デスクトップでタスク管理する方法｜無料アプリ5選と常時表示の設定術

「スマホのタスクアプリは使っているけれどPC作業中は確認しづらい」

「紙の手帳やアナログの付箋で管理しているが限界を感じている」

「そもそもどのアプリを選べばいいかわからない」

こうした悩みを抱えていませんか？

タスクの「うっかり忘れ」は、単なる不便さにとどまらず、仕事の信頼を損なうリスクにもつながります。

特に在宅ワークやリモートワークが増えた現代では、自分自身でタスクを管理する力がこれまで以上に求められています。

しかし、数多くあるタスク管理アプリの中から自分に合ったものを選び、デスクトップに常時表示させる設定まで行うには、正しい知識が必要です。

この記事では、デスクトップでのタスク管理について初心者にもわかりやすく徹底解説します

デスクトップでタスク管理するメリット【PC作業が劇的に効率化】

デスクトップでタスク管理を行えば、「今やるべきこと」を常に視界に入れながら作業でき、PC作業の効率が劇的に向上します。

PC作業中に「あれ、今日やるべきことは何だったかな」と思い出せなくなったり、重要なタスクをうっかり忘れてしまったりした経験はないでしょうか。

メールやチャット、複数のウィンドウを行き来するうちに、本来優先すべき仕事が後回しになってしまうことは、多くのビジネスパーソンが日常的に直面している課題です。

デスクトップでタスク管理を行うことの最大の意義は、「今やるべきこと」を常に視界に入れながら作業できる点にあります。

スマートフォンのアプリや紙の手帳でタスクを管理している人も多いですが、PC作業中にわざわざスマートフォンを手に取ったり、デスクの手帳を確認したりするのは、作業の流れを中断することになります。

その一瞬の中断が積み重なることで、集中力が途切れ、生産性が大きく低下してしまうのです。

デスクトップ上でタスク管理を完結させることで、この問題は根本から解決できます。

作業画面を見ながら、同時にタスクリストも確認できるため、「次に何をすべきか」を常に意識した状態で仕事を進められるようになります。

また、デスクトップでタスク管理を行うことには、入力の効率という面でも大きなメリットがあります。

キーボードを使えば、スマートフォンのフリック入力よりもはるかに速くタスクを追加できます。

会議中にメモしたいことがあっても、PCならサッと入力して次の話題に集中できます。

この「入力のしやすさ」は、タスク管理を習慣化する上で非常に重要な要素です。

面倒だと感じる管理方法は長続きしませんが、作業の延長線上で自然にできる管理方法であれば、無理なく継続できるからです。

常時表示でタスクの見落としをゼロにできる

タスクを「常時表示」することで、記憶の限界を補い、うっかり忘れを根本から解消できます。

デスクトップでタスク管理を行う最大のメリットは、タスクを「常時表示」できることです。

ブラウザで調べ物をしながら、エクセルで資料を作成しながら、ワードで報告書を書きながら、常にタスクリストが視界に入っている状態を作れます。

これにより、「うっかり忘れ」という問題を根本から解消できるのです。

複数のプロジェクトを並行して進め、突発的な依頼にも対応し、定例業務もこなさなければなりません。

これらすべてを頭の中で管理しようとすれば、何かが抜け落ちるのは必然といえます。

常時表示のタスク管理は、この記憶の限界を補完します。

すべてのタスクが目に見える形で存在しているため、脳に余計な負担をかけることなく、「次に何をすべきか」を把握できます。

認知心理学では、このように外部に情報を記録しておくことを「外部記憶」と呼び、脳のワーキングメモリを効率的に使うための有効な手法として認識されています。

タスクを外部に書き出すことで、脳は「覚えておく」作業から解放され、目の前の仕事に集中できるようになります。

特に効果を発揮するのは、複数のウィンドウを開いて作業する場面です。

たとえば、メールソフトでクライアントからの問い合わせに返信しながら、ブラウザで情報を調べ、同時にSlackでチームメンバーとコミュニケーションを取るような場面を想像してください。

このような状況では、各ウィンドウを切り替えるたびに意識がリセットされ、「あれ、次に何をするんだったっけ」という状態に陥りやすくなります。

しかし、画面の端にタスクリストが常に表示されていれば、どのウィンドウを開いていても「今日やるべきこと」が視界に入ります。

これにより、作業の中断後もスムーズに元のタスクに戻ることができるのです。

また、常時表示には「意識の喚起」という効果もあります。

重要なタスクが目に入り続けることで、「そろそろあの仕事に取りかからないと」という意識が自然と芽生えます。

締め切りが迫っているタスクや、優先度の高いタスクを目立つ位置に配置しておけば、後回しにしがちな仕事にも適切なタイミングで着手できるようになります。

作業画面とタスクを一元化して集中力アップ

作業画面とタスク管理を同一画面に置くことで、コンテキストスイッチを減らし、集中力を維持できます。

マルチタスクで複数の仕事を抱えている人にとって、作業画面とタスク管理を同一画面に置くことは、集中力を維持する上で極めて効果的です。

別々のデバイスや別々のアプリケーションでタスクを管理していると、その都度コンテキストスイッチ（文脈の切り替え）が発生し、集中力が分散してしまいます。

1日に何度もこうした中断が発生すれば、実質的な作業時間は大幅に削られてしまいます。

デスクトップにタスク管理を一元化することで、この問題を最小限に抑えられます。

メインの作業ウィンドウの横や下に小さくタスクリストを表示しておけば、視線を少し動かすだけでタスクを確認できます。

手を止めることも、別のデバイスに意識を向けることもなく、シームレスにタスク管理と実作業を行き来できるのです。

この「認知コストの低さ」は、長時間の集中作業を行う際に大きな差を生みます。

また、作業画面とタスクを一元化することには、「全体像の把握」という効果もあります。

今取り組んでいる作業が、今日やるべきタスク全体の中でどの位置にあるのかを常に意識できるため、時間配分の判断がしやすくなります。

たとえば、ひとつの作業に没頭しすぎて他のタスクに着手する時間がなくなるという事態を防げます。

「あと2時間で5つのタスクを片付ける必要がある」という情報が常に視界にあれば、自然とペース配分を意識するようになります。

さらに、タスクを完了したときの達成感をリアルタイムで味わえることも、モチベーション維持に効果的です。

タスクにチェックを入れる、完了済みリストに移動する、といった「完了のアクション」を作業の直後に行うことで、小さな達成感が積み重なっていきます。

この達成感は、次のタスクに取りかかるエネルギーになります。

別のデバイスでタスク管理をしていると、この「完了の瞬間」にタイムラグが生じ、達成感が薄れてしまいがちです。

【無料】デスクトップのタスク管理アプリおすすめ5選

無料で使えるデスクトップ向けタスク管理アプリを5つ厳選して紹介します。まずは無料で試して、自分の働き方に合うか確認しましょう。

デスクトップでタスク管理を始めようと思ったとき、まず気になるのは「どのアプリを使えばいいのか」という点ではないでしょうか。

現在、数多くのタスク管理アプリが存在しており、それぞれに特徴があります。

有料のものから無料のものまで選択肢は幅広いですが、まずは無料で試せるアプリから始めることをおすすめします。

実際に使ってみて自分の働き方に合うかどうかを確認してから、必要に応じて有料プランへの移行を検討するのが賢明な進め方です。

ここでは、無料で使えるデスクトップ向けタスク管理アプリを5つ厳選して紹介します。

いずれも多くのユーザーに利用されており、信頼性の高いアプリばかりです。

Windows標準で最初から使えるものから、インストールが必要なものまで、さまざまなタイプを取り上げますので、自分の環境や好みに合わせて選んでみてください。

Microsoft To Do(マイクロソフト トゥードゥー)｜Windows標準で今すぐ使える

Windows 10/11に標準搭載されており、追加インストール不要ですぐに使い始められるタスク管理アプリです。

Microsoft To Doは、Microsoftが提供する無料のタスク管理アプリです。

Windows 10およびWindows 11には標準でインストールされているため、追加のダウンロードやインストール作業なしに、すぐに使い始めることができます。

Microsoftアカウントでサインインすれば、複数のデバイス間でタスクを同期することも可能です。

このアプリの最大の特徴は、Windowsとの親和性の高さにあります。

OSに標準搭載されているため、動作が軽快で、システムリソースをほとんど消費しません。

常駐させておいても、他のアプリケーションのパフォーマンスに影響を与えることがないため、長時間のPC作業でも安心して使い続けられます。

また、Windows 11ではウィジェットにも対応しており、デスクトップから直接タスクを確認・追加することができます。

特に便利なのが「今日の予定」機能です。

この機能を使うと、今日やるべきタスクだけをピックアップして表示できるため、朝一番に「今日やること」を確認するルーティンを確立しやすくなります。

また、「重要」フラグを付けたタスクを専用の一覧で表示する機能もあり、優先度の高いタスクを見失うことがありません。

Outlook（メールアプリ）との連携も大きな強みです。受信したメールをそのままタスクとして追加できます。

Outlookで受信したメールをそのままタスクとして追加できるため、「このメールに返信する」「この依頼に対応する」といったタスクを漏れなく管理できます。

Outlookの予定表とも連動するため、スケジュールとタスクを統合的に把握することが可能です。

Microsoft 365（旧Office 365）を業務で使用している企業であれば、この連携機能は特に有用でしょう。

操作性についてもシンプルで直感的です。

タスクの追加は、入力欄にテキストを打ち込んでEnterキーを押すだけで完了します。

期限の設定やリマインダーの追加も、タスクをクリックして表示される詳細画面から簡単に行えます。

ITリテラシーに自信がない人でも、迷うことなく使い始められる設計になっています。

ToDoリスト｜Googleサービスと自動連携

GoogleカレンダーやGmailと深く統合されており、Googleユーザーにとって最適なタスク管理サービスです。

ToDoリストは、Googleが提供する無料のタスク管理サービスです。

Googleアカウントを持っていれば誰でも利用でき、Googleカレンダーと深く統合されているのが最大の特徴です。

普段からGoogleのサービスを中心に仕事をしている人にとっては、非常に使いやすい選択肢となるでしょう。

ToDoリストの大きな強みは、Googleカレンダーとの連携です。

タスクに期限を設定すると、その期限がGoogleカレンダー上に表示されます。

これにより、スケジュールとタスクを同じ画面で確認でき、時間管理がしやすくなります。

また、Googleカレンダーの画面右側にはサイドパネルがあり、ここからGoogle ToDoリストを呼び出すことができます。

予定を確認しながら、同時にタスクも確認・編集できるため、スケジュールとタスクの整合性を保ちやすい設計になっています。

Gmailとの連携も見逃せないポイントです。

Gmailで受信したメールを、ドラッグ＆ドロップでタスクに変換することができます。

メールの件名がそのままタスク名として登録され、元のメールへのリンクも保持されるため、「どのメールに関するタスクだったか」を後から確認することも容易です。

問い合わせ対応や依頼への返信など、メール起点の業務が多い人にとっては、この機能だけでも大幅な効率化が期待できます。

Google ToDoリストには専用のデスクトップアプリが存在しません。基本的にはブラウザ上で使用するサービスです。

ただし、ToDoリストには一点注意が必要です。

それは、専用のデスクトップアプリが存在しないという点です。

基本的にはブラウザ上で使用するサービスであり、WindowsやMac向けのネイティブアプリは提供されていません。

ただし、Chromeブラウザを使えば、Webアプリをデスクトップアプリのように独立したウィンドウで表示する「PWA（Progressive Web App）」として利用することが可能です。

この設定方法については、後のセクションで詳しく解説します。

機能面はシンプルですが、その分迷うことなく使えます。

タスクの追加、期限設定、サブタスクの作成、リストの分類といった基本機能を備えており、複雑な設定なしに始められます。

高度なプロジェクト管理機能は搭載されていませんが、「シンプルにタスクを管理したい」という人には過不足のない機能セットといえるでしょう。

Todoist(トゥドゥイスト)｜直感的な操作性とクロスプラットフォーム対応

世界4,000万人以上が利用する人気アプリ。自然言語入力で素早くタスク追加ができ、あらゆるデバイスで同期可能です。

Todoistは、世界中で4,000万人以上のユーザーに利用されている人気のタスク管理アプリです。

Windows、Mac、iOS、Android、Web版と、あらゆるプラットフォームに対応しており、どのデバイスからでも同じタスクリストにアクセスできます。

無料プランでも十分な機能が提供されており、個人での利用であれば無料のまま使い続けることも十分可能です。

Todoistの最大の特徴は、自然言語入力に対応している点です。

たとえば、「明日までに企画書を提出」と入力すると、自動的に「企画書を提出」というタスクが作成され、期限が明日に設定されます。

「毎週月曜日にレポート作成」と入力すれば、繰り返しタスクとして登録されます。

この自然言語入力により、複雑な操作なしに素早くタスクを追加できるため、思いついた瞬間にサッと記録する習慣が身につきやすくなります。

プロジェクト機能も充実しています。

タスクをプロジェクトごとに分類できるため、仕事とプライベート、あるいは複数の案件を並行して管理したい場合に便利です。

プロジェクト内にはセクションを作成することもでき、細かく整理したい人のニーズにも応えられます。

また、ラベル機能を使えば、プロジェクトを横断してタスクを分類することも可能です。

たとえば「電話する」「メールする」「外出先で対応」といったラベルを付けておけば、状況に応じて対応すべきタスクを絞り込めます。

プラン	主な機能
無料プラン	最大5プロジェクト、無制限のタスク、3日間のアクティビティ履歴、基本フィルター
有料プラン（Pro）	最大300プロジェクト、リマインダー、カレンダー連携、コメント追加

無料プランでは、最大5つのプロジェクトを作成でき、プロジェクトごとに無制限のタスクを追加できます。

また、3日間のアクティビティ履歴の確認や、基本的なフィルター機能も利用可能です。

有料プラン（Pro）にアップグレードすると、プロジェクト数の上限が300に拡大され、リマインダー機能、カレンダー連携、コメント追加などの機能が解放されます。

しかし、個人で基本的なタスク管理を行う分には、無料プランの機能で十分に運用できるでしょう。

キーボードショートカットが充実しており、マウスを使わずにほとんどの操作を完結できます。作業効率を重視する人に最適です。

操作性については、洗練されたUIデザインが高く評価されています。

必要な機能にすぐアクセスでき、余計な要素がないため、画面がすっきりとしています。

初めて使う人でも直感的に操作を理解でき、学習コストが低い点も魅力です。

また、キーボードショートカットが充実しており、マウスを使わずにほとんどの操作を完結できるため、作業効率を重視する人にも向いています。

Notion（ノーション）｜タスク管理を超える万能ワークスペース

タスク管理、メモ、ドキュメント、データベースなど、あらゆる機能を一つのアプリで完結できる「オールインワンワークスペース」です。

Notionは、単なるタスク管理アプリの枠を超えた「オールインワンワークスペース」として知られています。

タスク管理、メモ、ドキュメント作成、データベース、Wiki、カレンダーなど、あらゆる機能を一つのアプリで完結できます。

無料プランでも個人利用には十分な機能が提供されており、タスク管理だけでなく、業務に関するさまざまな情報を一元管理したい人に最適です。

Notionでタスク管理を行う方法はいくつかありますが、最も基本的なのは「データベース」機能を活用する方法です。

テーブル、ボード（カンバン）、リスト、カレンダー、ギャラリーなど、複数の表示形式でタスクを管理できます。

たとえば、通常はカンバンボード形式でタスクのステータスを管理しつつ、必要に応じてカレンダー表示に切り替えて締め切りを確認する、といった柔軟な使い方が可能です。

Notionの大きな特徴は、カスタマイズ性の高さです。

あらかじめ用意された項目だけでなく、自分でプロパティを追加してタスクに関連する情報を自由に記録できます。

優先度、担当者、所要時間、関連プロジェクト、参考リンクなど、自分の業務に必要な情報をタスクに紐付けて管理できるため、複雑な業務フローにも対応できます。

また、フィルターやソート機能を使えば、必要なタスクだけを抽出して表示することも容易です。

タスクとドキュメントを連携できる点も、Notionならではの強みです。

たとえば、「企画書を作成する」というタスクに、実際の企画書ドキュメントへのリンクを埋め込んだり、タスクの詳細欄に企画のアイデアやメモを直接記録したりできます。

タスクを完了するために必要な情報がすべて一箇所に集約されるため、「あの資料どこにあったかな」と探し回る時間を削減できます。

Notionは機能が豊富な分、使いこなすまでにやや時間がかかります。最初は公開テンプレートを活用するのがおすすめです。

ただし、Notionは機能が豊富な分、使いこなすまでにやや時間がかかる点は否めません。

シンプルなタスク管理だけを求める人にとっては、オーバースペックに感じる可能性もあります。

しかし、タスク管理に加えて、議事録、ナレッジベース、個人のメモなどを統合的に管理したい人にとっては、非常に強力なツールとなるでしょう。

テンプレートも豊富に用意されているため、最初は公開されているタスク管理テンプレートを活用し、徐々に自分好みにカスタマイズしていくことをおすすめします。

付箋（Sticky Notes）｜最もシンプルなWindows標準機能

Windows標準搭載の最もシンプルなメモアプリ。物理的な付箋を貼る感覚で、手軽にタスクをメモできます。

Windows標準の「付箋」アプリ（英語名：Sticky Notes）は、最もシンプルにデスクトップでタスクをメモしたい人に最適な選択肢です。

Windows 10およびWindows 11に標準搭載されており、スタートメニューから「付箋」と検索するだけですぐに起動できます。

その名の通り、デスクトップに付箋を貼り付けるような感覚でメモを残せるアプリです。

付箋アプリの最大の特徴は、圧倒的なシンプルさにあります。

起動すると小さなウィンドウが表示され、そこにテキストを入力するだけでメモが完成します。

難しい設定も、複雑な操作も一切必要ありません。

物理的な付箋をデスクに貼るのと同じ感覚で使えるため、デジタルツールに不慣れな人でも抵抗なく使い始められます。

複数の付箋を同時に表示できる点も便利です。

仕事関連のタスク用、プライベートのメモ用、今週中にやることリスト用など、用途別に付箋を分けて管理できます。

それぞれの付箋は色を変更できるため、視覚的に区別することも可能です。

Microsoftアカウントでサインインすれば、クラウド同期機能を利用することもできます。

PCで作成した付箋の内容が、スマートフォンのMicrosoft OneNoteアプリや、別のPCの付箋アプリにも同期されます。

外出先でふと思いついたことをスマートフォンでメモし、オフィスに戻ってからPCで確認する、といった使い方も可能です。

付箋アプリは「メモ」に特化したアプリです。期限設定やリマインダー、完了チェックなどの本格的なタスク管理機能はありません。

ただし、付箋アプリはあくまで「メモ」に特化したアプリであり、本格的なタスク管理機能は備えていません。

期限設定、リマインダー、タスクの完了チェック、プロジェクト分類といった機能はないため、複雑なタスク管理には向いていません。

「今日やることを3つだけメモしておきたい」「会議で出たアクションアイテムをサッとメモしたい」といった、シンプルな用途に適しています。

本格的なタスク管理が必要になったら、Microsoft To Doや他のタスク管理アプリへの移行を検討するとよいでしょう。

逆に言えば、「いきなり本格的なアプリを使うのはハードルが高い」と感じる人が、デスクトップでのタスク管理に慣れるための第一歩として活用するのに最適なアプリです。

アプリ名	特徴	おすすめな人
Microsoft To Do	Windows標準搭載、Outlook連携	Windowsユーザー、Microsoft 365利用者
Google ToDoリスト	Googleカレンダー・Gmail連携	Googleサービス中心のユーザー
Todoist	自然言語入力、全デバイス対応	複数デバイスを使う人、効率重視の人
Notion	オールインワン、高カスタマイズ性	タスク以外も一元管理したい人
付箋	最もシンプル、すぐ使える	初心者、シンプルにメモしたい人

デスクトップにToDoを常時表示させる設定方法

タスク管理の効果を最大化するには、ToDoアプリを「常に見える状態」に設定することが重要です

タスク管理アプリをインストールしても、使うたびに手動で起動したり、他のウィンドウに埋もれてしまったりするようでは、デスクトップでタスク管理を行うメリットを十分に活かせません。

タスク管理の効果を最大化するためには、ToDoアプリを「常に見える状態」にしておくことが重要です。

このセクションでは、ToDoアプリをデスクトップに常時表示させるための具体的な設定方法を解説します。

これらを組み合わせることで、PCを起動した瞬間からタスクが目に入り、作業中もタスクが埋もれることなく、常に確認できる環境を構築できます。

設定作業そのものは決して難しくありません。一度設定してしまえば、あとは毎日自動的にその環境が再現されます

最初に少しだけ時間を投資して設定を整えておくことで、日々の業務効率が継続的に向上するのです。

それでは、それぞれの設定方法を順番に見ていきましょう。

Windows起動時に自動で立ち上げる設定

毎朝PCを起動するたびにタスク管理アプリを手動で開くのは、小さな手間ではありますが、この手間が積み重なると「面倒だから今日はいいか」という気持ちにつながりかねません。

タスク管理を習慣化するためには、PCを起動した時点で自動的にアプリが立ち上がる状態を作ることが効果的です。

Windowsでアプリを自動起動させる最も簡単な方法は、「スタートアップフォルダ」にアプリのショートカットを追加することです

具体的な手順は以下の通りです。

アプリの設定画面やオプション画面に「スタートアップ時に起動」「Windowsと一緒に起動」といった項目がある場合は、スタートアップフォルダに手動で追加するよりも、アプリ内の設定を使う方が確実です

自動起動を設定した後は、実際にPCを再起動して動作を確認しましょう。

意図通りにアプリが起動し、すぐにタスクを確認できる状態になっていれば成功です。

もし起動しない場合は、ショートカットのパスが正しいかどうか、あるいはアプリのインストール場所が変わっていないかを確認してください。

常に手前に表示する2つの方法

Windows起動時に自動でアプリが立ち上がるようになったら、次は「他のウィンドウを開いてもタスク管理アプリが埋もれないようにする」設定を行います。

エクセルやワードで作業しているときに、タスク管理アプリが背後に隠れてしまっては、常時表示の意味がありません。

ここでは、アプリを「常に手前に表示」する2つの方法を紹介します。

方法1：Microsoft PowerToys(パワートイズ)を使う

PowerToysはMicrosoftが提供する無料のユーティリティツール集で、任意のウィンドウを最前面に固定できる機能が含まれています

PowerToysは、Windowsの機能を拡張するさまざまな機能が含まれています。

その中の「常に手前に表示」機能を使うことで、任意のウィンドウを最前面に固定できます。

これで、そのウィンドウが常に最前面に表示されるようになり、他のウィンドウを開いても後ろに隠れなくなります。

解除したい場合は、同じウィンドウを選択した状態で再度同じショートカットを押します。

方法2：サードパーティ製の最前面固定ツールを使う

PowerToysをインストールするほどではない、あるいはよりシンプルなツールを使いたい場合には、単機能の最前面固定ツールを利用できます。

これらのツールは、ピンを刺すような感覚で特定のウィンドウを最前面に固定できます。

サードパーティ製ツールを使用する際は、信頼できる配布元からダウンロードすることを心がけてください。公式サイトや、窓の杜・Vectorなどの信頼性の高いソフトウェア紹介サイトからダウンロードすることをおすすめします

また、インストール前にウイルスチェックを行うなど、セキュリティにも注意を払いましょう。

画面の端に細長く配置しておけば、メインの作業スペースを圧迫することなく、常にタスクを確認できる状態を維持できます。

作業内容に応じてウィンドウサイズを柔軟に変更できる点も、デジタルならではの利点です。

Windows11のスナップレイアウトで画面分割を活用

Windows 11を使用している場合は、標準機能である「スナップレイアウト」を活用することで、タスク管理アプリを画面の一部に固定配置できます。

スナップレイアウトとは、複数のウィンドウを画面上に効率よく配置するための機能で、Windows 11で大幅に強化されました

表示されるレイアウトの選択肢は、画面サイズや解像度によって異なりますが、一般的には2分割、3分割、4分割などのパターンが用意されています。

一度設定したレイアウトが「スナップグループ」として記憶されることです。

タスクバーに表示されるアプリアイコンにマウスカーソルを合わせると、そのアプリを含むスナップグループがサムネイルとして表示されます。

これをクリックすることで、グループ全体を一度に復元できます。

つまり、「タスク管理アプリ＋メイン作業アプリ」という組み合わせを、ワンクリックで再現できるのです。

スナップレイアウトは「常に手前に表示」とは異なるアプローチですが、画面を効率的に使いながらタスク管理アプリを常に見える状態に保てるという点では、同様の効果が得られます。

特に、大画面のモニターを使用している場合や、デュアルモニター環境で作業している場合には、スナップレイアウトを活用することで作業効率を大幅に向上させることができます

Microsoft To Doでデスクトップでタスク管理を始める【3ステップ】

ここまでの内容で、デスクトップでタスク管理を行うメリットや、利用可能なアプリの選択肢について理解が深まったことと思います。

このセクションでは、Windows標準のタスク管理アプリである「Microsoft To Do」を使って、実際にデスクトップでタスク管理を始める具体的な手順を解説します。

Microsoft To Doを選んだ理由は、追加インストールが不要で最も手軽に始められること、そしてWindowsとの親和性が高く安定して動作することです。

タスク管理を始めるにあたって、複雑な準備は必要ありません。

必要なのは、インストールの確認と初期設定、基本操作の習得、そして日々のルーティンへの組み込みの3ステップだけです。

この3つのステップを順番に進めていけば、今日からすぐにデスクトップでのタスク管理をスタートできます。

タスク管理で最も重要なのは「継続すること」です。どれだけ優れたツールを使っていても、三日坊主で終わってしまっては意味がありません。

そのため、最初から完璧な運用を目指すのではなく、まずはシンプルに使い始めて、徐々に自分のスタイルに合わせてカスタマイズしていくことをおすすめします。

Microsoft To Doはシンプルな設計なので、そうした段階的な導入に適しています。

インストールから初期設定まで

Microsoft To Doは、Windows 10およびWindows 11に標準でインストールされています。

まずは、お使いのPCにMicrosoft To Doが入っているかどうかを確認しましょう。

Microsoftアカウントでサインインすることで、タスクがクラウドに保存され、複数のデバイス間で同期されるようになります。

たとえば、デスクトップPCで追加したタスクを、外出先でスマートフォンのMicrosoft To Doアプリから確認したり、別のノートPCからアクセスしたりできます。

また、万が一PCが故障した場合でも、タスクデータはクラウドに保存されているため、新しいPCで同じアカウントにサインインすれば、すべてのタスクが復元されます。

初期設定として、まずアプリの外観をカスタマイズしておくことをおすすめします。

画面左上のアカウントアイコンをクリックし、「設定」を選択します。

設定画面では、テーマ（ライトモード／ダークモード）の切り替えや、スマートリストの表示・非表示の設定、通知の設定などを行えます。

自分の好みや作業環境に合わせて調整しておくと、より快適に使えるようになります。

基本操作：タスク追加→期限設定→完了チェック

Microsoft To Doの基本操作は非常にシンプルです。

タスクの追加、期限の設定、完了チェックという3つの操作さえ覚えれば、すぐに実用的なタスク管理を始められます。

タスクを追加するには、画面下部にある「タスクの追加」と表示された入力欄をクリックします。

ここにタスクの内容を入力し、Enterキーを押すだけでタスクが追加されます。

たとえば、「企画書の作成」「クライアントにメール返信」「経費精算の提出」といった具合に、やるべきことを端的に入力していきます。

タスク名は後から編集できるため、最初は思いついたまま入力して構いません。

タスクに期限を設定するには、追加したタスクをクリックして詳細画面を開きます。

画面右側に詳細パネルが表示され、ここでさまざまな設定を行えます。

「期限日の追加」をクリックすると、カレンダーが表示されるので、期限となる日付を選択します。

「今日」「明日」「来週」といったクイック選択ボタンも用意されており、よく使う期限を素早く設定できます。

期限を設定したタスクは、「計画済み」スマートリストに自動的に表示されます。また、期限が今日のタスクは「今日の予定」リストにも表示されるため、期限が迫っているタスクを見落とすリスクが軽減されます。

リマインダーを設定することも可能です。

詳細パネルの「通知する」をクリックすると、リマインダーの日時を設定できます。

設定した日時になると、Windowsの通知機能を通じてリマインダーが表示されます。

重要なタスクや、特定の時間に着手する必要があるタスクには、リマインダーを設定しておくと安心です。

タスクが完了したら、タスク名の左側にある丸いチェックボックスをクリックします。

チェックを入れると、そのタスクは完了としてマークされ、リストから非表示になります。

完了したタスクを確認したい場合は、リストの下部にある「完了済み」セクションを展開することで一覧表示できます。

間違えて完了にしてしまった場合は、完了済みリストからチェックを外すことで、元のリストに戻すことができます。

「今日の予定」機能で毎朝のルーティンを確立

Microsoft To Doの機能の中でも、特に活用をおすすめしたいのが「今日の予定」機能です。

この機能を上手に使うことで、毎日のタスク管理を習慣化し、計画的に仕事を進められるようになります。

「今日の予定」は、その日に取り組むべきタスクをピックアップして表示するスマートリストです。

画面左側のリスト一覧から「今日の予定」をクリックすると、今日の日付と曜日が表示された専用画面が開きます。

ここには、今日が期限のタスクや、自分で「今日の予定」に追加したタスクが一覧表示されます。

毎朝の業務開始時に、まず「今日の予定」画面を開くことを習慣にしましょう。

画面には「今日の予定を確認しましょう」というメッセージとともに、候補となるタスクが提案されます。

この提案は、期限が近いタスクや、「重要」マークが付いたタスク、前日から持ち越されたタスクなどから自動的に選ばれます。

提案されたタスクの中から、今日実際に取り組むものを選んで「今日の予定に追加」をクリックします。

この「朝のタスク選定」というルーティンを確立することで、1日の始まりに「今日やること」が明確になります。漠然と仕事を始めるのではなく、具体的な計画を持ってスタートできるため、集中力を維持しやすくなります。

また、夕方になって「今日は何をやったんだっけ」と振り返ったときに、完了したタスクを確認することで達成感を得られます。

まず、朝の時点で追加するタスクは、現実的に完了できる数に絞ることが重要です。

10個も20個もタスクを追加しても、すべてを完了することは困難です。

未完了のタスクが積み重なると、モチベーションの低下につながります。

最初は3〜5個程度から始め、自分のペースを把握しながら調整していくとよいでしょう。

次に、タスクの粒度を適切に設定することも大切です。

「プロジェクトAを進める」のような曖昧なタスクではなく、「プロジェクトAの企画書のアウトラインを作成する」のように、具体的で完了が明確にわかるタスクとして記述します。

タスクが大きすぎる場合は、サブタスクに分解することも検討してください。

Microsoft To Doでは、タスクの詳細画面から「ステップの追加」をクリックすることで、サブタスクを作成できます。

また、1日の終わりに翌日の「今日の予定」を準備しておくことも効果的です。

その日の業務を終える前に、明日取り組むべきタスクをあらかじめ選んでおくことで、翌朝スムーズに業務を開始できます。

「明日はこれをやる」という計画を持って退勤することで、仕事のことを引きずらずにプライベートの時間を過ごしやすくなるというメリットもあります。

ToDoリストをデスクトップで使う方法【Chrome活用術】

ChromeのPWA機能を使えば、Google ToDoリストを専用アプリのように使えます

GoogleカレンダーやGmailを日常的に使用している人にとって、ToDoリストは非常に相性の良いタスク管理ツールです。

Googleのサービスと深く連携しており、カレンダーの予定を確認しながらタスクを管理したり、メールから直接タスクを作成したりできます。

しかし、ToDoリストには一つの課題があります。

それは、WindowsやMac向けの専用デスクトップアプリが提供されていないという点です。

基本的にToDoリストはWebサービスとして提供されており、ブラウザ上で使用することが前提となっています。

GoogleカレンダーやGmailの画面からサイドパネルとしてアクセスする形式が標準的な使い方です。

しかし、この方法だと他のタブやウィンドウを開くと埋もれてしまい、常時表示でタスク管理を行うというデスクトップ活用のメリットを活かしきれません。

そこで活用したいのが、ChromeブラウザのPWA（Progressive Web App）機能です

このセクションでは、ChromeブラウザのPWA機能を活用して、ToDoリストをデスクトップアプリのように使う方法を解説します。

この方法を使えばToDoリストを独立したウィンドウで表示でき、タスクバーにピン留めしたり、Windows起動時に自動で立ち上げたりすることも可能になります。

Googleサービスをメインに使っている人は、ぜひこの設定を試してみてください。

ChromeでToDoリストをデスクトップアプリ化する手順

ToDoリストをデスクトップアプリのように使うためには、ChromeブラウザのPWA機能を利用します。

PWAとは「Progressive Web App」の略で、Webアプリケーションをネイティブアプリのような使用感で利用できるようにする技術です。

この機能を使うと、ブラウザのタブではなく、独立したウィンドウでWebアプリを起動できるようになります。

インストールが完了すると、Google ToDoリストが独立したウィンドウで開きます。

このウィンドウにはブラウザのアドレスバーやタブが表示されず、すっきりとした見た目になります。

まるで専用のデスクトップアプリのような使用感で、Google ToDoリストを操作できます。

インストールしたPWAは、Windowsのスタートメニューにも自動で追加されます

スタートメニューを開いて「ToDo」と検索すると、Google ToDoリストのアイコンが見つかるはずです。

このアイコンを右クリックして「タスクバーにピン留めする」を選択すれば、タスクバーから素早くアクセスできるようになります。

これで、PCを起動するたびに自動的にGoogle ToDoリストが開くようになります。

Googleカレンダー・Gmailとの連携設定

Google ToDoリストの真価は、GoogleカレンダーやGmailとの連携にあります。

これらのサービスとシームレスに連携することで、スケジュール管理とタスク管理を統合的に行えるようになります。

ここでは、それぞれの連携方法と活用のポイントを解説します。

タスクに期限を設定すると、Googleカレンダー上にも自動で表示されます

Googleカレンダーの左側にあるカレンダーリストを見ると、「ToDoリスト」という項目があります。

この項目にチェックが入っていることを確認してください。

チェックが入っていれば、期限付きのタスクがカレンダー上に表示されます。

予定とタスクが同じカレンダー上に表示されることで、1日の全体像を把握しやすくなり、時間の使い方を最適化できます。

Gmailとの連携で特に便利なのが、メールを直接タスクに変換する機能です

この機能は、メールで受け取った依頼や問い合わせに対応する際に非常に役立ちます。

たとえば、クライアントから「見積書を送ってください」というメールを受け取ったとします。

このメールをタスクに変換しておけば、「見積書を送る」というタスクが作成され、タスクをクリックすれば元のメールにすぐアクセスできます。

どのクライアントからの依頼だったか、詳細な内容は何だったかを確認しながら対応できるため、対応漏れや間違いを防げます。

サイドパネルからタスクを新規作成し、関連メールをドラッグ＆ドロップで追加することも可能です

複数のメールに関連するタスクを作成したい場合や、参考情報としてメールを紐付けておきたい場合に活用できます。

連携サービス	主なメリット
Googleカレンダー	予定とタスクを同時に確認、期限の自動表示
Gmail	メールを直接タスク化、元メールへのリンク保持

Googleカレンダー、Gmail、Google ToDoリストの3つを連携させることで、スケジュール・コミュニケーション・タスク管理を一元化した効率的なワークフローを構築できます。

Googleアカウント一つで完結するため、複数のサービスにログインし直す手間もありません。

普段からGoogleのサービスを中心に仕事をしている人は、この連携を最大限に活用することをおすすめします。

Windows10とWindows11のデスクトップのタスク管理機能比較

Windows 11ではウィジェットやスナップレイアウトなどタスク管理を効率化する新機能が追加されていますが、Windows 10でも代替手段を活用すれば同様の環境を構築できます

デスクトップでタスク管理を行う際には、使用しているWindowsのバージョンによって利用できる機能に違いがあります。

Windows 11では、タスク管理に活用できる新機能がいくつか追加されており、より効率的な環境を構築しやすくなっています。

一方、Windows 10を使い続けている人も多く、そうした環境でも工夫次第で同様のタスク管理環境を実現することは可能です。

Windows 10とWindows 11のそれぞれで利用できるタスク管理関連の機能を比較し、自分の環境に最適な方法を選ぶための判断材料を提供します。

Windows 11にアップグレードすべきかどうかを検討している人にとっても、参考になる情報となるでしょう。

Windows 10のサポート終了は2025年10月14日に予定されています。セキュリティアップデートの提供が終了すると、新たな脅威に対して脆弱な状態になる可能性があるため、可能であればWindows 11への移行を検討しましょう。（参考：Microsoft公式サイト – Windows 10のサポート終了）

ただし、PCのハードウェア要件によってはWindows 11にアップグレードできない場合もあります。

その場合はWindows 10環境でできる限りの対策を講じることが重要です。

Windows11で追加されたウィジェット・スナップレイアウト

Windows 11の「ウィジェット」と「スナップレイアウト」機能を使えば、デスクトップでのタスク管理がより快適になります

Windows 11では、タスク管理の効率化に役立ついくつかの新機能が追加されています。

中でも注目すべきは「ウィジェット」機能と、強化された「スナップレイアウト」機能です。

これらの機能を活用することで、デスクトップでのタスク管理がより快適になります。

ウィジェットパネルは必要なときだけ表示し、普段は非表示にしておくことができます。

常時表示ではありませんが、「ちょっとタスクを確認したい」というときにワンクリックでアクセスできるため、作業の邪魔にならない形でタスク管理を行えます。

ウィジェット上で直接タスクを完了にすることも可能なので、簡単な確認と更新であればウィジェットだけで完結します。

機能	Windows 10	Windows 11
分割パターン	2分割・4分割のみ	2分割・3分割・4分割など多彩
操作方法	ドラッグまたはショートカット	最大化ボタンホバーで選択可能
カスタムレイアウト	非対応（PowerToys必要）	標準で柔軟なパターン選択可

Windows 11のスナップレイアウトでは、画面の解像度やアスペクト比に応じて、さまざまなパターンが提案されます。

特に横長のワイドモニターや、高解像度のディスプレイを使用している場合は、より細かい分割パターンが利用可能になります。

たとえば、「タスク管理アプリ + メインブラウザ + 資料フォルダ」という組み合わせを作っておけば、毎朝ワンクリックで同じ作業環境を再現できます。

Windows 11のタスクバーには、他にもいくつかの改善点があります。

タスクバー自体がシンプルになり、中央に配置されたアイコンによって視認性が向上しています。

また、仮想デスクトップの切り替えがよりスムーズになり、用途別にデスクトップを使い分けることも容易になっています。

「仕事用デスクトップ」と「プライベート用デスクトップ」を分けて、それぞれにタスク管理アプリを常駐させるといった使い方も可能です。

Windows10ユーザーが使える代替手段

Windows 10でもPowerToysや付箋アプリなどを活用すれば、Windows 11に近いタスク管理環境を構築できます

Windows 11の新機能が利用できないWindows 10ユーザーでも、工夫次第で同様のタスク管理環境を構築することは可能です。

ここでは、Windows 10環境でデスクトップタスク管理を効率化するための代替手段を紹介します。

付箋アプリは高機能なタスク管理機能はありませんが、「今日やること」を数項目メモしておく程度の用途であれば十分に活用できます。

複数のデバイス間でメモを共有することも可能です。

ショートカット	動作
Windowsキー + 左矢印	画面左半分に配置
Windowsキー + 右矢印	画面右半分に配置
Windowsキー + 上矢印	4分の1サイズに変更（左右配置後）
Windowsキー + 下矢印	4分の1サイズに変更（左右配置後）

FancyZonesを使うと、自分でカスタムレイアウトを定義し、ウィンドウをそのレイアウトに沿って配置できます。

たとえば、「左側70%をメイン作業用、右側30%を上下2分割してタスク管理用とチャット用」といった複雑なレイアウトも作成可能です。

ショートカット	動作
Windowsキー + Tab	タスクビューを開く
Windowsキー + Ctrl + 左右矢印	仮想デスクトップを切り替え

仮想デスクトップを作成し、用途別にアプリケーションを配置することで、作業環境を整理できます。

作業内容に応じたデスクトップを行き来することが可能です。

Windows 10環境では、これらの代替手段を組み合わせることで、Windows 11に近いタスク管理環境を構築できます。すべての新機能が使えるわけではありませんが、基本的なデスクトップタスク管理に必要な機能は十分に揃っています。

スーツアップは、表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力。チームでのタスク管理や外部ツールとの連携に長けており、幅広く活用できるでしょう。

「かんたん、毎日続けられる」をコンセプトに、やさしいテクノロジーでチームをサポートする「スーツアップ」。

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デスクトップのタスク管理のよくある質問

デスクトップでタスク管理を始めようとすると、さまざまな疑問や迷いが生じることがあります。

「無料版で本当に十分なのか」「スマホとどう使い分ければいいのか」「シンプルな付箋と高機能なアプリ、どちらを選ぶべきか」といった質問は、多くの人が抱える共通の悩みです。

このセクションでは、デスクトップでのタスク管理に関してよく寄せられる質問に対して、具体的な判断基準とともに回答します。

自分の状況や働き方に照らし合わせながら読み進めることで、最適なタスク管理の方法を見つける手がかりになるはずです。

タスク管理には唯一の正解があるわけではなく、自分に合った方法を見つけることが何より重要です。

ここで紹介する考え方を参考に、自分なりのスタイルを確立していってください。

Q: 無料版で十分？有料版を選ぶべき場面とは

A: 個人で基本的なタスク管理を行う場合、ほとんどのケースで無料版で十分に対応できます。

ただし、特定の機能が必要な場合や、チームでの利用を検討している場合は、有料版を検討する価値があります。

仕事で複数の案件を同時に管理したり、プライベートの目標管理も含めて幅広く活用したりする場合は、5プロジェクトの制限に達する可能性があります。

また、リマインダー機能を頻繁に使いたい場合も有料プランが必要です。

無料プランではリマインダー機能が利用できないため、期限が近づいたことを通知で知らせてほしい場合は、Proプランへのアップグレードを検討してください。

さらに、カレンダーアプリとの双方向同期が必要な場合も、有料プランが役立ちます。

無料プランではTodoistからカレンダーへの一方向のみの連携ですが、Proプランではカレンダーからの変更もTodoistに反映される双方向同期が可能になります。

スケジュール管理とタスク管理を緊密に連携させたい人には、この機能は大きなメリットとなります。

Notionで有料プランを検討すべき場面は、主にチームでの利用時です。

無料プランでは、ワークスペースに招待できるゲスト数に制限があり、チームで本格的に運用するには有料プランが必要になります。

また、ファイルのアップロード容量が無料プランでは5MBまでに制限されているため、大きな添付ファイルを多用する場合も有料プランを検討する理由になります。

バージョン履歴の保持期間も、無料プランでは7日間ですが、有料プランでは30日間または無制限に拡張されます。

個人でタスク管理を始める段階では、まず無料版から使い始めることをおすすめします。

実際に使い込んでいく中で「この機能があれば便利なのに」と感じる場面が出てきたら、その時点で有料版へのアップグレードを検討すれば十分です。

最初から有料版を契約しても、その機能をフルに活用できなければ費用が無駄になってしまいます。

Q: スマホとの同期設定と活用方法

A: 主要なタスク管理アプリは、同じアカウントでログインするだけで、デスクトップとスマートフォンの間でタスクが自動的に同期されます。

デスクトップでタスク管理を行う際に、スマートフォンとの連携は非常に重要なテーマです。

PC作業中はデスクトップでタスクを管理し、外出中や移動中はスマートフォンで確認・更新するという使い分けができれば、場所を問わずシームレスにタスク管理を継続できます。

アプリ名	対応OS	同期方法
Microsoft To Do	iOS / Android	Microsoftアカウントでサインイン
ToDoリスト	iOS / Android	Googleアカウントでログイン
Todoist	iOS / Android / Windows / Mac	Todoistアカウントでログイン
Notion	iOS / Android	Notionアカウントでログイン

外出中に思いついたタスクはスマートフォンでサッと追加し、じっくりと優先順位を付けたりリストを整理したりする作業はデスクトップで行うという使い分けがおすすめです。

スマートフォンの小さな画面では細かい操作がしにくいため、このような役割分担が効率的です。

デスクトップとスマートフォンの両方で通知をオンにしていると、同じリマインダーが二重に届いてしまうことがあります。自分のライフスタイルに合わせて調整してください。

PC作業中はデスクトップの通知を優先し、スマートフォンの通知はオフにするか、逆に外出が多い人はスマートフォンの通知を優先するなど、使い分けを工夫しましょう。

スマートフォンならではの活用法として、位置情報を使ったリマインダーがあります。

Todoistの有料プランでは、特定の場所に到着した時や、その場所を離れた時にリマインダーを発動させる機能があります。

「オフィスを出たら買い物リストを表示」「自宅に着いたら家事タスクを通知」といった使い方ができ、場所に紐づいたタスクの管理に便利です。

Q: 付箋とTo Doアプリの使い分けポイント

A: どちらが優れているというわけではなく、用途や好みに応じて使い分けることが重要です。

Windows標準の付箋アプリと、Microsoft To DoやTodoistのような本格的なTo Doアプリは、どちらもタスク管理に使えますが、その性格は大きく異なります。

ここでは、それぞれの特性と、使い分けの判断基準を整理します。

比較項目	付箋アプリ	To Doアプリ
手軽さ	◎ すぐに書き始められる	○ 操作を覚える必要あり
視認性	◎ デスクトップに常時表示	○ ウィンドウを開く必要あり
期限管理	× 機能なし	◎ 期限設定・リマインダー
繰り返し設定	× 機能なし	◎ 定期タスクに対応
タスク数の管理	△ 多いと煩雑になる	◎ 分類・整理が容易
完了チェック	× 手動で削除が必要	◎ チェックで自動非表示

付箋アプリには期限設定、リマインダー、タスクの完了チェック、優先順位の管理といった機能がないため、複雑なタスク管理には向いていません。

タスク数が増えてくると、どの付箋に何を書いたか把握しにくくなり、かえって管理が煩雑になる可能性もあります。

1日にこなすタスクが3〜5個程度であれば、付箋アプリで十分に管理できます。

しかし、常時10個以上のタスクを抱えていたり、複数のプロジェクトを並行して進めていたりする場合は、To Doアプリの方が適しています。

「今日やること」をメモしておくだけなら付箋で十分ですが、「来週までに提出」「月末が締め切り」といった期限付きのタスクを多く抱えている場合は、期限設定とリマインダー機能のあるTo Doアプリが役立ちます。

期限を忘れてしまうリスクを減らし、計画的にタスクをこなしていくことができます。

「毎週月曜に週報を提出」「毎月10日に請求書を発行」といった定期的なタスクがある場合、To Doアプリの繰り返し機能を使えば、毎回手動でタスクを追加する手間が省けます。

付箋アプリにはこうした機能がないため、繰り返しタスクが多い人にはTo Doアプリをおすすめします。

両方を併用するという選択肢もあります。

たとえば、「今日中に終わらせる緊急タスク」は付箋に書いてデスクトップに貼り、「今週中にやるタスク」「来月の予定」といった中長期のタスクはTo Doアプリで管理するという使い分けです。

付箋は「今すぐ目に入れておきたいこと」、To Doアプリは「体系的に管理したいこと」という役割分担で運用すると、それぞれの強みを活かせます。

タスク管理は続けることが最も重要であり、どんなに高機能なツールでも、使い続けられなければ意味がありません。

自分の性格や働き方に合ったツールを見つけ、無理なく続けられる方法を確立してください。

まとめ：今日から始めるデスクトップのタスク管理3ステップ

完璧な環境を整えることより「まず始めてみること」が最も大切です

ここまで、デスクトップでタスク管理を行うメリットから、具体的なアプリの選び方、設定方法、活用術まで詳しく解説してきました。

タスクを確認する際には、現実的に完了できる数に絞ることを意識しましょう。

まずは3〜5個程度の重要なタスクに集中し、それらを確実に完了させることを目指してください。

使い始めてみれば、自分に合った方法や改善点が見えてきます。

最初は慣れないかもしれませんが、1週間、2週間と続けていくうちに、タスク管理なしでは仕事ができないと感じるほど、その効果を実感できるはずです。