
タスク管理リストへのアクセスが主な目的であれば、Listsアプリの方が使いやすいと感じる方も多いでしょう。
3. Microsoft Teamsモバイルアプリを使用する方法
TeamsにSharePointリストをタブとして追加している場合は、Teamsのモバイルアプリからもタスクリストにアクセスできます。
普段からTeamsを使用しているチームであれば、この方法が最も手軽です。
Teamsアプリを開き、タスクリストを追加したチャネルに移動すると、タブからリストを確認・編集できます。
チャットでの連絡とタスク管理を同じアプリ内で完結できるのがメリットです。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Teamsをメインで使っているなら、この方法が一番スムーズですね！
4. Webブラウザを使用する方法
専用アプリをインストールしなくても、スマートフォンのWebブラウザ（Safari、Chromeなど）からSharePointにアクセスすることも可能です。
Microsoft 365にサインインし、SharePointサイトのURLにアクセスすれば、モバイル向けに最適化されたWeb画面が表示されます。
ただし、アプリと比較すると操作性や通知機能で劣る部分があるため、頻繁に使用する場合は専用アプリのインストールをお勧めします。
- 外出先でのタスクステータス更新
- 客先での打ち合わせ後にタスクを「完了」に変更
- 新たに発生したタスクをその場で登録
これにより、オフィスに戻ってからまとめて更新するという手間が省け、常に最新の状態でタスクを管理できます。
本記事では、SharePointを活用したタスク管理の方法について、基本的な機能の理解から具体的な設定手順、さらには応用テクニックまで幅広く解説してきました。
SharePointのタスク管理機能は、使い方次第で単純なToDoリストから本格的なプロジェクト管理基盤まで、幅広いニーズに対応できます。
これにより、チームメンバー間の情報共有がさらに円滑になります。
📝 SharePointタスク管理で解決できる課題
複数人でのプロジェクト管理において、情報共有の遅れやタスクの抜け漏れといった課題を解決し、チーム全体の生産性向上につなげていきましょう。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介ぜひ本記事を参考に、SharePointを活用した効率的なタスク管理を実現してください！
株式会社スーツ 代表取締役社長CEO
2013年3月に、新卒で入社したソーシャル・エコロジー・プロジェクト株式会社（現社名：伊豆シャボテンリゾート株式会社、東証スタンダード上場企業）の代表取締役社長に就任。同社グループを7年ぶりの黒字化に導く。2014年12月に株式会社スーツ設立と同時に代表取締役に就任。2016年4月より総務省地域力創造アドバイザー及び内閣官房地域活性化伝道師。2019年6月より国土交通省PPPサポーター。2020年10月にYouTuber事務所の株式会社VAZの代表取締役社長に就任。月次黒字化を実現し、2022年1月に上場企業の子会社化を実現。2022年12月にスーツ社を新設分割し同社を商号変更、新たに株式会社スーツ設立と同時に代表取締役社長CEOに就任。
現在、スーツ社では、チームのタスク管理ツール「スーツアップ」の開発・運営を行い、中小企業から大企業のチームまで、日本社会全体の労働生産性の向上を目指している。