タスクのステータスとは？意味・種類・設計方法を徹底解説【コピペ用一覧表付き】

タスクのステータス管理を正しく理解し、チームに最適な設計・運用を実現するための完全ガイドです。

「タスクのステータスって何？」「進捗とステータスの違いがよく分からない」「ツールの設定画面を開いたけど、どんなステータスを作ればいいか迷っている」——そんな疑問や悩みを抱えていませんか？

タスクのステータス管理は、チームの生産性を左右する重要な要素です。

ステータスが曖昧なまま運用を始めると、誰も更新しなくなったり、「進行中」にタスクが溜まり続けて進捗が見えなくなったりと、管理が形骸化してしまうケースが少なくありません。

本記事では、タスクのステータスの基本的な意味から、進捗管理との違い、最適なステータス設計の3ステップ、業種別のテンプレート（開発・営業・マーケ向け）、よくある失敗Q&A、おすすめツール3選まで、実務で使える知識を網羅的に解説します。

すぐにコピペして使える日本語・英語対訳表も用意しました。

この記事を読めば、タスクのステータスの正しい理解が深まり、自チームに最適なステータス構成を今日から設計・運用できるようになります。

タスクのステータスとは？基本を30秒で理解する

タスクのステータスとは、作業が現在どの段階にあるかを示す「状態ラベル」のこと。チーム全体の進捗を一目で把握するために欠かせない要素です。

プロジェクト管理ツールを使い始めたとき、「ステータス」という言葉に戸惑った経験はないでしょうか。

上司から「あのタスクのステータスどうなってる？」と聞かれ、とっさに答えられなかった方もいるかもしれません。

本章では、タスクのステータスとは何かを30秒で理解できるよう、定義と役割をシンプルに解説します。

さらに、すぐに使えるコピペ用の日本語・英語対訳表も用意しました。

タスクのステータスの定義と役割

タスクのステータスとは、ある作業が現在どの段階にあるかを示す「状態ラベル」のことです。

たとえば「未着手」「進行中」「完了」といった分類がこれに当たります。

一言で表現するなら、「タスクの今を可視化するためのタグ」と言えるでしょう。

なぜステータスが必要なのか

なぜステータスが必要なのかというと、チームで仕事を進める際に「誰が・何を・どこまでやっているか」を一目で把握できるようにするためです。

ステータスがなければ、個々のメンバーに進捗を確認する手間が発生し、コミュニケーションコストが増大します。

ステータスを設定しておけば、タスクボードやリストを見るだけで、チーム全体の作業状況を瞬時に把握できるようになります。

「進捗」「状態」「ステータス」の違い

ここで、「進捗」「状態」「ステータス」の違いについても整理しておきましょう。

「進捗」とは、タスクがどの程度進んでいるかを表す概念であり、パーセンテージや達成度で表現されることが一般的です。

一方、「状態」や「ステータス」は、タスクが現在どのフェーズにあるかを示す離散的なカテゴリを意味します。

つまり、進捗は連続的な数値であり、ステータスは段階的なラベルであるという点が大きな違いです。

項目	進捗	ステータス
表現方法	パーセンテージ・達成度	段階的なラベル
性質	連続的な数値	離散的なカテゴリ
例	30%、50%、90%	未着手、進行中、完了

ステータス管理の基本的な流れ

ステータス管理の基本的な流れは、一般的に「未着手」から始まり、「進行中」を経て「完了」に至るという直線的な遷移をたどります。

ただし、実際の業務では「保留」「差し戻し」「キャンセル」といった分岐が発生することも少なくありません。

こうした分岐を含めたステータス遷移の設計が、効果的なタスク管理の鍵となります。

ステータスの種類が多すぎると運用が複雑になり、少なすぎると正確な状況把握が難しくなります。チームの規模やプロジェクトの性質に合わせて最適な設計を行いましょう。

【コピペ用】基本ステータス一覧｜日本語・英語対訳表

今まさにツールの設定画面を開いている方、Excelで課題管理表を作成中の方のために、すぐにコピペして使える日本語・英語対訳表をご用意しました。

外資系企業やグローバルプロジェクトでも使える標準的な表記を採用しています。

基本ステータス対訳表

日本語	英語	説明
未着手	Not Started / To Do	まだ作業を開始していない状態
進行中	In Progress	現在作業を進めている状態
レビュー中	In Review	成果物の確認・検証を行っている状態
保留	On Hold	何らかの理由で作業を一時停止している状態
完了	Done / Completed	作業が終了し、成果物が確定した状態
キャンセル	Cancelled	作業が中止され、今後再開しない状態

補足ステータス対訳表

より細かな状況を表現したい場合は、以下の補足ステータスも活用してみてください。

日本語	英語	説明
対応中	Working On	担当者が積極的に取り組んでいる状態
承認待ち	Pending Approval	上長やクライアントの承認を待っている状態
差し戻し	Rejected / Returned	修正が必要なため前工程に戻された状態
テスト中	In Testing	品質確認やテストを実施している状態
リリース済み	Released / Deployed	本番環境に反映された状態
要確認	Needs Review	確認事項があり判断待ちの状態

これらのステータスは、Asana、Jira、Notion、Backlogなど多くのプロジェクト管理ツールで共通して使用されている表記です。

ツールによって若干の表記揺れがある場合もありますが、上記の対訳を使えば、国内外のメンバーとスムーズにコミュニケーションを取ることができます。

グローバルチームで作業する場合は、英語表記を基本とし、日本語は補足説明として併記する運用がおすすめです。これにより、ツールのUIが英語であっても日本語話者が理解しやすくなり、混乱を防ぐことができます。

タスクのステータスと進捗管理の違い

進捗管理は「どれだけ進んでいるか」という量的な側面、ステータス管理は「どの段階にあるか」という質的な側面を扱う、相互補完的な概念です。

「進捗どうなってる？」「ステータス教えて」という言葉は、日常的な業務でよく耳にするフレーズです。

しかし、この2つの言葉を同じ意味として使っている方も多いのではないでしょうか。

実は、進捗とステータスは似て非なる概念であり、それぞれの役割を正しく理解することで、より効果的なタスク管理が実現できます。

本章では、進捗管理とステータス管理の違いを明確にし、実務でどのように使い分けるべきかを解説します。

それぞれの定義と特徴

まず、進捗管理とステータス管理のそれぞれの定義を整理しましょう。

両者の特徴を比較すると、以下のような違いが浮かび上がります。

比較項目	進捗管理	ステータス管理
値の性質	連続的（数値）	離散的（カテゴリ）
表現方法	パーセンテージ、日数、工数	ラベル（未着手、進行中など）
把握できること	どれだけ進んでいるか（量）	どの段階にあるか（質）
関連性が強い要素	スケジュール・時間軸	ワークフロー・業務プロセス
可視化ツール例	ガントチャート、バーンダウンチャート	カンバンボード

プロジェクトマネジメントにおいては、ガントチャートやバーンダウンチャートなどを用いて進捗を可視化することが多いでしょう。

カンバンボードなどを用いてステータス別にタスクを可視化する手法が広く採用されています。

つまり、進捗管理は「どれだけ進んでいるか」という量的な側面を扱い、ステータス管理は「どの段階にあるか」という質的な側面を扱うと理解すると分かりやすいでしょう。

実務での使い分け方

では、実務において進捗管理とステータス管理をどのように使い分ければよいのでしょうか。

結論から言えば、両者は対立する概念ではなく、相互補完的に活用するものです。

具体的なシーンを交えて説明します。

個人のタスク管理においては、ステータス管理をベースとしつつ、重要なタスクには進捗管理を併用する方法が実践的です。

すべてのタスクに詳細な進捗率を設定するのは手間がかかりすぎるため、基本はステータスで管理し、規模の大きいタスクや期限が厳しいタスクについてのみ進捗を細かく追跡するという運用がバランスの取れたアプローチです。

シーン	推奨する管理手法	理由
日次ミーティング	ステータス管理	短時間で全体状況を把握できる
週次・月次レビュー	進捗管理	計画との差異を数値で報告できる
クライアント報告	両方を組み合わせ	状況と数値の両面から説明できる
個人タスク管理	ステータス＋重要タスクのみ進捗	管理コストと精度のバランスが取れる
ボトルネック発見	ステータス管理	滞留箇所が一目瞭然
工数見積もり・予実管理	進捗管理	時間の比較には数値が不可欠

このように、進捗管理とステータス管理は目的に応じて使い分け、または組み合わせて活用することで、タスク管理の精度と効率を高めることができます。どちらか一方だけに頼るのではなく、両者の特性を理解した上で適切に運用することが重要です。

タスクのステータス管理が重要な3つの理由

「ステータスを設定するのは面倒」「わざわざ更新する意味があるのか」と感じている方も少なくないでしょう。

確かに、ステータス管理には一定の手間がかかります。

しかし、その手間をかける価値は十分にあります。

本章では、ステータス管理がチームやプロジェクトにもたらす具体的なメリットを解説するとともに、管理が破綻してしまう典型的な失敗パターンとその対策についても触れていきます。

ステータス管理がもたらすメリット

ステータス管理を適切に行うことで得られるメリットは多岐にわたりますが、特に重要な3つのポイントに絞って解説します。

ステータス管理の3大メリットは「可視化」「ボトルネック発見」「優先順位判断」です。

経済産業省が推進するDX（デジタルトランスフォーメーション）においても、業務の可視化は重要な要素として位置づけられています。

ステータス管理は、この可視化を最もシンプルに実現する手段の一つです。

紙やホワイトボードで管理していた時代と比べ、デジタルツールを活用したステータス管理では、リアルタイムでの情報共有が可能となり、リモートワーク環境でもチームの状況を正確に把握できます。

ボトルネックを早期に発見できれば、問題が深刻化する前に対策を講じることができます。

レビュアーを増員する、承認プロセスを簡素化する、といった具体的なアクションにつなげることで、プロジェクト全体の遅延を防ぐことが可能です。

ステータス管理がなければ、こうした問題は個別のタスクの遅れとしてしか認識されず、根本原因の特定が遅れてしまいます。

また、ステータスと期限を組み合わせることで、より精緻な優先順位付けが可能になります。

期限が近いにもかかわらず「未着手」のタスクは最優先で対応すべきであり、期限に余裕があって「進行中」のタスクは現状のペースを維持すればよいといった判断ができるようになります。

管理が破綻する失敗パターンと対策

ステータス管理のメリットを理解していても、実際の運用では様々な問題が発生しがちです。

ここでは、典型的な失敗パターンとその対策を紹介します。

過去にステータス管理が形骸化した経験がある方は、以下のパターンに心当たりがあるかもしれません。

失敗パターンを事前に知っておくことで、同じ轍を踏まずに済みます。

失敗パターン	主な対策
①ステータスの定義が曖昧	各ステータスの定義を文書化・共有
②ステータスの更新が滞る	更新タイミングのルール化・通知機能活用
③ステータスが多すぎる	5〜9個程度に絞る（7±2の法則）
④業務フローと合っていない	自チームのフローに沿った設計・定期見直し
⑤目的が共有されていない	目的とメリットの共有・成功体験のフィードバック

タスクのステータスの種類と最適な設計

ステータス設計は「少なすぎず多すぎず」がポイント。基本の5種類から始めて、業務に合わせてカスタマイズするのがおすすめです。

ステータス管理の重要性を理解したところで、次に気になるのは「具体的にどんなステータスを設定すればいいのか」という点でしょう。

ステータスの種類が少なすぎれば業務の実態を反映できず、多すぎればメンバーが混乱してしまいます。

本章では、多くのチームに適用できる基本的なステータス構成を紹介するとともに、業種別のカスタマイズ例や最適なステータス数の考え方について解説します。

基本の5ステータス｜8割のチームはこれでOK

まずは「未着手」「進行中」「レビュー待ち」「保留」「完了」の5つから始めるのが成功の近道です。

タスク管理を始めるにあたって、まずは以下の5つの基本ステータスから導入することをおすすめします。

この構成は、業種や業務内容を問わず、ほとんどのチームで有効に機能する汎用的なものです。

ステータス名	英語表記	状態の説明
未着手	To Do / Not Started	作成済みだが作業未開始
進行中	In Progress	担当者が作業を進めている
レビュー待ち	In Review	作業完了、確認待ち
保留	On Hold	外部要因で一時停止中
完了	Done / Completed	すべての作業が終了

業種別の追加ステータス｜開発・営業・マーケ向け

基本の5ステータスをベースに、自チームの業務フローに合わせた追加ステータスでカスタマイズしましょう。

基本の5ステータスに加えて、業種や業務内容に応じた追加ステータスを設けることで、より実態に即した管理が可能になります。

ここでは、代表的な3つの業種について、追加すべきステータスの例を紹介します。

これらの業種別ステータスはあくまで参考例です。自チームの業務フローに合わせて取捨選択し、実際に使うものだけを選んで導入しましょう。

ステータスは何個が最適？7±2の法則

ステータス数は5〜9個が最適。認知心理学の「マジカルナンバー7±2」に基づいた、人間が無理なく覚えられる数です。

ステータスの種類を検討する際、避けて通れないのが「いくつ設定すればよいか」という問題です。

結論から言えば、5〜9個程度に収めることをおすすめします。

この数値には、認知心理学に基づいた根拠があります。

ステータス数	メリット	デメリット
少なすぎる（3個以下）	シンプルで迷わない	業務実態を反映できない
適切（5〜9個）	実態を反映しつつ覚えやすい	業種によっては不足することも
多すぎる（10個以上）	細かい状態を表現可能	選択に迷い、運用が形骸化

最適なステータス数を決める際の目安として、以下の観点からチェックしてみてください。

すでに多くのステータスを使っているチームは、定期的な棚卸しを行い、不要なステータスを整理統合することで運用効率化を図りましょう。

【実践】自チームのタスクのステータス設計3ステップ

ステータス設計は「業務フローの洗い出し」→「分岐点・停滞点へのステータス配置」→「月1回の見直し」の3ステップで進めましょう

ここまでステータスの基本知識や種類について学んできましたが、いよいよ実践編に入ります。

「理屈は分かったけど、自分のチームではどうすればいいの？」という疑問を持っている方も多いでしょう。

本章では、自チームに最適なステータス構成を設計するための具体的な手順を3つのステップで解説します。

今日からすぐに着手できる実践的な内容ですので、ぜひ手を動かしながら読み進めてください。

ステップ1｜業務フローを洗い出す

ステータス設計の第一歩は、自チームの業務フローを可視化すること

ステータスは業務の流れを反映するものですから、まずはその流れを正確に把握する必要があります。

たとえば、Webメディアの記事制作チームであれば、「企画案の作成」「企画の承認」「執筆」「編集者レビュー」「修正」「最終確認」「公開」といった流れになるかもしれません。

ホワイトボードや付箋を使って、各メンバーが考える業務の流れを出し合い、すり合わせていくプロセスが有効です。

リモートワーク環境であれば、MiroやFigJamなどのオンラインホワイトボードツールを活用するとよいでしょう。

また、例外的なフローも把握しておくことが重要です。

通常は直線的に進む業務でも、差し戻しが発生したり、途中で保留になったり、キャンセルされたりすることがあります。

こうした分岐や逆流のパターンも洗い出しておくことで、実態に即したステータス設計が可能になります。

業務フローの洗い出しにかける時間は、30分から1時間程度が目安です。完璧を目指す必要はありません

主要な流れと代表的な例外パターンが把握できれば十分です。

細かい例外は、実際に運用を始めてから対応しても遅くありません。

ステップ2｜分岐点・停滞点にステータスを置く

すべての工程にステータスを設けるのではなく、管理上の意味がある箇所に絞って配置することがポイント

業務フローが可視化できたら、次はどこにステータスを設置するかを決定します。

ステータスを置くべき場所は、大きく分けて「分岐点」と「停滞点」の2種類です。

種類	定義	具体例
分岐点	タスクの流れが変わる可能性がある場所	レビュー結果で承認or差し戻しが決まるポイント、担当者が変わるタイミング
停滞点	タスクが滞留しやすい場所	外部回答待ち、上長承認待ち、リソース待ち

具体的な例を挙げて説明しましょう。

先ほどの記事制作チームの業務フローを見ると、以下のような分岐点・停滞点が見つかります。

一方、「執筆」という工程はどうでしょうか。

これは担当者が継続的に作業を行う工程であり、特に分岐や停滞が発生するわけではありません。

この場合、わざわざ「執筆中」というステータスを設けず、「進行中（In Progress）」という汎用的なステータスでカバーするのが合理的です。

ステータスの配置を検討する際には、「このステータスがあることで、何が分かるようになるか」を自問してみてください

明確な答えが出ない場合、そのステータスは不要かもしれません。

ステップ3｜運用しながら月1で見直す

ステータス設計は一度作ったら終わりではなく、継続的に改善していくもの

ステータスを設計したら、いよいよ運用開始です。

しかし、最初から完璧なステータス構成ができることは稀です。

実際に運用してみると、「このステータスは使いにくい」「この状態を表すステータスがない」といった課題が見つかることが多いでしょう。

月次のチームミーティングや振り返りの場で、ステータス運用について議題に挙げる習慣をつけましょう。

過去1ヶ月で一度も使われなかったステータスは、業務フローに合っていない可能性があります。

本当に必要かどうかを検討し、不要であれば削除または他のステータスと統合しましょう。

また、「レビュー待ち」に常に10件以上のタスクが溜まっているとすれば、レビュー体制に問題があることが示唆されます。

この場合、ステータス自体を変えるのではなく、業務プロセスの改善が必要です。

ただし、状況によっては「レビュー待ち」を「社内レビュー待ち」と「クライアント確認待ち」に分割することで、ボトルネックの原因をより細かく把握できるようになる場合もあります。

1回の見直しでの変更は、追加・削除・統合を合わせて2〜3個程度に留めることをおすすめします

一度に大幅な変更を行うと、メンバーが混乱し、せっかく定着しつつあった運用が崩れてしまいます。

変更を行った場合は、必ずチーム全体に周知してください。

「来週から『確認中』ステータスを『レビュー待ち』に名称変更します」「『テスト中』ステータスを新たに追加しました」といった形で、変更内容と理由を共有することで、メンバーの理解と協力を得やすくなります。

最後に、ステータス設計は一度作ったら終わりではなく、継続的に改善していくものであるという認識を持つことが大切です。

チームの業務内容や体制は変化していきますし、ツールの機能も進化します。

状況の変化に合わせてステータスも進化させていく柔軟な姿勢が、長期的なステータス管理の成功につながります。

【テンプレート】業種別タスクのステータス例

他社や他チームの事例を参考にして、自チームに最適なステータス設計を効率的に行いましょう。

自チームのステータス設計を行う際、ゼロから考えるよりも、他社や他チームの事例を参考にする方が効率的です。

本章では、代表的な3つの業種について、すぐに使えるステータステンプレートを紹介します。

そのままコピペして使うこともできますし、自チームの状況に合わせてカスタマイズするベースとしても活用できます。

各テンプレートには、ステータスの定義と運用のポイントも併記していますので、導入時の参考にしてください。

ソフトウェア開発チーム向け

ソフトウェア開発チームでは、コーディングだけでなく、コードレビュー、テスト、デプロイといった品質管理プロセスが重要な位置を占めます。

また、バグ修正や機能改善など、タスクの種類によってフローが異なることも多いため、それらを包括的にカバーできるステータス構成が求められます。

以下は、アジャイル開発やスクラムを採用しているチームに適したステータステンプレートです。

ステータス（日本語）	ステータス（英語）	定義
バックログ	Backlog	実装予定だが、まだスプリントに組み込まれていないタスク
今スプリント	To Do / Sprint Backlog	今スプリントで対応予定として選択されたタスク
進行中	In Progress	開発者が実装作業を行っている状態
コードレビュー	Code Review	実装が完了し、他の開発者によるコードレビューを待っている状態
レビュー修正中	Review Changes	コードレビューでの指摘を受けて修正作業を行っている状態
テスト待ち	Ready for QA	コードレビューを通過し、QAチームによるテストを待っている状態
テスト中	In QA / Testing	QAチームがテストを実施している状態
リリース待ち	Ready for Release	テストを通過し、本番環境へのデプロイを待っている状態
完了	Done / Released	本番環境にデプロイされ、タスクが完了した状態
保留	On Hold	外部要因や優先度変更により一時的に作業を停止している状態

このテンプレートのポイントは、開発プロセスの各段階を明確に区別していることです。

特に「コードレビュー」と「レビュー修正中」を分けることで、レビュー待ちのタスクと修正作業中のタスクを区別できます。

これにより、レビュアーは自分が確認すべきタスクを一目で把握でき、開発者は修正が必要なタスクを見落とさずに済みます。

バグ修正のような緊急対応タスクについては、通常のフローをスキップして「進行中」から直接「テスト待ち」に移行することもあります。こうした例外フローについても、チーム内で事前に合意しておくとスムーズです。

JiraやGitHub Projects、Backlogなどの開発向けツールでは、これらのステータスに近い初期設定が用意されていることが多いため、ツールの既定設定をベースにカスタマイズしていくアプローチも有効です。

営業・カスタマーサクセス向け

営業チームやカスタマーサクセスチームでは、顧客との関係構築が業務の中心となります。

商談の進捗や顧客対応の状況を可視化することで、適切なタイミングでのフォローアップや、パイプライン全体の健全性の把握が可能になります。

以下は、BtoB営業やインサイドセールスを行うチームに適したステータステンプレートです。

ステータス（日本語）	ステータス（英語）	定義
リード	Lead / New	見込み客として認識されたが、まだアプローチしていない状態
アプローチ中	Contacting	初回のコンタクトを試みている状態
ヒアリング済み	Qualified	顧客のニーズや課題をヒアリングし、商談化の可能性を確認した状態
提案準備中	Proposal Preparing	提案書や見積書を作成している状態
提案済み	Proposal Sent	提案書や見積書を送付し、顧客の検討を待っている状態
交渉中	Negotiation	価格や条件について顧客と調整を行っている状態
契約手続き中	Closing	契約書の取り交わしなど、成約に向けた最終手続きを行っている状態
受注	Won / Closed Won	契約が成立し、受注が確定した状態
失注	Lost / Closed Lost	商談が不成立に終わった状態
保留	On Hold	顧客都合などにより、商談が一時的に停止している状態
ナーチャリング	Nurturing	現時点では商談化に至らないが、将来に向けて関係を維持している状態

このテンプレートのポイントは、商談の進捗を段階的に追跡できることです。

「リード」から「受注」または「失注」までの流れを可視化することで、営業パイプラインの健全性を把握できます。

どの段階に何件の商談があるかを見れば、将来の売上予測や、注力すべきフェーズの判断に役立ちます。

「提案済み」のステータスにタスクが滞留している場合は、フォローアップのタイミングかもしれません。提案後一定期間が経過したタスクを自動でリマインドする仕組みを設けると、追客のタイミングを逃さずに済みます。

SalesforceやHubSpotなどのCRMツールでは、こうした自動化機能が用意されているため、積極的に活用しましょう。

カスタマーサクセスチームの場合は、上記のテンプレートをベースに、オンボーディングや契約更新に関するステータスを追加することも有効です。

「オンボーディング中」「活用支援中」「更新確認」「チャーンリスク」といったステータスを設けることで、顧客のライフサイクル全体を管理できるようになります。

コンテンツ制作・マーケティング向け

コンテンツ制作やマーケティングチームでは、企画から公開までの制作フローと、複数の関係者による確認・承認プロセスが特徴的です。

クリエイティブな作業と品質管理を両立させるためのステータス構成が求められます。

以下は、Webコンテンツやマーケティング施策を扱うチームに適したステータステンプレートです。

ステータス（日本語）	ステータス（英語）	定義
アイデア	Idea / Backlog	コンテンツの案として登録されたが、まだ具体化されていない状態
企画中	Planning	テーマや構成を検討し、企画書を作成している状態
企画承認待ち	Pending Approval	企画書の承認を待っている状態
制作中	In Production	原稿執筆、デザイン作成など、実際の制作作業を行っている状態
内部レビュー	Internal Review	チーム内のメンバーによる確認を行っている状態
修正中	Revision	レビューでの指摘を受けて修正作業を行っている状態
クライアント確認	Client Review	外部のクライアントや関係者に確認を依頼している状態
最終承認待ち	Final Approval	公開前の最終確認を待っている状態
公開準備完了	Ready to Publish	承認が完了し、公開作業を待っている状態
公開済み	Published / Live	コンテンツが公開され、ユーザーがアクセス可能になった状態
保留	On Hold	何らかの理由で制作を一時停止している状態
却下	Rejected	企画や内容が承認されず、対応を中止した状態

このテンプレートのポイントは、制作プロセスと承認プロセスの両方を明確に追跡できることです。

コンテンツ制作では、複数回のレビューと修正サイクルが発生することが一般的です。

「内部レビュー」「修正中」「クライアント確認」といったステータスを分けることで、今どの段階の確認を行っているかが明確になります。

「企画承認待ち」や「最終承認待ち」に長期間タスクが滞留している場合は、承認プロセスにボトルネックがある可能性があります。承認者が忙しくて確認できていないのか、承認基準が曖昧で判断に迷っているのか、原因を特定して対策を講じましょう。

承認の期限を設定する、承認権限を委譲するといった施策が有効な場合があります。

広告運用やSNSマーケティングを担当するチームでは、上記のテンプレートに「入稿済み」「配信中」「配信終了」「効果測定中」といったステータスを追加することで、広告のライフサイクル全体を管理できます。

また、定期的に発行するメールマガジンやニュースレターを管理する場合は、「ドラフト」「スケジュール設定済み」「送信済み」といったステータスを設けるのもよいでしょう。

これらのテンプレートは、あくまで出発点として活用してください。

自チームの業務フローや関係者の構成に合わせて、ステータスの追加・削除・名称変更を行い、最適な構成を見つけていくことが大切です。

タスクのステータス運用でよくある失敗Q&A

ステータス管理を導入したものの、思うように機能しないという悩みを抱えているチームは少なくありません。

「最初は頑張って更新していたけど、いつの間にか誰も触らなくなった」「ステータスを見ても実態が分からない」といった状況に陥っていないでしょうか。

本章では、ステータス運用でよくある3つの失敗パターンについて、Q&A形式で具体的な解決策を解説します。

現状の課題に当てはまるものがあれば、ぜひ対策を実践してみてください。

Q. ステータスを誰も更新してくれない

ステータス管理で最も多い悩みが、「メンバーがステータスを更新してくれない」という問題です。

ツールを導入し、ステータスを設計しても、肝心の更新が行われなければ管理の意味がありません。

この問題には、いくつかの原因と対策が考えられます。

また、カンバンボード形式のツールであれば、タスクカードをドラッグ＆ドロップするだけでステータスを変更できるため、操作の手間が大幅に軽減されます。

NotionやAsana、Trelloなどの主要なツールは、このドラッグ＆ドロップ操作に対応しています。

特に「次の作業に移る前に更新する」というルールは、習慣化しやすくおすすめです。

この対策としては、ステータス管理の目的とメリットをチーム全体で共有し、実際に活用している姿を見せることが重要です。

メンバーが「自分の更新した情報が役に立っている」と実感できれば、更新へのモチベーションが高まります。

また、ステータス更新を習慣化するための仕掛けとして、デイリースタンドアップの冒頭で「昨日から今日でステータスが変わったタスクはありますか」と確認する時間を設けるのも効果的です。

この問いかけがあることで、メンバーはミーティング前に自分のタスクのステータスを確認するようになり、自然と更新の習慣が身についていきます。

チームリーダーやマネージャー自身が率先してステータスを更新することも大切です。上に立つ人が更新していないと、メンバーも「やらなくていいのだ」と判断してしまいます。

まずは自分自身が模範を示し、ステータス管理の文化を根付かせていきましょう。

Q. 「進行中」に全部のタスクが溜まる

「進行中」ステータスにタスクが大量に溜まってしまい、実際の進捗が見えなくなるという問題も頻繁に発生します。

10件も20件もタスクが「進行中」になっていると、どれが本当にアクティブに作業されているのか、どれが実質的に止まっているのか区別がつきません。

この状態では、ステータス管理の意味がほとんどなくなってしまいます。

このようにステータスを分けることで、実際の作業状況をより正確に反映できます。

あるいは、「進行中」は本当に今アクティブに作業しているタスクのみに限定し、着手したが一旦止めているタスクは「保留」に移動するルールを徹底する方法もあります。

目安として、1つのタスクは1日から長くても1週間程度で完了できるサイズに分解しましょう。

大きなタスクは親タスクとして残しつつ、実際の作業単位となるサブタスクを作成し、サブタスク単位でステータスを管理するのが効果的です。

これにより、日々の進捗が可視化され、「進行中」に滞留するタスクが減少します。

この対策としては、各タスクの完了条件を明確にすることが重要です。

タスクを作成する際に「完了の定義（Definition of Done）」を記載しておく習慣をつけましょう。

完了条件が明確になっていれば、迷わずステータスを変更できます。

また、WIP（Work In Progress）制限を設けるのも効果的な方法です。

WIP制限とは、同時に「進行中」にできるタスクの数に上限を設けるルールです。

たとえば、一人あたり「進行中」は3件までというルールを設定すると、新しいタスクに着手する前に既存のタスクを完了させる必要が生じます。

これにより、中途半端なタスクが溜まることを防ぎ、作業の流れがスムーズになります。

カンバン方式の基本原則でもあるWIP制限は、トヨタ自動車の生産方式に由来する手法であり、多くの組織で効果が実証されています。

Q. ステータスが多すぎて使いこなせない

ステータス管理を始める際、業務の実態を細かく反映しようとして、ステータスの種類を増やしすぎてしまうことがあります。

その結果、メンバーがどのステータスを選べばよいか迷い、更新が滞ったり、誤ったステータスが選択されたりする問題が発生します。

まずシンプルな構成でスタートし、必要に応じて追加していくアプローチを取りましょう。

基本の5ステータス（未着手・進行中・レビュー待ち・保留・完了）から始め、運用しながら「この状態を区別したい」というニーズが明確になった時点で、段階的にステータスを追加していくのが失敗の少ない方法です。

この対策としては、ステータスの棚卸しを行い、統合できるものは統合しましょう。

判断基準は「この2つのステータスを区別することで、具体的にどんなメリットがあるか」を考えることです。

明確なメリットが説明できない場合は、統合の候補となります。

たとえば、「確認待ち」「レビュー待ち」「承認待ち」がすべて存在する場合、誰が確認するかによって区別が必要なのか、それとも「誰かの確認を待っている」という状態を表せれば十分なのかを検討してください。

後者であれば、「確認待ち」に統一しても問題ないでしょう。

ステータスとラベル・タグの役割を明確に分けることが重要です。

種類	役割	例
ステータス	タスクがどの段階にあるか	未着手・進行中・完了
ラベル・タグ	タスクの種類や属性	開発・デザイン・ドキュメント

上記の例であれば、ステータスは「進行中」の1種類にし、タスクの種類は「開発」「デザイン」「ドキュメント」といったラベルやタグで区別するのが適切です。

これにより、ステータスの数を抑えつつ、必要な情報を管理できます。

ステータスを整理する際には、チームメンバーからフィードバックを集めることも大切です。

実際に日々ステータスを更新しているメンバーの意見は、改善のための貴重なヒントになります。

タスクのステータス管理におすすめツール3選

ステータス管理に優れた3つのツール（Notion・スーツアップ・Asana）を比較紹介します

ステータス管理を効果的に行うためには、適切なツールの選定が欠かせません。

エクセルやスプレッドシートでも管理は可能ですが、専用のタスク管理ツールを使うことで、ステータスの更新が簡単になり、チーム全体での情報共有もスムーズになります。

本章では、ステータス管理に優れた3つのツールを紹介します。

それぞれ異なる特徴を持っているため、自チームのニーズに合ったツールを選ぶ参考にしてください。

ツール名	特徴	おすすめの人
スーツアップ	シンプルで使いやすい	初心者・IT不慣れな方
Notion	柔軟なカスタマイズ性	自由度重視派
Asana	チームコラボ機能が充実	複数チーム連携重視派

スーツアップ｜簡単に使い続けられるAIタスク管理ツール

チームのタスク管理が手軽にできて、操作や運用も簡単なツールを探しているなら経営支援クラウド「スーツアップ」がおすすめです。

スーツアップとは表計算ソフトのような直感的な操作が可能なツールで、PCスキルに自信がない方でも気軽に使える親切な設計になっています。

さらに、タスクひな型、期限通知及び定型タスクなどプロジェクトやタスクの管理に役立つ機能が揃っているので、更新スケジュールの管理や作業の進捗状況の確認もスムーズに行えます。

チャットツールやオンライン会議を使った相談に対応しているほか、対面でのコンサルを受けられるなど、サポート体制が充実しているのもポイント。

スーツアップは、表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力。チームでのタスク管理や外部ツールとの連携に長けており、幅広く活用できるでしょう。

「かんたん、毎日続けられる」をコンセプトに、やさしいテクノロジーでチームをサポートする「スーツアップ」。

まずは無料お試しでツールを体験してみませんか？

Notion（ノーション）｜柔軟なカスタマイズ派向け

Notionは、メモ、ドキュメント、データベース、タスク管理などの機能を統合したオールインワンのワークスペースツールです。

2016年にアメリカで設立されたNotion Labs社が開発・提供しており、世界中で3,000万人以上のユーザーに利用されています。

日本でも多くのスタートアップや中小企業で導入が進んでおり、その柔軟なカスタマイズ性が高く評価されています。

Notionでのステータス管理の最大の特徴は、データベース機能を活用した自由度の高いカスタマイズが可能な点です。

タスクをデータベースとして管理し、ステータスは「セレクト」プロパティとして設定します。

ステータスの名称、色、並び順をすべて自由に設定できるため、自チームの業務フローに完全に合わせたステータス構成を実現できます。

また、同じデータベースを「テーブルビュー」「カンバンボードビュー」「カレンダービュー」「ギャラリービュー」など、複数の形式で表示できる点も大きな強みです。

ステータス別にタスクを俯瞰したいときはカンバンボード、期限で管理したいときはカレンダー、詳細情報を一覧で見たいときはテーブルと、用途に応じて表示を切り替えられます。

Notionには「ステータス」という専用のプロパティタイプも用意されており、「未着手」「進行中」「完了」の3グループにステータスを分類できます

各グループ内には複数のステータスを設定でき、たとえば「進行中」グループに「作業中」「レビュー待ち」「修正中」といったステータスを配置することが可能です。

この機能により、カンバンボードでの表示がより整理され、タスクの状況が一目で把握しやすくなります。

Notionが向いているのは、ステータス構成を自由にカスタマイズしたいチーム、タスク管理とドキュメント管理を一つのツールで完結させたいチーム、視覚的なカンバンボードで進捗を管理したいチームです。

一方で、設定の自由度が高い分、初期設定に時間がかかる面もあります。

ツールの設定やカスタマイズに抵抗がないメンバーがいるチームに特におすすめです。

Asana（アサナ）｜チームコラボ重視派向け

Asanaは、チームのコラボレーションに特化したプロジェクト管理ツールです。

2008年にFacebookの共同創業者であるダスティン・モスコヴィッツと元Facebookエンジニアのジャスティン・ローゼンスタインによって設立され、現在では世界190カ国以上、10万以上の組織で利用されています。

大企業からスタートアップまで幅広い規模の組織に採用されており、特にチーム間の連携が重要なプロジェクトで威力を発揮します。

Asanaでのステータス管理は、カスタムフィールド機能を活用します。

プロジェクトごとにステータスの選択肢を定義でき、各タスクにステータスを設定することで進捗を可視化できます。

ボードビュー（カンバン形式）、リストビュー、タイムラインビュー、カレンダービューなど、複数の表示形式に対応しており、目的に応じた使い分けが可能です。

Asanaの大きな強みは、チーム間のコラボレーションを促進する機能が充実している点です。

タスクへのコメント機能、@メンションによる通知、タスクの依頼・承認ワークフロー、複数プロジェクトへのタスク追加など、チームメンバー間のコミュニケーションをスムーズにする機能が揃っています。

また、タスクの依存関係を設定できるため、「Aタスクが完了したらBタスクを開始する」といった順序関係を明確にできます。

ワークフロービルダー機能を使えば、ステータスの変更をトリガーにした自動化ルールを設定することも可能です

たとえば、「ステータスが完了に変わったら、関係者に通知を送る」「特定のステータスになったら、担当者を自動でアサインする」といった自動化により、手動での更新作業を削減できます。

Asanaが向いているのは、複数のチームやプロジェクトが連携する組織、タスクの依存関係を明確に管理したいチーム、自動化によって運用の手間を減らしたいチームです。

世界的に利用されているツールであり、英語UIにも対応しているため、グローバルチームでの利用にも適しています。

ツール名	カスタマイズ性	使いやすさ	チーム連携
Notion	◎	○	○
スーツアップ	○	◎	◎
Asana	○	○	◎

3つのツールの特徴をまとめると、Notionはカスタマイズ性を重視する方に、スーツアップはシンプルさと使いやすさを重視する方に、Asanaはチームコラボレーションを重視する方に、それぞれおすすめです。

まとめ｜今日から始めるタスクのステータス管理

ここまで、タスクのステータスに関する基礎知識から実践的な設計手順、業種別テンプレート、よくある失敗とその対策、おすすめツールまで幅広く解説してきました。

ステータス管理を正しく行うことで、チームの生産性の向上に繋がります。

しかし、その効果を得るためには、まず始めてみることが不可欠です。

完璧なステータス設計を目指すよりも、シンプルな構成で今日から始め、運用しながら改善していくことが成功への近道です。