Outlook(アウトルック)でタスク管理する方法｜基本設定から活用術・限界まで完全解説
「Outlookでタスク管理ができるらしいけど、どこから始めればいいかわからない」
「メールが溜まる一方で、対応漏れが怖い」
「新しいツールを導入する余裕はないから、今あるOutlookで何とかしたい」
このようなお悩みをお持ちではありませんか。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介日々のメール対応に追われて、大事なタスクを見落としてしまった経験がある方は多いのではないでしょうか。
日々大量のメールに追われるビジネスパーソンにとって、対応漏れは信頼低下やトラブルに直結する重大なリスクです。
しかし、新しいツールの導入には時間もコストもかかり、IT部門への申請も必要となれば、なかなか一歩を踏み出せないのが現実ではないでしょうか。
この記事では、Outlookに搭載されている「タスク」「Microsoft To Do」「フラグ」の3つの機能の違いから、今日から始められる5ステップの基本設定、繰り返しタスクやチーム共有などの応用テクニック、さらにはOutlookでは対応できない機能の限界とPlanner・Asanaなど専用ツールとの比較まで、網羅的に解説します。
よくあるトラブルの解決方法も具体的に紹介しているため、困ったときにも役立ちます。
目次
Outlook(アウトルック)でタスク管理する3つの機能｜タスク・ToDo・フラグの違い
Outlookでタスク管理を始めようとすると、「タスク」「Microsoft To Do」「フラグ」という複数の機能が存在することに気づきます。
これらは一見似ているようで、それぞれ異なる特徴と用途を持っています。
自分の業務スタイルに合った機能を選ぶことが、効率的なタスク管理の第一歩となります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介新しいツールを導入する余裕がない方でも、今あるOutlookだけで対応漏れを防げますよ！
この章では、3つの機能の違いを明確にし、どの機能を使えばよいか判断するための基準を解説します。
新しいツールを導入する余裕がなく、今あるOutlookで対応漏れを防ぎたいと考えている方は、まずここで全体像を把握してから具体的な設定に進んでください。
タスク・ToDo・フラグの違いを比較表で整理
Outlookには、タスク管理に関連する3つの主要機能があります。
それぞれの特徴を理解することで、自分の業務に最適な方法を選択できます。
| 機能 | 特徴 | おすすめの用途 |
|---|---|---|
| Outlookタスク | Outlookアプリ内で完結、期限・優先度・カテゴリ設定可能 | 長年のOutlookユーザー、デスクトップ中心の業務 |
| Microsoft To Do | マルチデバイス対応、「今日の予定」機能、リスト共有可能 | モバイル利用、チームでの共有 |
| フラグ | メールに直接マーク、登録の手間なし、本文参照可能 | メール対応中心のシンプル管理 |
📝 Outlookタスク（従来機能）
従来の「Outlookタスク」は、Outlookアプリケーション内で完結するタスク管理機能です。
期限設定、優先度、カテゴリ分類などの基本機能を備えており、長年Outlookを使用してきたユーザーにとって馴染みのある形式となっています。
この機能はOutlookデスクトップアプリから直接アクセスでき、予定表との連携も可能です。
📝 Microsoft To Do
「Microsoft To Do」は、Microsoftが提供する独立したタスク管理アプリケーションです。
シンプルで直感的なインターフェースが特徴で、Windows、Mac、iOS、Androidなど複数のプラットフォームで利用できます。
To Doは「今日の予定」機能により、毎日取り組むべきタスクを明確にする仕組みを持っています。
また、リストの共有機能があるため、チームメンバーとタスクを共有することも可能です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介現在、OutlookのタスクとMicrosoft To Doは統合が進んでおり、どちらで作成したタスクも相互に反映されるようになっています！
📝 フラグ機能
「フラグ」は、メールに対して直接付けるマーク機能です。
受信したメールに対して「後で対応が必要」という目印を付けることで、対応漏れを防ぐことができます。
フラグを付けたメールは、To DoバーやTo Doアプリの「フラグを設定したメール」リストに表示されます。
この機能の最大のメリットは、メールを別のタスクとして登録し直す手間がないことです。
メール本文の内容がそのまま参照できるため、背景情報を確認しながら作業を進められます。
- メール対応中心でシンプルに管理したい → フラグ機能
- 複数のプロジェクトやカテゴリで整理したい → Microsoft To Do / Outlookタスク
- チームでタスクを共有したい → Microsoft To Doの共有リスト機能
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介業務の複雑さや、個人で使うかチームで使うかによって、最適な機能は異なります。まずは一番シンプルなフラグから試してみるのもおすすめです！
Microsoft To Do(マイクロソフト トゥードゥー)との統合で変わった新しいタスク管理
近年、MicrosoftはOutlookのタスク機能とMicrosoft To Doの統合を進めています。
この変更により、Outlookでのタスク管理の方法が大きく変わりました。
統合の背景と現在の推奨される使い方を理解しておくことで、より効率的なタスク管理が可能になります。
📝 統合によって変わったこと
従来のOutlookタスクは、Outlookアプリ内で独立して管理される機能でした。
しかし現在では、OutlookでタスクやTo Doを操作すると、その情報がMicrosoft To Doアプリにも同期されるようになっています。
これにより、デスクトップではOutlookから、外出先ではスマートフォンのTo Doアプリからと、状況に応じて使い分けることが可能になりました。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介場所やデバイスを選ばずにタスク管理ができるようになったのは、大きな進化ですね！
Outlook on the web（Web版Outlook）やOutlook for Windows（新しいOutlook）では、タスク管理画面としてMicrosoft To Doのインターフェースが採用されています。
画面左側の「To Do」アイコンをクリックすると、To Doと同じデザインのタスクパネルが表示されます。
ここから新しいタスクを追加したり、既存のタスクを編集したりできます。
- クロスプラットフォーム対応：Windows、Mac、iOS、Androidのいずれからでも同じタスクリストにアクセス可能
- 「今日の予定」機能：その日に取り組むべきタスクを明確化し、優先順位を意識した作業が可能
- 自動同期：Outlookで作成したタスクがTo Doアプリにも自動反映
📝 従来のOutlookタスク機能も利用可能
一方で、従来のOutlookタスク機能も引き続き利用できます。
Outlookデスクトップアプリ（クラシック版）では、従来のタスクビューからタスクを管理することが可能です。
長年使い慣れた操作方法を維持したい場合や、特定の従来機能が必要な場合は、クラシック版のタスク機能を使用することもできます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介慣れ親しんだ操作方法を変えたくない方は、無理に新しい方式に移行しなくても大丈夫ですよ。
タスクと予定表（カレンダー）の使い分けポイント
Outlookにはタスク機能と予定表（カレンダー）機能の両方があります。
どちらもスケジュールに関係する機能ですが、それぞれ異なる目的で使い分けることで、より効果的な時間管理が実現できます。
| 機能 | 目的 | 登録するもの | 時間の縛り |
|---|---|---|---|
| 予定表 | 「約束」や「イベント」の管理 | 会議、打ち合わせ、外出予定など | 開始・終了時刻が固定 |
| タスク | 「やるべきこと」の管理 | 資料作成、報告書提出など | 期限のみ（実行時刻は自由） |
📝 予定表の役割
予定表は、特定の日時に行う「約束」や「イベント」を管理するための機能です。
会議、打ち合わせ、外出予定など、開始時刻と終了時刻が決まっているものを登録します。
予定表に登録した項目は、その時刻にならないと実行できない性質を持っています。
例えば、「14時からのクライアントミーティング」は、14時という時刻に縛られた予定です。
📝 タスクの役割
一方、タスクは「やるべきこと」を管理するための機能です。
期限は設定できますが、具体的な実行時刻は決まっていません。
「企画書を金曜日までに提出」というタスクは、月曜日に作業してもよいし、木曜日に作業してもよいという柔軟性があります。
タスクの本質は、期限までに完了すればよいという点にあります。
- 「何時に」という時刻の指定があるもの → 予定表に登録
- 「いつまでに」という期限の指定があるもの → タスクとして登録
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介この区別を意識することで、予定表が「やるべきこと」で埋め尽くされてしまう状況を避けられますよ！
例えば、金曜日締め切りの企画書作成タスクを、水曜日の午前中にドラッグしてスケジュールを確保するという使い方です。
この方法により、タスクの柔軟性を維持しながら、具体的な作業時間も確保できます。
📝 定例業務の管理方法
また、定例業務の管理方法も検討が必要です。
毎週月曜日の朝礼のように、決まった時刻に行う定例イベントは予定表に繰り返し設定します。
一方、毎週提出する週報のように、期限はあるが作業時刻は自由なものは、繰り返しタスクとして設定すると管理しやすくなります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介定例業務も「時刻指定があるか」「期限指定のみか」で振り分けると、スッキリ整理できます！
【5ステップ】Outlook(アウトルック)のタスク管理の基本的な始め方
難しい設定は不要で、今日からすぐに始められる方法です。
メールがたまる一方で対応漏れが心配な方も、この手順に沿って進めれば、基本的なタスク管理の仕組みを構築できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介IT部門への依頼や特別なツールの導入は必要ありません。普段使っているOutlookの画面から、数クリックで設定が完了しますよ！
まずはSTEP1のTo Doパネル表示から始めて、順番通りに進めてください。
STEP1｜To Doパネルを表示してタスク管理を開始
このパネルを表示すれば、メール画面を見ながら同時にタスクも確認できるようになります。
📝 Outlookデスクトップアプリ（クラシック版）の場合
画面上部のメニューから「表示」タブをクリックします。
次に「To Doバー」というボタンを探し、クリックするとドロップダウンメニューが表示されます。
ここで「タスク」にチェックを入れると、画面右側にタスクパネルが現れます。
同様に「予定表」にチェックを入れると、直近の予定も表示されるため、タスクとスケジュールを同時に確認できる環境が整います。
📝 Outlook for Windows（新しいOutlook）やOutlook on the webの場合
画面左側のアイコン列から「To Do」アイコン（チェックマークのアイコン）をクリックします。
すると画面右側にTo Doパネルが展開され、Microsoft To Doと同期したタスクリストが表示されます。
このパネルでは、タスクの追加、編集、完了チェックなどの基本操作がすべて行えます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介To Doパネルを常に表示しておくことで、メールを処理しながらタスクを追加したり、今日やるべきことを確認したりする習慣が身につきますよ！
画面が狭いと感じる場合は、パネルの境界線をドラッグして幅を調整できます。
また、一時的にパネルを閉じたい場合は、同じ操作でチェックを外すか、アイコンを再度クリックすれば非表示にできます。
パソコンとモバイルの両方でTo Doパネルの場所を把握しておくことで、いつでもどこでもタスクを確認できる体制が整います。
STEP2｜メールをタスクに変換する2つの方法（ドラッグ＆フラグ）
Outlookでは、メールをタスクに変換する方法として、ドラッグ＆ドロップとフラグ付けの2つの方法が用意されています。
📝 方法①：ドラッグ＆ドロップ
メールの内容を元に新しいタスクを作成したい場合に便利です。
受信トレイで対応が必要なメールを選択し、そのままナビゲーションバーのタスクアイコン（またはTo Doアイコン）までドラッグします。
すると、メールの件名がタスク名として設定された新しいタスクが作成されます。
タスクの詳細画面では、期限やリマインダー、メモなどを追加できます。
この方法のメリットは、元のメールとは独立したタスクが作成されるため、タスク名や内容を自由に編集できる点です。
📝 方法②：フラグ付け
より手軽にメールをタスク化したい場合に適しています。
対応が必要なメールを右クリックし、「フラグを設定」を選択するか、メール一覧でフラグアイコンをクリックするだけで完了です。
フラグを付けたメールは、To Doパネルの「フラグを設定したメール」リストに自動的に表示されます。
この方法では、メール本文がそのまま参照できるため、対応に必要な情報をすぐに確認できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介どちらの方法を使うか迷ったら、まずはフラグ付けから試してみるのがおすすめです！
- メールの内容をそのまま対応すればよい場合→フラグ付けが手軽で効率的
- 派生する作業がある場合や複数メールを1つにまとめたい場合→ドラッグ＆ドロップで独立したタスクを作成
実際の運用では、両方の方法を併用するのが効果的です。
急ぎの問い合わせメールにはフラグを付けて即座に対応リストに追加し、プロジェクトに関連する複数のメールは、まとめて1つのタスクとして登録するという使い分けができます。
STEP3｜期限とリマインダーで確実なタスク管理
期限の設定方法は、使用しているOutlookのバージョンによって若干異なります。
| バージョン | 期限の設定方法 |
|---|---|
| デスクトップアプリ（クラシック版） | タスクをダブルクリックして詳細画面を開き、「開始日」と「期限」の欄に日付を入力。またはTo Doパネルからタスクを右クリックして「期限の設定」を選択 |
| Outlook for Windows / Outlook on the web | タスクをクリックして詳細パネルを開き、「期限日を追加」をクリックして日付を選択 |
- タスクリストで期限順に並べ替えができる
- 期限が近いタスクを優先的に表示できる
- 期限を過ぎたタスクは赤字で表示され、未完了を一目で把握できる
リマインダーは、指定した日時に通知を受け取る機能です。
重要なタスクには必ずリマインダーを設定しておくことで、うっかり忘れを防止できます。
📝 リマインダーの設定方法
Outlookデスクトップアプリでは、タスクの詳細画面で「アラーム」にチェックを入れ、通知を受け取りたい日時を設定します。
To Doベースの管理画面では、タスク詳細で「通知する」をクリックして日時を指定します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介リマインダーの設定タイミングは、期限の1日前や数時間前が一般的です。十分な作業時間を確保した状態で通知を受けられるようにしましょう！
例えば、金曜日17時が締め切りの資料提出タスクであれば、金曜日の午前中にリマインダーを設定しておくと、十分な作業時間を確保した状態で通知を受けられます。
複数日にわたる作業が必要なタスクの場合は、作業開始の目安となる日にもリマインダーを設定しておくと、計画的に進められます。
ここで具体的な日時を指定することで、フラグ付きメールにも期限管理の仕組みを適用できます。
STEP4｜カテゴリと優先度でタスクを効率的に整理
📝 カテゴリとは
カテゴリは、タスクを分類するためのラベル機能です。
Outlookでは、メールや予定表と共通のカテゴリをタスクにも適用できます。
例えば、「営業」「経理」「人事」といった部門別のカテゴリや、「A社プロジェクト」「B社プロジェクト」といった案件別のカテゴリを作成できます。
カテゴリごとに色を設定できるため、視覚的にも区別しやすくなります。
・タスクを右クリック→「分類」を選択→適用したいカテゴリにチェック
・新規作成は「すべてのカテゴリ」→「新規作成」からカテゴリ名と色を設定
一度作成したカテゴリは、メール、予定表、タスクのすべてで共通して使用できます。
📝 優先度とは
優先度は、タスクの重要性を示す設定です。
Outlookでは「高」「標準」「低」の3段階で優先度を設定できます。
タスクの詳細画面で優先度を選択するか、タスクリストで右クリックして「優先度」から選択します。
優先度を「高」に設定したタスクには感嘆符のマークが表示され、一覧の中で目立つようになります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介カテゴリと優先度を組み合わせることで、「今週中に完了すべき高優先度のA社プロジェクトタスク」といった条件でフィルタリングできますよ！
タスクリストの表示を「カテゴリ」や「優先度」でグループ化すると、同じ分類のタスクがまとまって表示され、見やすくなります。
Outlookのカテゴリとは別の仕組みですが、用途に応じて使い分けると便利です。
- カテゴリは5〜10個程度に絞る（多すぎると分類に迷う時間が増える）
- 定期的にカテゴリを見直す（使わなくなったものは削除して管理の煩雑さを防ぐ）
STEP5｜完了チェックと振り返りで抜け漏れを防ぐ
📝 タスクの完了操作
タスクの完了操作は非常にシンプルです。
タスクリストでタスク名の横にあるチェックボックスをクリックするだけで、そのタスクは完了済みとしてマークされます。
完了したタスクは取り消し線が引かれるか、リストから非表示になります。
フラグ付きメールの場合は、フラグをクリックしてチェックマーク（完了フラグ）に変更することで、対応済みを示すことができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介完了したタスクを確認したい場合は、To Doアプリの設定で「完了したタスクを表示」をオンにするか、Outlookの「タスク」ビューで完了済みアイテムを表示するフィルターを適用しましょう！
過去に何を完了したか振り返ることで、業務の進捗を把握したり、週報や月報作成の材料にしたりできます。
- 毎朝の始業時：今日が期限のタスクや、今日やる予定のタスクを確認
- 毎週末または週初め：今週の未完了タスクと来週の期限タスクを確認し、計画を調整
To Doの「今日の予定」機能を活用すると、その日に集中すべきタスクが明確になります。
不要になったタスクは削除するか、「いつかやる」リストに移動して、アクティブなタスクリストをクリーンに保ちましょう。
📝 タスクの粒度を見直す
なかなか完了にならないタスクがある場合、そのタスクが大きすぎる可能性があります。
「企画書作成」という大きなタスクを、「企画書の目次作成」「企画書の本文執筆」「企画書の図表作成」といった小さなタスクに分解することで、進捗が見えやすくなり、完了の達成感も得られます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介タスクを細かく分解すると、1つずつチェックを入れる達成感がモチベーションアップにつながりますよ！
Outlook(アウトルック)のタスク管理を効率化する6つの活用術
基本的なタスク管理の方法を覚えたら、次はさらに便利に使いこなすための応用テクニックを身につけましょう。
この章では、繰り返しタスクの自動化からチームでの共有、他のMicrosoftツールとの連携まで、Outlookのタスク管理を効率化する6つの活用術を紹介します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介すべてを一度に導入する必要はありません。自分の業務に役立ちそうなものから順に取り入れてみてくださいね！
これらのテクニックを活用することで、定期業務の登録忘れを防いだり、チームメンバーとタスクの進捗を共有したり、外出先からもタスクを確認・更新したりできるようになります。
繰り返しタスクで定期業務を自動化
毎週の週報提出、毎月の経費精算、毎日の日報作成など、定期的に発生する業務はタスクとして毎回登録するのは手間がかかります。
繰り返しタスク機能を使えば、一度設定するだけで自動的にタスクが生成されるため、登録忘れを防ぐことができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介毎週・毎月の定型業務が多い方には、特におすすめの機能です！
📝 デスクトップアプリでの設定手順
Outlookデスクトップアプリ（クラシック版）で繰り返しタスクを設定するには、まず新しいタスクを作成します。
タスクの詳細画面を開いたら、リボンメニューの「タスク」タブにある「定期的なアイテム」ボタンをクリックします。
すると、繰り返しパターンを設定するダイアログが表示されます。
| 繰り返しパターン | 設定例 |
|---|---|
| 毎日 | 毎日の日報作成など |
| 毎週 | 曜日を指定可能（例：毎週金曜日） |
| 毎月 | 「毎月第1月曜日」「毎月15日」など |
| 毎年 | 年次報告書の提出など |
また、繰り返しの期間として、開始日と終了日を設定したり、「終了日なし」で無期限に繰り返したりすることもできます。
- タスク名：「週報提出」
- 繰り返しパターン：「毎週」「金曜日」
- 終了日：「終了日なし」
Microsoft To Doでも繰り返しタスクを設定できます。
タスクを作成または選択した状態で、詳細パネルの「繰り返し」オプションをクリックします。
毎日、平日、毎週、毎月、毎年といった基本パターンから選択できるほか、「カスタム」を選ぶとより詳細な繰り返し条件を指定できます。
タスクを予定表にドラッグして作業時間をブロック
タスクには期限を設定できますが、「いつ作業するか」までは管理できません。
重要なタスクに確実に取り組む時間を確保するには、タスクを予定表にドラッグして作業時間をブロックする方法が効果的です。
この手法は「タイムブロッキング」と呼ばれ、多くのビジネスパーソンが実践している時間管理術です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「やらなきゃ」と思いつつ後回しにしがちなタスクも、予定表に入れてしまえば確実に取り組めますよ！
Outlookデスクトップアプリでタスクリストからタスクを選択します。
そのままナビゲーションバーの予定表アイコンにドラッグします。
新しい予定の作成画面が開き、タスクの件名が自動入力されます。作業を行いたい日時を指定して保存すれば完了です。
- 作業時間は余裕を持って設定（見積もりの1.2〜1.5倍程度）
- 集中力が必要なタスクは午前中にブロック
- 重要な企画作業や分析業務は最も集中できる時間帯に
予定表にブロックした作業時間は、他の予定と同様に表示されます。
そのため、会議の調整依頼が来た際にも、その時間は「予定あり」として扱われ、ダブルブッキングを防ぐことができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介自分の作業時間を守るためにも、重要なタスクは積極的に予定表上で可視化しておくことをお勧めします！
Outlook on the webや新しいOutlookでも、同様の操作でタスクを予定表に反映できます。
To Doパネルからタスクを予定表ビューにドラッグするか、タスクの詳細画面から「予定表に追加」オプションを使用します。
どのバージョンのOutlookを使っていても、タスクと予定表を連携させる運用は可能です。
共有リストでチームのタスク管理を見える化
チームで仕事をしていると、メンバー間でタスクの進捗を共有したい場面があります。
Microsoft To Doの共有リスト機能を使えば、チームメンバーとタスクリストを共有し、誰が何を担当しているか、どこまで進んでいるかを可視化できます。
Microsoft To DoアプリまたはOutlook上のTo Doパネルで新しいリストを作成します。リスト名には「マーケティングチームタスク」「プロジェクトA進捗」など、共有の目的がわかる名前を付けます。
リスト名の横にある共有アイコン（人型のマーク）をクリックします。
「招待リンクを作成」を選択してリンクを発行し、チームメンバーにメールやチャットで送信します。メンバーがリンクをクリックして参加すると、共有リストへのアクセス権が付与されます。
リンクの有効期限を設定したり、リンクを無効化して新規参加を停止したりすることも可能です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介誰かがタスクを完了すると、他のメンバーの画面にもリアルタイムで反映されるので、進捗状況の共有がとても楽になりますよ！
共有リストに参加したメンバーは、リスト内のタスクを閲覧できるだけでなく、新しいタスクを追加したり、既存のタスクを編集したり、完了マークを付けたりできます。
これにより、チーム全員が同じタスクリストを見ながら作業を進められます。
- タスク名に担当者のイニシャルを含める（例：「[田中] 資料作成」）
- タスクの詳細メモに担当者を記載しておく
- 定期的にリストを確認するミーティングを設ける
タスク依頼機能でメンバーに仕事を効率的に振る
チームリーダーや管理職の立場では、メンバーにタスクを割り当て、完了報告を受け取りたい場面があります。
Outlookには「タスクの依頼」機能があり、メールを通じてタスクを他のユーザーに割り当てることができます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介メンバーへの仕事の割り振りと進捗管理を、Outlook上で完結できる便利な機能です！
Outlookデスクトップアプリ（クラシック版）のタスクビューで新しいタスクを作成します。
タスクの詳細画面が開いたら、リボンメニューの「タスク」タブにある「タスクの依頼」ボタンをクリックします。
宛先欄にタスクを依頼したい相手のメールアドレスを入力し、タスクの件名、期限、詳細な内容を記入して送信します。
タスクの依頼を受け取った相手には、特殊な形式のメールが届きます。
このメールには「承諾」「辞退」のボタンがあり、相手が「承諾」をクリックすると、そのタスクは相手のタスクリストに追加されます。
依頼者側では、タスクの所有者が相手に移ったことが記録され、相手がタスクを完了すると自動的に通知を受け取れます。
- タスクの割り当てから完了報告までOutlook上で一元管理
- 依頼したタスクは自分のリストにも残り、ステータスを一覧確認可能
- メールと別ツールを行き来する煩雑さがなくなる
また、相手が依頼を辞退した場合や、期限内に完了しなかった場合のフォローは、別途メールやチャットで行う必要があります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介より本格的なタスク割り当てと進捗管理を行いたい場合は、次に紹介するMicrosoft Plannerとの連携も検討してみてください！
Microsoft 365環境でより本格的なタスク割り当てと進捗管理を行いたい場合は、後述するMicrosoft Plannerとの連携を検討することをお勧めします。
Plannerでは、タスクの担当者割り当て、進捗ステータスの管理、ボード形式での可視化など、チームでのタスク管理に特化した機能が利用できます。
Teams(チームズ)やPlanner(プランナー)と連携してプロジェクト管理を強化
OutlookのタスクをMicrosoft TeamsやPlannerと連携させることで、より本格的なプロジェクト管理が可能になります。
Microsoft 365を導入している組織では、これらのツールを組み合わせることで、コミュニケーションとタスク管理を一体化した効率的な業務環境を構築できます。
📝 Microsoft Plannerとは
Microsoft Plannerは、チームでのタスク管理に特化したツールです。
タスクをカード形式で管理し、「未着手」「進行中」「完了」といったステータスで分類するボードビューが特徴です。
各タスクには担当者、期限、チェックリスト、添付ファイルなどを設定でき、チームメンバー全員がリアルタイムで進捗を共有できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介Plannerで自分に割り当てられたタスクは、Outlookの To Doパネルからも確認できるので、二重管理の手間がありません！
- Plannerで割り当てられたタスクはTo Doの「自分に割り当て済み」リストに自動表示
- 個人のタスクとチームのタスクを一元的に管理可能
- Plannerでタスクを完了にすると、To Do側にも自動反映
Microsoft Teamsとの連携では、チームのチャネルにPlannerのタブを追加することで、チャットやビデオ会議と同じ画面でタスクボードを参照できます。
会議中に新しいタスクが発生したら、その場でPlannerに追加し、担当者を割り当てるといった運用が可能です。
対象のチームを開きます。
タブの追加（+マーク）をクリックしてPlannerを選択します。
新しいプランを作成するか、既存のプランを選択して追加します。これでチームメンバー全員がTeams上からPlannerのタスクボードにアクセスできるようになります。
OutlookのメールからPlannerにタスクを追加することも可能です。
Outlookアドインの「Planner」を使用すると、メールの内容を元にPlannerのタスクを作成できます。
対応が必要なメールを受け取ったら、アドインを起動してプランとバケット（分類）を選択し、タスクとして登録します。
メールの件名がタスク名に、メール本文がタスクの説明に自動的に反映されます。
スマホアプリで外出先からもタスクを確認・更新
営業職や外回りの多い方にとって、外出先でもタスクを確認・更新できることは重要です。
Microsoft To DoアプリとOutlookモバイルアプリを活用することで、スマートフォンやタブレットからもタスク管理が可能になります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介外出先で思いついたタスクをスマホから追加すれば、オフィスに戻ったときにはパソコンのOutlookにも反映されていますよ！
| アプリ | 入手先 |
|---|---|
| Microsoft To Do（iOS） | App Storeから無料ダウンロード |
| Microsoft To Do（Android） | Google Playから無料ダウンロード |
| Outlookモバイル | App Store / Google Playから無料ダウンロード |
Microsoftアカウントまたは職場・学校アカウントでサインインすると、パソコンで作成したタスクリストが自動的に同期されます。
- タスクの作成、編集、完了チェック
- 期限設定、リマインダー設定
- ウィジェットでホーム画面に「今日の予定」を表示
Outlookモバイルアプリにも、タスク確認機能が統合されています。
アプリ内でTo Doアイコンをタップすると、To Doと同期されたタスクリストが表示されます。
メールを確認しながらタスクも確認できるため、パソコンと同じ感覚で業務を進められます。
また、モバイル版Outlookでもメールにフラグを設定でき、フラグ付きメールはTo Doアプリの「フラグを設定したメール」リストに反映されます。
📝 同期がうまくいかない場合のトラブルシューティング
まずインターネット接続を確認してください。
Wi-Fiやモバイルデータ通信が有効であることを確認し、機内モードがオフになっていることを確かめます。
それでも同期されない場合は、アプリを一度終了して再起動するか、サインアウトして再度サインインすることで解決する場合があります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介通知設定も重要なポイントです。リマインダー通知を有効にしておくと、期限が近づいたタスクをプッシュ通知で受け取れますよ！
To Doアプリの設定から、リマインダー通知やタスクの更新通知を有効にしておくと、期限が近づいたタスクや、共有リストで他のメンバーが追加したタスクについてプッシュ通知を受け取れます。
ただし、通知が多すぎると煩わしくなるため、重要なリストのみ通知を有効にするなど、自分に合った設定を見つけることが大切です。
Outlook(アウトルック)のタスク管理でできること・できないことの判断基準
Outlookのタスク管理機能は、日常的な業務管理には十分な機能を備えています。
しかし、プロジェクトの規模が大きくなったり、チーム全体での進捗管理が必要になったりすると、限界を感じる場面も出てきます。
この章では、Outlookタスクの機能的な限界を明確にし、自分の業務に対してOutlookで十分なのか、専用ツールの導入を検討すべきなのかを判断するための基準を解説します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介上司から「ガントチャートで見せて」と言われて困っている方や、社内ツール選定を任されている方は、この章の内容を参考にしてくださいね。
Outlook(アウトルック)で対応できない機能（ガントチャート・進捗率管理など）
Outlookのタスク管理機能には、いくつかの明確な制約があります。
これらの制約を理解しておくことで、「Outlookでやろうとしていたができなかった」という無駄な試行錯誤を避けられます。
最も頻繁に求められるがOutlookでは対応できない機能が、ガントチャートの作成です。
ガントチャートは、タスクの開始日から終了日までを横棒で表示し、プロジェクト全体のスケジュールを視覚的に把握するための図表です。
複数のタスクの時間的な重なりや、プロジェクト全体の進行状況を一目で確認できるため、プロジェクト管理では標準的なツールとなっています。
しかし、Outlookのタスク機能にはガントチャートを生成する機能が搭載されていません。
タスクをリスト形式や期限順で表示することはできますが、時間軸に沿った横棒グラフ形式での表示は不可能です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「プロジェクト全体のスケジュールを見せて」と言われたときに困るのが、まさにこのガントチャート機能の不在ですね。
タスクの依存関係管理も、Outlookでは対応できません。
依存関係とは、「タスクAが完了しないとタスクBを開始できない」といったタスク間の前後関係のことです。
プロジェクト管理ツールでは、この依存関係を設定することで、あるタスクが遅延した場合に後続タスクのスケジュールも自動的に調整されます。
Outlookのタスクでは、個々のタスクに期限を設定することはできますが、タスク同士を関連付けて連動させる機能はありません。
進捗率の管理についても制約があります。
Outlookのタスクでは、「未完了」か「完了」かの2択でしかステータスを管理できません。
「25%完了」「50%完了」といった細かい進捗率を設定したり、進捗率に基づいてグラフを生成したりすることはできません。
大きなタスクの途中経過を記録したい場合は、タスクを細分化して小さなタスクに分解するか、メモ欄に進捗状況を手動で記載する必要があります。
リソース管理機能もOutlookには搭載されていません。
リソース管理とは、チームメンバーの稼働状況を把握し、誰がどの程度の業務負荷を抱えているかを可視化する機能です。
専用のプロジェクト管理ツールでは、メンバーごとの担当タスク数や総工数を集計し、負荷の偏りを確認できます。
Outlookのタスクでは、自分のタスクリストを管理することが主目的であり、チーム全体のリソース配分を俯瞰する機能は備わっていません。
工数管理や時間追跡機能も存在しません。
タスクに対して見積もり時間や実績時間を記録し、プロジェクト全体でどれだけの工数がかかったかを集計するといった機能は、Outlookでは実現できません。
工数管理が必要な場合は、別途タイムトラッキングツールを併用するか、工数管理機能を備えた専用ツールを導入する必要があります。
レポート機能についても限定的です。
Outlookでは、タスクの一覧を表示したり、完了したタスクを確認したりすることはできますが、「今週完了したタスク数」「期限超過タスクの割合」「カテゴリ別のタスク分布」といった集計レポートを自動生成する機能はありません。
業務報告や進捗会議のための資料を作成するには、手動でデータを集計するか、Excelにエクスポートして加工する必要があります。
- ガントチャート作成：時間軸での視覚的な表示不可
- 依存関係管理：タスク間の連動設定不可
- 進捗率管理：完了/未完了の2択のみ
- リソース管理：チーム全体の負荷把握不可
- 工数管理：時間追跡機能なし
- レポート機能：集計レポートの自動生成不可
Outlook(アウトルック)で十分な人・専用ツールが必要な人の違い
Outlookのタスク管理機能が自分の業務に適しているかどうかは、業務の規模、管理の複雑さ、チームでの共有ニーズによって異なります。
ここでは、Outlookで十分に対応できるケースと、専用ツールの導入を検討すべきケースの判断基準を解説します。
📝 Outlookで十分に対応できるケース
以下のような状況であれば、Outlookのタスク管理で十分に業務をカバーできます。
まず、個人の業務管理が中心である場合です。
自分が担当するタスクを整理し、期限を管理し、対応漏れを防ぐという目的であれば、Outlookの機能で十分にカバーできます。
日々のメール対応から派生するタスクをフラグやTo Doで管理し、週次や月次の定期業務を繰り返しタスクで自動化する運用は、多くのビジネスパーソンにとって実用的です。
タスクの数が比較的少ない場合も、Outlookで問題ありません。
常時管理するタスクが20〜30件程度であれば、リスト形式での管理で十分に把握できます。
カテゴリや優先度で整理すれば、見通しの良い管理が可能です。
タスク数がこれ以上に増える場合は、整理の手間が増え、重要なタスクが埋もれるリスクが高まります。
チームでの共有が限定的な場合も、Outlookで対応できます。
Microsoft To Doの共有リスト機能を使えば、少人数のチームでタスクを共有することは可能です。
ただし、担当者の割り当てやステータス管理は限定的であるため、本格的なチーム管理には向いていません。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「自分のタスクを自分で管理する」という使い方なら、Outlookで十分ですね。
📝 専用ツールの導入を検討すべきケース
一方、以下のような状況では、Outlookでは力不足となります。
プロジェクト単位での管理が必要な場合は、Outlookでは力不足です。
複数のタスクが関連し合い、全体のスケジュールを俯瞰する必要があるプロジェクトでは、ガントチャートや依存関係管理が欠かせません。
このような場合は、Microsoft PlannerやAsana、Trelloなどのプロジェクト管理ツールが適しています。
チームメンバーの進捗を管理する立場にある場合も、専用ツールが有効です。
誰がどのタスクを担当し、どの程度進んでいるかをリアルタイムで把握するには、ボードビューやダッシュボード機能を備えたツールが便利です。
Outlookのタスク依頼機能では、詳細な進捗管理には限界があります。
上司やクライアントへの報告が頻繁に求められる場合も、専用ツールの方が効率的です。
ガントチャートやバーンダウンチャート、進捗レポートを自動生成できるツールを使えば、報告資料の作成時間を大幅に削減できます。
Outlookでは、これらの資料を手動で作成する必要があり、報告が多い環境では負担になります。
複数のプロジェクトを並行して管理する場合も、専用ツールが向いています。
プロジェクトごとにボードやワークスペースを分けて管理できるツールでは、プロジェクト間の切り替えが容易です。
Outlookのタスクでは、すべてのタスクが1つのリストに混在するため、プロジェクトが増えると管理が煩雑になります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介管理職やプロジェクトリーダーの方は、専用ツールの導入を前向きに検討してみてください。
| 判断基準 | Outlookで十分 | 専用ツールが必要 |
|---|---|---|
| 管理対象 | 個人の日常業務 | プロジェクト全体 |
| タスク数 | 20〜30件程度 | 多数・複雑 |
| チーム共有 | 少人数・限定的 | チーム全体の進捗把握 |
| 報告頻度 | 少ない | 頻繁に報告資料が必要 |
| スケジュール管理 | 期限管理のみ | ガントチャート・依存関係が必要 |
Planner(プランナー)・Asana(アサナ)・スーツアップとの使い分けガイド
Outlookのタスク管理では対応しきれない場合に検討すべきツールとして、Microsoft Planner、Asana、スーツアップの3つを紹介します。
| ツール名 | 最適な利用シーン | 主な特徴 |
|---|---|---|
| スーツアップ | 日本語サポート重視・経営支援クラウド | |
| Asana | ガントチャート・依存関係管理が必要 | 多彩なビュー・外部ツール連携豊富 |
| Microsoft Planner | Microsoft 365導入済み・追加コストを抑えたい | カンバン形式・Teams/Outlook連携 |
それぞれの特徴と、どのような状況で選ぶべきかを解説します。
スーツアップ
チームのタスク管理が手軽にできて、操作や運用も簡単なツールを探しているなら経営支援クラウド「スーツアップ」がおすすめです。
スーツアップとは表計算ソフトのような直感的な操作が可能なツールで、PCスキルに自信がない方でも気軽に使える親切な設計になっています。
さらに、タスクひな型、期限通知及び定型タスクなどプロジェクトやタスクの管理に役立つ機能が揃っているので、更新スケジュールの管理や作業の進捗状況の確認もスムーズに行えます。
チャットツールやオンライン会議を使った相談に対応しているほか、対面でのコンサルを受けられるなど、サポート体制が充実しているのもポイント。
スーツアップは、表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力。チームでのタスク管理や外部ツールとの連携に長けており、幅広く活用できるでしょう。
- エクセル感覚で操作！
スーツアップは、エクセルのような感覚で操作できますが、期限通知や定型タスクの自動生成など、エクセルにはない便利な機能が充実。日々のタスク更新もストレスがありません。
- 業務の「見える化」でミスゼロへ
チームのタスクや担当、期限などを表で一元管理。全員が進捗を把握できるから、抜け漏れや期限遅れがなくなり、オペレーションの質もアップします。
- テンプレートでプロジェクト管理が楽
よくある業務はタスクひな型として自動生成できるので、毎回ゼロから作る手間なし。誰でもすぐに運用を始められるのがスーツアップの強みです。
「かんたん、毎日続けられる」をコンセプトに、やさしいテクノロジーでチームをサポートする「スーツアップ」。
ますは無料お試しでツールを体験してみませんか？
Microsoft Planner(プランナー)
Microsoft Planner（Microsoft公式サポート）は、Microsoft 365に含まれるタスク管理ツールです。
すでにMicrosoft 365を導入している組織であれば、追加コストなしで利用できる点が大きなメリットです。
Plannerの特徴は、カンバン形式のボードビューでタスクを視覚的に管理できることです。
タスクをカード形式で表示し、「未着手」「進行中」「完了」などのバケット（列）にドラッグして移動することで、直感的にステータスを更新できます。
PlannerはOutlookやTeamsとの連携が強力です。
Plannerで作成したタスクはMicrosoft To Doの「自分に割り当て済み」リストに自動表示されるため、Outlookからも確認できます。
Teamsのチャネルにタブとして追加すれば、チャットや会議と同じ画面でタスクボードを操作できます。
Microsoft製品で統一している組織にとっては、最も導入しやすい選択肢です。
Asana(アサナ)
Asana（公式サイト）は、世界中で広く利用されているプロジェクト管理ツールです。
無料プランでも基本的な機能が利用でき、有料プランでは高度な機能が解放されます。
Asanaの強みは、リストビュー、ボードビュー、タイムラインビュー（ガントチャート）、カレンダービューなど、多彩な表示形式を切り替えられる点です。
特にタイムラインビューでは、タスクの依存関係を矢印で結び、スケジュールの前後関係を視覚化できます。
Asanaは外部ツールとの連携も豊富で、Slack、Google Drive、Microsoft Teamsなど、多くのサービスと統合できます。
Outlook用のアドインも提供されており、メールからAsanaのタスクを作成することも可能です。
チーム規模の大きいプロジェクトや、詳細なスケジュール管理が必要な場合に適しています。
Outlook(アウトルック)のタスク管理のよくあるトラブルと解決方法
Outlookでタスク管理を始めると、「タスクパネルが表示されない」「登録したタスクが消えた」「フラグを付けたのにタスク一覧に出てこない」といったトラブルに遭遇することがあります。
これらの問題の多くは、設定の確認や簡単な操作で解決できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介慌てずに原因を特定すれば、ほとんどのトラブルは自分で対処できますよ！
この章では、Outlookのタスク管理でよく発生するトラブルの原因と、具体的な解決手順を解説します。
問題が発生したときに慌てずに対処できるよう、あらかじめ目を通しておくことをお勧めします。
タスクパネルが表示されない時の対処法
Outlookを開いてもTo Doパネルやタスクバーが表示されない場合、いくつかの原因が考えられます。
原因に応じた対処法を順番に試してみてください。
📝 原因①：表示設定がオフになっている
最も一般的な原因は、表示設定がオフになっていることです。
Outlookデスクトップアプリ（クラシック版）の場合、画面上部の「表示」タブをクリックし、「To Doバー」ボタンを確認してください。
ドロップダウンメニューで「タスク」にチェックが入っていない場合は、クリックしてチェックを入れます。
これで画面右側にタスクパネルが表示されるはずです。
同様に「予定表」「連絡先」にもチェックを入れると、それぞれの情報も表示されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介まずは「表示」タブの設定を確認するのが解決への近道です！
📝 原因②：新しいOutlook・Web版の場合
Outlook for Windows（新しいOutlook）やOutlook on the webを使用している場合は、画面左側のナビゲーションアイコンを確認してください。
チェックマークのアイコン（To Do）をクリックすると、画面右側にTo Doパネルが展開されます。
アイコンが見当たらない場合は、ナビゲーションバーの下部にある「その他のアプリ」（三点リーダー）をクリックして、To Doアプリを探してください。
📝 原因③：画面サイズ・解像度の問題
画面の解像度やウィンドウサイズが原因で、パネルが表示されないように見える場合もあります。
Outlookのウィンドウを最大化するか、画面の解像度を上げてみてください。
また、To Doパネルの幅が極端に狭くなっている可能性もあるため、画面右端に細い線がないか確認し、あればドラッグして幅を広げてみてください。
📝 原因④：Outlookのバージョン・ライセンス制限
Outlookのバージョンによっては、To Do機能が利用できない場合があります。
古いバージョンのOutlookや、特定のライセンス形態では、Microsoft To Doとの統合機能が制限されていることがあります。
Outlookのバージョンを確認し、最新の更新プログラムが適用されているか確認してください。
「ファイル」メニューから「Officeアカウント」を選択し、「更新オプション」から「今すぐ更新」を実行することで、最新の状態に更新できます。
📝 原因⑤：組織のポリシーによる制限
組織のポリシーによってTo Do機能が無効化されている場合もあります。
企業や学校のアカウントを使用している場合、IT管理者がMicrosoft To Doへのアクセスを制限していることがあります。
この場合は、IT部門に問い合わせて、To Do機能の利用可否を確認してください。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介会社支給のPCでは、セキュリティポリシーで機能が制限されているケースも珍しくありません
📝 最終手段：Outlookの修復
上記の対処法を試しても解決しない場合は、Outlookの修復を試みることができます。
Windowsの「設定」から「アプリ」を開き、「Microsoft 365」または「Microsoft Office」を選択して「変更」をクリックします。
表示された画面で「クイック修復」または「オンライン修復」を選択して実行します。
修復後にOutlookを再起動し、タスクパネルが表示されるか確認してください。
タスクが勝手に消えた時の復元方法
登録したはずのタスクが見当たらなくなった場合、実際には削除されておらず、表示設定やフィルターの問題で非表示になっているだけのことがほとんどです。
焦らずに以下の確認を行ってください。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介タスクが「消えた」と思っても、多くの場合は見えなくなっているだけ。落ち着いて確認しましょう！
📝 確認①：完了済みタスクになっていないか
まず、完了済みタスクとしてマークされていないか確認します。
タスクのチェックボックスを誤ってクリックすると、完了済みとして処理され、リストから非表示になることがあります。
Microsoft To Doアプリでは、リストの上部にある「完了済み」セクションを展開すると、完了済みタスクが表示されます。
Outlookのタスクビューでは、「表示」タブから「ビューの変更」を選択し、「完了したタスク」を選ぶと完了済みアイテムが表示されます。
📝 確認②：フィルターが適用されていないか
フィルターが適用されていないかも確認してください。
特定のカテゴリや期限でフィルタリングしていると、条件に合わないタスクは表示されません。
Outlookのタスクビューで「表示」タブから「ビューのリセット」を選択すると、フィルターが解除され、すべてのタスクが表示される状態に戻ります。
📝 確認③：別のリストに移動していないか
タスクが別のリストに移動している可能性もあります。
Microsoft To Doでは複数のリストを作成できるため、意図せず別のリストにタスクをドラッグしてしまうことがあります。
To Doアプリのサイドバーで各リストを順番に確認し、目的のタスクがないか探してください。
「すべて」または「タスク」リストを選択すると、全リストのタスクが一覧表示されます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「すべて」リストを見れば、どのリストにあるか一目でわかりますよ
📝 確認④：削除済みフォルダを確認
削除済みフォルダを確認することも重要です。
タスクを誤って削除してしまった場合、Outlookの削除済みアイテムフォルダに移動している可能性があります。
Outlookのフォルダー一覧で「削除済みアイテム」を開き、削除されたタスクがないか確認してください。
見つかった場合は、右クリックして「移動」から元のタスクフォルダに戻すことができます。
📝 確認⑤：同期の問題を疑う
同期の問題でタスクが表示されない場合もあります。
複数のデバイスでOutlookやTo Doを使用している場合、同期が完了していないと一部のタスクが表示されないことがあります。
インターネット接続を確認し、Outlookの「送受信」タブで「すべてのフォルダーを送受信」を実行してみてください。
To Doアプリでは、下にスワイプする（モバイル）か、設定から同期を実行する（デスクトップ）ことで手動同期できます。
📝 確認⑥：Exchange Onlineユーザーの場合
Exchange Onlineを使用している組織アカウントの場合、サーバー側でタスクが保持されています。
ローカルのキャッシュに問題がある場合でも、再同期することで復元できる可能性があります。
それでも復元できない場合は、IT部門に依頼してExchange管理者がサーバー側のデータを確認することも可能です。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介会社のアカウントなら、最終手段としてIT部門に相談してみましょう
フラグ付きメールをタスクとして管理する方法
メールにフラグを付けたのに、To Doのタスク一覧に反映されないという問題が発生することがあります。
この問題は、使用しているOutlookのバージョンやアカウントの種類によって原因が異なります。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介フラグを付けたのにタスクに出てこない…というお悩み、実はよくある問題なんです
📝 基本：To Doとの統合を有効にする
フラグ付きメールがTo Doに表示されるためには、Microsoft To Doとの統合が有効になっている必要があります。
Outlook on the webまたはOutlook for Windows（新しいOutlook）では、フラグ付きメールは自動的にTo Doの「フラグを設定したメール」リストに表示されます。
このリストが表示されていない場合は、To Doアプリの設定で「フラグを設定したメール」を有効にしてください。
To Doアプリを開き、設定（歯車アイコン）から「接続」または「統合」の項目を確認し、Outlookとの連携がオンになっていることを確かめます。
📝 クラシック版Outlookの場合
Outlookデスクトップアプリ（クラシック版）を使用している場合、フラグ付きメールの表示方法が若干異なります。
To Doバーにフラグ付きメールを表示するには、「表示」タブの「To Doバー」から「タスク」を選択して表示させます。
ただし、クラシック版のOutlookでは、フラグ付きメールが自動的にMicrosoft To Doアプリに同期されない場合があります。
この場合、メールをタスクアイコンにドラッグして明示的にタスク化するか、新しいOutlookへの移行を検討してください。
📝 アカウントの種類による違い
アカウントの種類によっても動作が異なります。
| アカウント種類 | フラグ連携の状況 |
|---|---|
| Microsoft 365（職場・学校） | 最も安定して動作 |
| Outlook.com（個人用） | 基本的に機能するが、組織ポリシーで制限される場合あり |
| POP3/IMAP接続 | フラグ情報がMicrosoftサーバーと同期されないため、To Doに反映されないことがある |
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介外部メールアカウント（Gmail等）をOutlookで使っている場合は、フラグ連携がうまくいかないことがあります
📝 確実にタスク化する運用上の工夫
フラグ付きメールを確実にタスク管理したい場合の運用上の工夫として、フラグを付けた後にメールをTo Doアイコンにドラッグしてタスク化する方法があります。
この操作により、メールの件名を元にした独立したタスクが作成されます。
少し手間は増えますが、どのアカウントタイプでも確実にタスクとして管理できます。
- フラグを付ける際に「今日」「明日」「今週」などの期限を設定しておく
- 期限を設定すると、To Doの「今日の予定」や期限付きタスクとして表示されやすくなる
- メールを右クリック→「フラグの設定」から具体的な期限を指定
フラグを付けただけで期限を設定していない場合、To Doアプリでの表示優先度が低くなる可能性があります。
メールを右クリックして「フラグの設定」から具体的な期限を指定することをお勧めします。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介期限を設定しておくと、リマインダーも機能するので対応漏れを防げますよ
プライベートタスクを他人に見せない設定
業務でOutlookを使用していると、自分のタスクが上司や同僚に見られていないか気になることがあります。
特に、個人的な用事や転職活動に関するタスクなど、他人に知られたくない内容もあるでしょう。
Outlookのタスクには、プライバシーを保護するための設定がいくつか用意されています。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「自分のタスク、もしかして見られてる？」という不安、よくわかります
📝 基本：タスクは自分だけに見える
まず理解しておくべきは、Outlookのタスクは基本的に自分だけに見えるものだということです。
メールや予定表とは異なり、タスクリストは個人のメールボックスに保存され、他のユーザーからは直接参照できません。
つまり、特別な共有設定をしない限り、あなたのタスクは他人に見られることはありません。
ただし、いくつかの例外があります。
📝 注意点①：共有リストの場合
Microsoft To Doの共有リスト機能を使用している場合、そのリストに参加しているメンバーはリスト内のタスクを閲覧できます。
共有リストに個人的なタスクを追加しないよう注意してください。
個人用のタスクは、「タスク」や「個人」などの非共有リストに作成することをお勧めします。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介共有リストに間違えてプライベートなタスクを追加しないよう、リスト名をわかりやすくしておくと安心です
📝 注意点②：予定表を共有している場合
Exchange環境で予定表を共有している場合、予定表に表示されるタスクは注意が必要です。
Outlookの設定によっては、タスクが予定表ビューに表示されることがあります。
予定表を他のユーザーと共有している場合、そこに表示されたタスク情報が見られる可能性があります。
- タスクを予定表に表示しない設定にする
- 予定表の共有設定で「空き時間情報のみ」を選択して詳細を非表示にする
📝 注意点③：タスクを予定表にドラッグした場合
タスクを予定表にドラッグして作業時間をブロックした場合、その予定のタイトルとして元のタスク名が使用されます。
予定表を共有している相手にはこのタイトルが見える可能性があるため、センシティブな内容のタスクは、予定表にドラッグする際にタイトルを変更するか、「非公開」に設定することをお勧めします。
予定の詳細画面で「非公開」にチェックを入れると、共有相手には「非公開の予定」とだけ表示され、タイトルや詳細は隠されます。
📝 注意点④：IT管理者のアクセス
IT管理者やシステム管理者は、技術的にはメールボックスの内容にアクセスできる場合があります。
これはOutlookに限らず、企業が提供するITシステム全般に言えることです。
非常にセンシティブな個人情報については、会社のシステムとは別の個人用ツールで管理することを検討してください。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介会社のシステムは「見られる可能性がある」という前提で使うのが賢明です
- 業務用と個人用でリストを明確に分ける
- To Doアプリで「仕事」「プライベート」などのリストを作成し、内容に応じて振り分ける
- 共有リストには業務関連のタスクのみを追加する
- 個人的なタスクは非共有リストで管理する習慣をつける
このような運用を習慣化することで、意図しない情報漏洩を防げます。
Outlook365と従来版の機能差について
Outlookには複数のバージョンが存在し、使用しているバージョンによってタスク管理機能に違いがあります。
自分が使っているOutlookでどの機能が利用できるかを把握しておくことで、機能が見つからない時の混乱を避けられます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介「あるはずの機能がない！」というときは、バージョンの違いが原因かもしれません
現在利用可能なOutlookの主なバージョンとして、Outlook for Windows（新しいOutlook）、Outlookデスクトップアプリ（クラシック版）、Outlook on the web、Outlookモバイルアプリがあります。
それぞれの特徴と、タスク管理機能の違いを解説します。
| バージョン | 特徴 | タスク機能 |
|---|---|---|
| Outlook for Windows（新しいOutlook） | Windows 11標準搭載の最新版 | To Do統合が最も進んでいる |
| Outlookデスクトップ（クラシック版） | 従来型のOutlook | To Doバー機能、タスク依頼機能あり |
| Outlook on the web | ブラウザ版 | To Doとほぼ同等の機能 |
| Outlookモバイルアプリ | iOS/Android版 | 基本的な確認・作成のみ |
📝 Outlook for Windows（新しいOutlook）
Microsoftが推進している最新版のOutlookです。
Windows 11に標準搭載されるようになり、従来のクラシック版から移行が進んでいます。
新しいOutlookでは、Microsoft To Doとの統合が最も進んでおり、画面右側にTo Doパネルを表示してシームレスにタスク管理ができます。
フラグ付きメールのTo Do連携、共有リスト機能、クロスプラットフォーム同期など、最新の機能がすべて利用できます。
📝 Outlookデスクトップアプリ（クラシック版）
長年使用されてきた従来型のOutlookです。
Microsoft 365またはOffice 2019/2021などに含まれています。
クラシック版では、To Doバー機能でタスクを表示できますが、Microsoft To Doとの統合度は新しいOutlookほど高くありません。
従来の「タスク」ビューを使用した管理方法が中心となり、タスクの依頼機能やカテゴリ管理など、一部の機能はクラシック版でのみ利用できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介タスクの依頼機能を使いたい場合は、クラシック版が必要になることがあります
📝 Outlook on the web
ブラウザからアクセスするWeb版Outlookです。
Microsoft 365アカウントがあれば、どのパソコンからでも利用できます。
Web版のタスク機能はMicrosoft To Doとほぼ同等で、To Doパネルでのタスク管理、フラグ付きメール連携、共有リストなどが利用できます。
インストール不要でアクセスできるため、共用パソコンや出張先での利用に便利です。
📝 Outlookモバイルアプリ（iOS/Android）
基本的なタスク確認と作成が可能です。
To Doとの同期により、パソコンで作成したタスクをモバイルで確認できます。
ただし、詳細なタスク設定や、タスクビューでの高度な操作はモバイル版では制限されています。
外出先での確認や簡単な更新には十分ですが、本格的なタスク管理はパソコン版で行うことをお勧めします。
- タスクの依頼機能はクラシック版中心。新しいOutlookやWeb版では同等機能がない場合がある
- 従来のOutlookタスクとMicrosoft To Doは統合が進んでいるが、完全に同一ではない
- 古いバージョンで作成したタスクの一部属性が、To Doアプリでは表示されないことがある
📝 自分のOutlookバージョンを確認する方法
自分が使用しているOutlookのバージョンを確認するには、Outlookを起動して「ファイル」メニューから「Officeアカウント」または「アカウント」を選択します。
ここに表示されるバージョン情報と製品名を確認してください。
新しいOutlookを使用している場合は、ウィンドウ右上に「新しいOutlook」のトグルスイッチが表示されています。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介トグルスイッチがあれば新しいOutlook、なければクラシック版と判断できます
機能の違いに迷った場合は、Microsoft公式のサポートページで最新情報を確認することをお勧めします。
Outlookは継続的に更新されており、新機能の追加や画面デザインの変更が行われています。
公式ドキュメントを参照することで、最新の操作方法を把握できます。
まとめ｜今日からOutlook(アウトルック)でタスク管理を始めよう
ここまで、Outlookでタスク管理を行うための機能解説から具体的な設定手順、応用テクニック、トラブル対処法まで詳しく解説してきました。
この章では、記事全体の要点を振り返り、今日から何を始めればよいか、明確なアクションを確認します。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介新しいツールを覚える必要がないのがOutlookタスク管理の最大のメリットですね！
Outlookでのタスク管理は、特別なツールの導入や難しい設定を必要としません。
普段使っているOutlookの機能を活用するだけで、メールの対応漏れを防ぎ、業務の見通しを良くすることができます。
まずは基本から始めて、慣れてきたら応用テクニックを取り入れていくことで、自分に合ったタスク管理の仕組みを構築できます。
📝 Outlookの3つのタスク管理機能
Outlookには、タスク、Microsoft To Do、フラグという3つのタスク管理関連機能があります。
現在はMicrosoft To Doとの統合が進んでおり、新規にタスク管理を始める場合はTo Doベースの管理方法がお勧めです。
To Doパネルを表示すれば、メール画面を見ながらタスクも確認できる環境が整います。
フラグ機能は、メールへの対応管理に特化した手軽な方法として、To Doと併用すると効果的です。
- To Doパネルを表示する
- メールをタスクに変換する方法を覚える
- 期限とリマインダーを設定する
- カテゴリと優先度で整理する
- 完了チェックと定期的な振り返りを習慣化する
基本操作に慣れたら、応用テクニックで効率化を図りましょう。
繰り返しタスク機能を使えば、毎週・毎月の定期業務を自動で生成できます。
タスクを予定表にドラッグして作業時間をブロックすることで、確実に作業時間を確保できます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介チームで使う場合は、Microsoft To Doの共有リスト機能やTeams連携も活用してみてください！
チームでの管理が必要な場合は、Microsoft To Doの共有リスト機能や、TeamsやPlannerとの連携を活用してください。
スマートフォンアプリを設定しておけば、外出先からもタスクの確認・更新が可能になります。
個人の日常業務管理や少人数でのタスク共有であればOutlookで十分です。
しかし、プロジェクト全体の可視化やチーム全体の進捗把握が必要な場合は、Microsoft Planner、Asana、スーツアップなどの専用ツールの導入を検討してください。
📝 トラブル発生時の対処法
トラブルが発生した場合も、多くは設定の確認や簡単な操作で解決できます。
タスクパネルが表示されない場合は表示設定を確認し、タスクが消えた場合は完了済みリストや削除済みフォルダを確認してください。
フラグ付きメールがTo Doに反映されない場合は、アカウントの種類と統合設定を確認することで原因を特定できます。
この3つの操作だけで、Outlookでのタスク管理の第一歩を踏み出せます。
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介完璧を目指さず、小さく始めることが長続きの秘訣です！
タスク管理の習慣は、一度に完璧を目指すのではなく、小さく始めて徐々に改善していくことが成功の秘訣です。
最初は基本操作だけで運用し、慣れてきたらカテゴリ分けや繰り返しタスクを追加し、必要に応じてチーム共有や他ツールとの連携を検討してください。
Outlookは多くのビジネスパーソンが毎日使用するツールです。
そのOutlookでタスク管理ができるようになれば、新しいツールを覚える負担なく、業務効率を向上させることができます。
メールがたまる一方で対応漏れが心配だった方、新しいツールを導入する余裕はないが何とかしたいと考えていた方にとって、Outlookのタスク管理機能は最適な解決策です。
この記事で解説した内容を参考に、ぜひ今日からOutlookでのタスク管理を始めてみてください。
株式会社スーツ 代表取締役社長CEO
2013年3月に、新卒で入社したソーシャル・エコロジー・プロジェクト株式会社（現社名：伊豆シャボテンリゾート株式会社、東証スタンダード上場企業）の代表取締役社長に就任。同社グループを7年ぶりの黒字化に導く。2014年12月に株式会社スーツ設立と同時に代表取締役に就任。2016年4月より総務省地域力創造アドバイザー及び内閣官房地域活性化伝道師。2019年6月より国土交通省PPPサポーター。2020年10月にYouTuber事務所の株式会社VAZの代表取締役社長に就任。月次黒字化を実現し、2022年1月に上場企業の子会社化を実現。2022年12月にスーツ社を新設分割し同社を商号変更、新たに株式会社スーツ設立と同時に代表取締役社長CEOに就任。
現在、スーツ社では、チームのタスク管理ツール「スーツアップ」の開発・運営を行い、中小企業から大企業のチームまで、日本社会全体の労働生産性の向上を目指している。