エクセルでFAQ管理表を作る方法|5ステップで完成する作り方ガイド

エクセルでFAQを作成すれば、専用ツールなしでも今日中に社内FAQを完成させられます

「エクセルでFAQを作るように言われたけれど、何から始めればいいかわからない」

「専用ツールを導入する予算がないから、とりあえずエクセルで作りたい」

「作ってみたものの、見づらくて使いにくいFAQになってしまった」

このような悩みを抱えていませんか。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

FAQの作成は難しそうに見えますが、エクセルの基本操作ができれば大丈夫ですよ!

社内FAQは、同じ質問への対応工数を削減し、業務効率を大きく向上させる重要なツールです。

しかし、項目設計が曖昧なまま作成すると、後から修正に追われたり、検索しても目的の情報が見つからなかったりと、かえって業務の負担が増えてしまうことがあります。

本記事では、エクセルでFAQ管理表を作成する具体的な5ステップを中心に、プルダウンリストやフィルター機能の設定方法、VLOOKUPやFILTER関数を使った検索機能の実装手順まで、コピペで使える関数式とともに解説します

さらに、見やすいレイアウトに整えるコツ、運用ルールの決め方、他ツールとの比較表も掲載しています。

目次

目次

【5ステップ】エクセルでFAQ管理表を作る基本的な作り方

エクセルの基本操作ができれば、2〜3時間で実用的なFAQ管理表を作成可能です

「社内FAQをエクセルで作りたいけれど、どこから手をつければいいのかわからない」という方は多いのではないでしょうか。

専用ツールの導入予算がない、あるいは承認が下りないという状況で、上司から「とりあえずエクセルでFAQを作って」と指示されるケースは珍しくありません。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

安心してください。エクセルの基本操作ができれば、実用的なFAQ管理表は十分に作成可能ですよ!

ここでは、今日中にFAQを完成させたい方向けに、5つのステップで迷わず作業を進められる手順を解説します。

この流れに沿って進めれば、初めてFAQを作る方でも2〜3時間程度で実用的な管理表が完成します。

ステップ1|FAQ管理に必要な列項目を設計する

FAQ管理表を作成する最初のステップは、どのような列項目を設けるかを決めることです。

項目設計を曖昧にしたまま作り始めると、後から「この情報も必要だった」と列を追加することになり、レイアウトが崩れる原因になります。

FAQ管理表に必要な基本列項目は以下のとおりです

FAQ管理表の基本5項目
  • No.(管理番号)
  • カテゴリ
  • 質問(Q)
  • 回答(A)
  • 更新日

📝 No.(管理番号)

FAQの件数が増えてきたときに、特定の項目を参照したり更新履歴を追跡したりする際に役立ちます。

連番を振っておくことで、「No.15のFAQを更新しました」といった社内コミュニケーションもスムーズになります。

📝 カテゴリ

「人事関連」「経理関連」「IT関連」「総務関連」など、質問内容を大分類するための項目です。

後述するフィルター機能と組み合わせることで、特定カテゴリの質問だけを絞り込んで表示できるようになります。

カテゴリ数は5〜10程度に収めると、分類しやすく検索もしやすいバランスになります。

📝 質問(Q)と回答(A)

FAQの核となる項目です。

質問は疑問文で統一し、回答は結論から先に書くスタイルにすると、利用者が素早く情報を見つけられます。

回答が長くなる場合は、要点を冒頭に書き、詳細はその後に続ける構成が効果的です。

📝 更新日

運用段階で重要になる項目です。

いつ時点の情報かを明示することで、古い情報を参照してしまうリスクを軽減できます。

特に制度変更が多い人事・総務系のFAQでは、情報の鮮度が業務品質に直結します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

余裕があれば「作成者・更新者」「参照リンク」「備考」などの列を追加することも検討できますね

作成者・更新者を記録しておくと、内容に疑問があったときの問い合わせ先が明確になります。

参照リンクには、社内規定のファイルや外部の公式サイトURLを記載しておくと、回答の根拠を示すことができます。

項目設計では「必要最小限から始める」という考え方が重要です

最初から項目を増やしすぎると、入力の手間が増えて運用が続かなくなります。

まずは「No.」「カテゴリ」「質問」「回答」「更新日」の5項目でスタートし、運用しながら必要に応じて項目を追加していく方法をおすすめします。

ステップ2|カテゴリをプルダウンリストで設定する

列項目を決めたら、次はカテゴリ列にプルダウンリスト(ドロップダウンリスト)を設定します。

プルダウンリストを設定する理由は、入力内容の表記ゆれを防ぐためです。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

たとえば、カテゴリを自由入力にしていると、ある人は「人事」、別の人は「人事関連」「人事部門」と入力するかもしれません

この表記ゆれが発生すると、フィルター検索で「人事」を選んでも、「人事関連」と入力されたFAQは抽出されなくなります。

プルダウンリストで選択肢を固定することで、このような問題を未然に防げます。

プルダウンリストの設定手順を具体的に説明します

STEP
選択肢リストを作成する

カテゴリの選択肢を別のシートまたは同じシート内の別の場所に一覧として作成します。

たとえば、Sheet2のA列に「人事関連」「経理関連」「IT関連」「総務関連」「営業関連」と縦に入力しておきます。

この選択肢リストは後から編集可能なので、最初から完璧を目指す必要はありません。

STEP
カテゴリ列のセルを選択する

FAQ管理表のカテゴリ列(たとえばB列のB2セル以降)を選択します。

複数行をまとめて選択しておくと、一度の設定で済むため効率的です。

STEP
データの入力規則を開く

選択した状態で、リボンメニューの「データ」タブをクリックし、「データの入力規則」を選択します。

表示されたダイアログボックスで、「入力値の種類」から「リスト」を選びます。

STEP
選択肢リストの範囲を指定する

「元の値」の欄で、先ほど作成した選択肢リストの範囲を指定します。

Sheet2のA1からA5に選択肢を入力している場合は、「=Sheet2!$A$1:$A$5」と入力するか、直接その範囲をドラッグして選択します。

絶対参照($マーク付き)にしておくと、コピーしたときに参照先がずれる問題を防げます。

STEP
設定を完了する

設定が完了すると、カテゴリ列のセルをクリックしたときに下向き三角のボタンが表示されます。

クリックすると選択肢が一覧表示されるようになります。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

運用中にカテゴリを追加したくなった場合は、選択肢リストに新しい項目を追加するだけで対応できますよ

ただし、データの入力規則で指定した範囲外に追加しても反映されないため、あらかじめ範囲を広めに設定しておくか、追加時に範囲設定を更新する必要があります

プルダウンリストを設定することで、入力の手間も軽減されます。

キーボードで一文字ずつ入力するよりも、リストから選択するほうが速く、入力ミスも起こりません。

FAQ管理表の品質と運用効率を高めるために、カテゴリ列のプルダウン設定はぜひ実施してください

ステップ3|見やすいレイアウトに整える書式設定のコツ

FAQ管理表は、作成者だけでなく社内の多くの人が参照するものです。

そのため、誰が見ても読みやすいレイアウトに整えることが重要になります。

書式設定のポイントを押さえることで、同じ内容でも格段に見やすい表に仕上がります。

📝 列幅の調整

最初に取り組むべきは列幅の調整です。

特に「質問」と「回答」の列は、内容が長くなることが多いため、十分な幅を確保します。

目安として、質問列は30〜40文字程度、回答列は50〜80文字程度が一度に表示される幅に設定すると読みやすくなります。

列の境界線をダブルクリックして自動調整する方法もありますが、内容によって列幅がバラバラになるため、手動で統一幅に設定することをおすすめします。

📝 折り返して全体を表示する設定

この設定を有効にすると、セル内のテキストが列幅を超えた場合に自動的に改行されて複数行で表示されます。

設定方法は、対象のセル範囲を選択した状態で、「ホーム」タブの「配置」グループにある「折り返して全体を表示する」ボタンをクリックするだけです。

この設定をしないと、長い文章が途中で切れてしまったり、隣の列に重なって表示されたりします。

📝 行の高さの調整

折り返し表示を設定した後、行の高さが自動調整されない場合は手動で調整します。

回答が長いFAQでは行の高さが大きくなりますが、それで問題ありません。

むしろ、すべての行を同じ高さに揃えようとすると、長い回答が途中までしか表示されなくなります。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

配色については、派手な色使いを避け、シンプルに仕上げることがコツです

見出し行(1行目)には薄いグレーや淡い青などの背景色を設定し、データ行と視覚的に区別できるようにします。

データ行には、1行おきに薄い色(たとえば薄いグレー)を設定する「縞模様」の書式を適用すると、行を目で追いやすくなります。

縞模様の書式は、条件付き書式を使って自動設定できます

STEP
データ範囲を選択する

縞模様を適用したいデータ範囲を選択します。

STEP
条件付き書式から新しいルールを選択

「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選びます。

STEP
数式を入力する

「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、数式欄に「=MOD(ROW(),2)=0」と入力します。

この数式は「行番号を2で割った余りが0の場合」という条件を意味し、偶数行にのみ書式が適用されます。

STEP
書式を設定して完了

「書式」ボタンをクリックして背景色を薄いグレーに設定すれば完了です。

📝 罫線の設定

罫線は細い線で統一し、主張しすぎないデザインにします。

見出し行の下だけやや太い線にするなど、メリハリをつけると見やすさが向上します。

すべての罫線を太くしたり、色付きの罫線を多用したりすると、かえって見づらくなるため注意してください。

📝 フォントの選択

フォントはメイリオや游ゴシックなど、可読性の高いフォントを選びます。

フォントサイズは10〜11ポイントが標準的ですが、利用者の環境や好みに応じて調整してください。

ステップ4|フィルター機能で絞り込み検索を可能にする

FAQ管理表のデータが増えてくると、目的の情報を探すのに時間がかかるようになります。

この問題を解決するのがエクセルのフィルター機能です。

フィルター機能を設定することで、特定のカテゴリや条件に合致するFAQだけを絞り込んで表示できるようになります。

フィルター機能の設定は非常にシンプルです

STEP
任意のセルを選択する

FAQ管理表の任意のセル(見出し行のいずれかのセルなど)をクリックして選択します。

STEP
フィルターを設定する

「データ」タブをクリックし、「フィルター」ボタンをクリックします。

これだけで、見出し行の各セルに下向き三角のフィルターボタンが表示されます。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

フィルターボタンをクリックすると、その列に含まれる値の一覧がチェックボックス形式で表示されますよ

たとえばカテゴリ列のフィルターボタンをクリックすると、「人事関連」「経理関連」「IT関連」などの選択肢が表示されます。

表示したいカテゴリだけにチェックを入れて「OK」をクリックすれば、該当するFAQだけが表示されます。

複数のカテゴリを同時に選択することも可能です

「人事関連」と「総務関連」の両方にチェックを入れれば、両方のカテゴリに該当するFAQがすべて表示されます。

フィルターを解除して全件表示に戻したいときは、フィルターボタンをクリックして「すべて選択」にチェックを入れるか、「データ」タブの「クリア」ボタンをクリックします。

フィルター機能の便利な使い方
  • テキストフィルター:特定のキーワードを含む質問だけを抽出
  • 日付フィルター:「今月」「先月」「今年」などの条件で絞り込み

📝 テキストフィルターの活用

質問列のフィルターボタンをクリックし、「テキストフィルター」から「指定の値を含む」を選択すると、特定のキーワードを含む質問だけを抽出できます。

「有給」と入力すれば、質問文に「有給」という文字が含まれるFAQだけが表示されます。

📝 日付フィルターの活用

更新日列のフィルターで「日付フィルター」を使うと、「今月」「先月」「今年」などの条件で絞り込めます。

定期的にFAQを見直す際に、「半年以上更新されていないFAQ」を抽出して、内容が古くなっていないか確認するといった運用にも活用できます。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

フィルター機能を使いこなすことで、数百件のFAQがあっても目的の情報に素早くたどり着けるようになりますね

FAQ管理表を作成したら、必ずフィルター機能を設定しておきましょう

ステップ5|更新ルールを決めて運用を開始する

FAQ管理表は作成して終わりではなく、継続的に更新・運用していくことで価値を発揮します。

しかし、更新ルールを決めずに運用を始めると、「誰が」「いつ」「どのように」更新するのかが曖昧になり、情報が古いまま放置されたり、重複したFAQが登録されたりする問題が発生します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

更新ルールで最初に決めるべきポイントを順番に解説しますね

📝 更新担当者を決める

FAQ管理表の更新権限を持つ担当者を明確にしておきます。

小規模なチームであれば1〜2名で十分ですが、部門横断的なFAQを管理する場合は、各部門に担当者を置くことも検討します。

担当者が複数いる場合は、カテゴリごとに担当を分けると責任範囲が明確になります。

📝 更新のタイミング・頻度を決める

更新のトリガーとなるのは、以下の3つです。

  • 新しい質問が寄せられたとき
  • 既存の回答内容に変更が生じたとき
  • 定期的な棚卸しを行うとき

新規質問や内容変更への対応は随時行うとして、定期的な棚卸しは月次または四半期ごとにスケジュールを組んでおくことをおすすめします。

棚卸しでは、すべてのFAQに目を通し、内容が古くなっていないか、重複がないかを確認します。

📝 更新手順を文書化する

更新手順も文書化しておきます。

たとえば「新規FAQを追加する際は、まず既存のFAQに同様の内容がないか検索し、重複がないことを確認してから追加する」「回答内容を変更した場合は、更新日を当日の日付に更新し、変更内容を備考欄に記録する」といった手順を定めておくと、担当者が変わっても品質を維持できます。

📝 履歴管理の方法を検討する

履歴管理の方法も検討しておきましょう。

簡易的な方法としては、FAQ管理表の備考欄に変更履歴を記載する方法があります。

より厳密に管理したい場合は、変更前のファイルをバックアップとして保存しておく、あるいは「変更履歴」シートを別に作成して更新内容を記録する方法があります。

エクセルのバージョン履歴機能(OneDriveやSharePointで共有している場合)を活用する方法もあります。

運用を開始する前に、FAQ管理表を利用するメンバーへの周知も忘れずに行いましょう

FAQ管理表の保存場所、使い方、新しい質問が発生したときの連絡方法などを共有しておきます。

周知が不十分だと、FAQ管理表の存在が知られず、同じ質問が何度も担当者に寄せられる状況が改善されません。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

更新ルールは最初から完璧を目指す必要はありませんよ

運用を始めてみて、うまくいかない部分があれば都度ルールを見直していくアプローチが現実的です。

重要なのは、最低限のルールを決めたうえで運用を開始し、継続的に改善していく姿勢です。

エクセルでFAQを作るメリットと完成イメージ

エクセルでFAQ管理表を作成する方法を解説してきましたが、「そもそもエクセルで作るのが正しい選択なのか」という疑問を持っている方もいるのではないでしょうか。

世の中にはFAQ専用ツールやナレッジ管理システムなど、さまざまな選択肢があります。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

「専用ツールのほうがいいんじゃない?」と迷っている方、その判断材料をこの章でお伝えしますね!

ここでは、エクセルでFAQを管理するメリットと完成形のイメージを確認し、自社にとってエクセルが適切な選択かどうかを判断するための材料を提供します。

エクセルでFAQ管理する3つのメリット【無料・共有・カスタマイズ】

エクセルlでFAQ管理表を作成することには、専用ツールにはない明確なメリットがあります。

エクセルでFAQ管理する3つのメリット
  • 追加コストがかからない
  • 共有のしやすさ
  • カスタマイズの自由度が高い

📝 メリット①:追加コストがかからない

多くの企業ではすでにMicrosoft Officeが導入されているため、エクセルでFAQ管理表を作成する場合、新たなソフトウェア購入費用やサブスクリプション費用が発生しません。

FAQ専用ツールの場合、月額数千円から数万円の利用料がかかるものが多く、年間で考えると決して小さくない出費になります。

特に「まずは試しに作ってみたい」「予算が限られている」という状況では、コストゼロで始められるエクセルは合理的な選択です。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

専用ツールは年間で数万円〜数十万円かかることも。まず無料で試せるエクセルは、導入のハードルが低いですね!

📝 メリット②:共有のしやすさ

エクセルファイルは社内の共有フォルダに保存するだけで、特別な設定なしに複数人でアクセスできます。

OneDriveやSharePointと連携すれば、同時編集や自動保存、バージョン履歴管理といった機能も利用可能です。

専用ツールの場合、アカウント発行やアクセス権設定など、導入時の手間がかかることがありますが、エクセルならそうした準備作業を最小限に抑えられます。

また、エクセルは多くのビジネスパーソンにとって馴染みのあるソフトウェアであり、使い方を説明する手間も少なくて済みます。

📝 メリット③:カスタマイズの自由度が高い

FAQ管理表に必要な項目は、組織や業務内容によって異なります。

エクセルであれば、列の追加・削除、項目名の変更、計算式の追加など、自社のニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。

専用ツールの場合、あらかじめ用意された項目やフォーマットに制約されることがありますが、エクセルにはそうした制約がありません。

たとえば、「対応部署」「優先度」「関連マニュアルへのリンク」など、必要に応じて項目を自由に追加できます。

条件付き書式やマクロを活用すれば、さらに高度なカスタマイズも可能です。

エクセルによるFAQ管理は「低コスト」「導入のしやすさ」「柔軟性」という3つの強みがあり、FAQ管理を始めたばかりの段階や小規模チームでの運用に適しています。

【完成イメージ】見やすいFAQ管理表のサンプル画面

FAQ管理表を作成する前に、完成形のイメージを持っておくことは重要です。

ゴールが明確になることで、作業中に迷うことが減り、効率的に進められます。

ここでは、実用的なFAQ管理表の構成例を具体的に説明します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

「どんな表を作ればいいの?」という疑問を解消するため、各列の役割と設定のコツを詳しくお伝えします!

標準的なFAQ管理表は、1行目に見出し行、2行目以降にFAQデータが並ぶ構成になります。

見出し行には「No.」「カテゴリ」「質問」「回答」「更新日」「備考」といった項目名が入ります。

見出し行は背景色を薄いブルーやグレーに設定し、データ行と視覚的に区別できるようにします。

項目名内容・設定のポイント
A列No.通し番号(管理番号として活用)、列幅は狭めでOK
B列カテゴリプルダウンリストから選択、列幅は10〜15文字程度
C列質問疑問文で統一、列幅30〜40文字+折り返し表示
D列回答結論から先に記載、列幅50〜80文字程度
E列更新日最終更新日、日付形式は社内で統一
F列以降備考など作成者・参照リンク・変更履歴などを必要に応じて追加

A列の「No.」には通し番号を入力します。

この番号はFAQを特定するための管理番号として機能し、「No.25の回答を更新しました」といった社内コミュニケーションに活用できます。

B列の「カテゴリ」には、プルダウンリストから選択した分類名が入ります。

たとえば「人事・労務」「経理・財務」「IT・システム」「総務・庶務」「営業・顧客対応」などのカテゴリが考えられます。

C列の「質問」は、利用者が抱える疑問を疑問文で記載します。

「有給休暇の申請方法を教えてください」「経費精算の締め日はいつですか?」「パスワードを忘れた場合はどうすればいいですか?」といった形式で統一します。

D列の「回答」は、質問に対する答えを記載します。

回答はできるだけ簡潔に、結論から先に書くスタイルが望ましいです。

詳細な手順が必要な場合は、番号付きの手順(「1. ○○を開く」「2. △△をクリックする」など)で記載すると読みやすくなります。

E列の「更新日」には、そのFAQを最後に更新した日付を入力します。

日付の形式は「2025/01/15」や「2025年1月15日」など、社内で統一しておきます。

更新日が古いFAQは情報の鮮度に注意が必要というシグナルになります。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

更新日を入れておくと「この情報、古くない?」という確認がしやすくなりますよ!

F列以降には、必要に応じて「作成者」「参照リンク」「備考」などの補足項目を追加します。

備考欄には変更履歴や補足情報を記載でき、運用上の便宜を図れます。

見やすさアップのポイント
  • データ行に1行おきの縞模様(薄いグレーの背景色)を設定
  • フィルター機能を有効化してカテゴリ・日付で絞り込み可能に

データ行には1行おきに薄いグレーの背景色を設定すると、行を目で追いやすくなります。

この縞模様の書式は、FAQ件数が多くなったときに特に効果を発揮します。

フィルター機能を有効にしておくと、見出し行の各セルにフィルターボタン(下向き三角)が表示されます。

このボタンをクリックすることで、カテゴリや日付などの条件でFAQを絞り込めるようになります。

このような構成のFAQ管理表であれば、数十件から数百件程度のFAQを効率的に管理できます。完成イメージを頭に描きながら、実際の作成作業に取り組んでみてください。

エクセルが向いているケース・向いていないケースの判断基準

エクセルによるFAQ管理にはメリットがある一方で、すべての状況に適しているわけではありません。

自社の規模や運用体制によっては、最初から専用ツールを選んだほうが効率的なケースもあります。

ここでは、エクセルでFAQを管理することが向いているケースと向いていないケースの判断基準を整理します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

「うちの会社はエクセルでいいの?」という判断に迷っている方は、以下のチェックポイントを参考にしてくださいね!

エクセルでのFAQ管理が向いているケース
  • FAQ件数が100件以下程度
  • 利用者が社内メンバーに限定される
  • 専用ツールの導入予算がない、または小規模に試したい
  • 更新頻度が低く、管理者が少数(1〜2名程度)

エクセルでのFAQ管理が向いているケースは、以下のような状況です。

まず、FAQ件数が比較的少ない場合が挙げられます。

目安として、100件以下程度であればエクセルでも十分に管理可能です。

データ量が少なければ、ファイルの動作も軽快で、目視での確認やフィルター検索で必要な情報に到達できます。

次に、利用者が社内メンバーに限定される場合です。

社内向けのFAQであれば、共有フォルダやSharePointでエクセルファイルを共有するだけで運用できます。

アクセス権の管理も、フォルダのアクセス権設定で対応可能です。

また、専用ツールの導入予算が確保できない場合や、まずは小規模に試してみたい場合もエクセルが適しています。

「FAQを作ったほうがいいかもしれないが、どの程度効果があるかわからない」という段階であれば、コストをかけずにエクセルで試験運用し、効果を検証してから専用ツールの導入を検討するというアプローチが合理的です。

エクセルでのFAQ管理が向いていないケース
  • FAQ件数が数百件を超える規模
  • 社外の顧客・ユーザー向けにFAQを公開する
  • 複数人が頻繁に同時編集する必要がある
  • 高度な検索機能(全文検索・あいまい検索など)が必要

一方、エクセルでのFAQ管理が向いていないケースもあります。

FAQ件数が数百件を超える規模になるとエクセルファイルの動作が重くなったり、スクロールや検索に時間がかかったりするようになります。

このような場合は、大量データの処理に最適化された専用ツールのほうが効率的です。

社外の顧客やユーザー向けにFAQを公開する場合も、エクセルは不向きです。

エクセルファイルをそのまま公開することはセキュリティ上の問題がありますし、見栄えの面でも専用のFAQページやヘルプセンターのほうが適切です。

複数人が頻繁に同時編集する必要がある場合も注意が必要です。

エクセルはOneDriveやSharePointで同時編集が可能ですが、編集の競合が発生すると煩雑になることがあります。

大人数で頻繁に更新するFAQでは、同時編集や履歴管理に強い専用ツールを検討すべきです。

検索性を重視する場合も、エクセルには限界があります。

エクセルのフィルター機能やVLOOKUP関数である程度の検索は可能ですが、全文検索やあいまい検索、関連FAQの自動表示といった高度な検索機能は実現が難しいです。

利用者が「知りたい情報にすぐたどり着けない」というストレスを感じるようであれば、専用ツールへの移行を検討するタイミングかもしれません。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

迷ったら「まずエクセルで始めて、課題が見えたら専用ツールを検討」という段階的アプローチがおすすめです!

【応用】検索機能付きFAQシートの作り方(エクセル活用術)

キーワード検索機能を追加すれば、目的のFAQに瞬時にたどり着けるようになります

基本的なFAQ管理表が完成したら、次はさらに便利な機能を追加してみましょう。

ここでは、キーワードを入力するだけで該当するFAQを瞬時に見つけられる「検索機能」の実装方法を解説します。

フィルター機能だけでは物足りない、もっとスピーディーに目的の情報にたどり着きたいという方に向けた応用編です。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

エクセルの関数を使うため少し難易度は上がりますが、コピペで使える関数式を用意していますので安心してください!

関数に苦手意識がある方でも、手順どおりに進めれば実装できます。

VLOOKUP関数は、指定したキーワードに一致するデータを表から検索して取得する関数です。

この関数を活用することで、検索ボックスにキーワードを入力すると、該当するFAQの回答が自動的に表示される仕組みを作れます。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

専用ツールのような検索機能がエクセルでも実現できるんです!

📝 検索機能を実装するための準備

FAQ管理表とは別に検索用のエリアを作成します。

同じシート内の上部や、別シートに検索エリアを設けると使いやすくなります。

ここでは、同じシートのA1からB2のエリアを検索用スペースとして使い、FAQ管理表は5行目以降に配置する想定で説明します。

検索エリアの構成は以下のとおりです。

セル内容
A1「検索キーワード」というラベル
B1検索キーワードの入力欄
A2「検索結果」というラベル
B2検索結果(回答)が表示されるセル

VLOOKUP関数の基本的な書式は以下のとおりです。

=VLOOKUP(検索値, 検索範囲, 列番号, 検索方法)

各引数の意味を説明します。

引数意味
検索値検索したいキーワードが入力されているセル
検索範囲FAQデータが入力されている範囲
列番号検索範囲の中で何列目のデータを取得するか
検索方法完全一致検索の場合はFALSEまたは0を指定

具体的な例として、FAQ管理表がA5からE100の範囲にあり、C列に質問、D列に回答が入力されている場合を考えます。

質問文をキーワードとして検索し、対応する回答を表示したい場合、B2セルに入力する数式は以下のようになります。

=VLOOKUP(B1,C5:D100,2,FALSE)

この数式は「B1セルに入力されたキーワードと完全に一致する値をC5からD100の範囲の1列目(C列)から探し、見つかったら同じ行の2列目(D列)の値を返す」という意味です。

VLOOKUP関数には重要な制約があります。検索値は検索範囲の最も左の列に存在する必要があります

上記の例では、質問文(C列)で検索して回答(D列)を取得しています。

もしカテゴリ(B列)で検索して回答(D列)を取得したい場合は、検索範囲をB5からD100に変更し、列番号を3に変更する必要があります。

また、VLOOKUP関数は完全一致検索が基本のため、検索キーワードが質問文と完全に一致しないと結果が返されません。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

たとえば、質問文が「有給休暇の申請方法を教えてください」の場合、「有給休暇」だけを入力しても検索にヒットしないんです…

この制約を緩和するには、ワイルドカードを使用します。

ワイルドカードを使った部分一致検索を行うには、数式を以下のように変更します。

=VLOOKUP("*"&B1&"*",C5:D100,2,FALSE)

「*」は任意の文字列を表すワイルドカードです。

「”*”&B1&”*”」とすることで、B1セルの値の前後に任意の文字があっても一致するようになります。

これにより、「有給休暇」と入力すれば「有給休暇の申請方法を教えてください」という質問文にもヒットするようになります。

検索結果が見つからない場合、VLOOKUP関数は#N/Aエラーを返します。

このエラー表示を避けるために、IFERROR関数と組み合わせることをおすすめします。

=IFERROR(VLOOKUP("*"&B1&"*",C5:D100,2,FALSE),"該当するFAQが見つかりませんでした")

この数式であれば、検索結果がない場合は「該当するFAQが見つかりませんでした」というメッセージが表示されます。

エラー表示よりも利用者にとってわかりやすい結果になります。

VLOOKUP関数による検索では、検索結果は1件しか表示されません。同じキーワードに該当するFAQが複数ある場合でも、最初に見つかった1件のみが表示されます

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

複数の検索結果を表示したい場合は、次に説明するFILTER関数を使用しましょう!

FILTER関数で複数の検索結果を表示する方法(Excel365対応)

VLOOKUP関数では検索結果が1件しか表示されないという制約がありました。

この制約を解消し、キーワードに該当する複数のFAQを一覧表示できるのがFILTER関数です。

FILTER関数はExcel 365およびExcel 2021以降で使用できる比較的新しい関数です。古いバージョンのExcelをお使いの場合は利用できませんのでご注意ください

FILTER関数の基本的な書式は以下のとおりです。

=FILTER(配列, 含む, [空の場合])
引数意味
配列抽出したいデータ範囲
含む抽出条件
空の場合条件に一致するデータがない場合に表示する値

具体的な例として、FAQ管理表がA5からE100の範囲にあり、C列に質問、D列に回答が入力されている場合を考えます。

B1セルに入力したキーワードを含む質問と回答を一覧表示したい場合、検索結果を表示したいセル(たとえばA10セル)に以下の数式を入力します。

=FILTER(C5:D100,ISNUMBER(SEARCH(B1,C5:C100)),"該当するFAQが見つかりませんでした")
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

この数式を分解して説明しますね!

数式の解説
  • C5:D100:抽出したいデータ範囲(質問列と回答列)
  • ISNUMBER(SEARCH(B1,C5:C100)):B1セルのキーワードがC列に含まれているかを判定
  • SEARCH関数:キーワードが見つかった位置を数値で返し、見つからない場合はエラーを返す
  • ISNUMBER関数:数値かどうかを判定し、キーワードを含む行のみをTRUEと判定

この数式を入力すると、キーワードに該当するすべてのFAQが、検索結果のセルを起点として下方向に一覧表示されます。

FILTER関数は動的配列関数と呼ばれ、結果が複数行にわたる場合は自動的に複数のセルに展開されます。

これをスピルといいます。

📝 検索対象を回答文にも広げる方法

検索対象を質問文だけでなく回答文にも広げたい場合は、条件を以下のように変更します。

=FILTER(C5:D100,(ISNUMBER(SEARCH(B1,C5:C100)))+(ISNUMBER(SEARCH(B1,D5:D100))),"該当するFAQが見つかりませんでした")

条件部分で「+」を使うことで、OR条件(いずれかの条件を満たす)を表現しています。

これにより、質問文または回答文にキーワードが含まれるFAQがすべて抽出されます。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

さらに、カテゴリでの絞り込みと組み合わせることも可能ですよ!

たとえば、B1セルにキーワード、B2セルにカテゴリを入力し、両方の条件を満たすFAQを抽出する場合は以下のようになります。

=FILTER(B5:E100,(ISNUMBER(SEARCH(B1,C5:C100)))*(B5:B100=B2),"該当するFAQが見つかりませんでした")

条件部分で「*」を使うことで、AND条件(すべての条件を満たす)を表現しています。

FILTER関数を使った検索機能は非常に強力ですが、いくつか注意点があります

FILTER関数の注意点
  • スピルによる#SPILL!エラー:展開される結果が既存のデータと重なるとエラーが発生
  • 十分な空白エリアが必要:検索結果を表示するエリアには余裕を持たせる
  • 大文字・小文字は区別しない:ただし全角・半角は区別される

全角・半角が異なるとヒットしない場合があります。

この問題への対処法は次のセクションで解説します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

FILTER関数を活用すれば、専用ツールに近い検索体験をExcelで実現できます。Excel 365やExcel 2021をお使いの方は、ぜひこの機能を試してみてください!

検索がうまくいかないときのトラブルシューティング

検索機能を実装したものの、「思ったように検索結果が表示されない」「エラーが出てしまう」という問題に直面することがあります。

ここでは、よくあるトラブルとその解決方法を解説します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

エラーが出ても焦らないでください!原因がわかれば簡単に解決できますよ

📝 #N/Aエラーの原因と対処法

最も頻繁に遭遇するのが「#N/A」エラーです。

このエラーは、検索値に一致するデータが見つからなかったことを意味します。

原因としては以下のケースが考えられます。

  • 検索キーワードの入力ミス
  • 全角・半角の不一致
  • 完全一致検索で部分一致を期待している

全角・半角の不一致は、FAQ検索でよく発生する問題です

たとえば、質問文には「FAQ」と半角英字で入力されているのに、検索キーワードとして「FAQ」と全角英字で入力すると、一致しないと判定されます。

数字についても同様で、「123」と「123」は異なる文字として扱われます。

この問題に対処するには、ASC関数を使って全角文字を半角に統一する方法があります。

検索時に以下のように数式を修正します。

=VLOOKUP("*"&ASC(B1)&"*",C5:D100,2,FALSE)

ASC関数は全角英数字を半角に変換します。

ただし、この方法はFAQ管理表側のデータも半角で統一されていることが前提です。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

より確実な方法として、FAQ管理表のデータ入力時に全角・半角を統一するルールを設けておくことをおすすめします!

📝 スペースの有無による検索精度の問題

スペースの有無も検索精度に影響します。

「有給 休暇」と「有給休暇」は異なる文字列として扱われます。

検索キーワードを入力する際にスペースが含まれていないか確認するとともに、SUBSTITUTE関数でスペースを除去する方法もあります。

=VLOOKUP("*"&SUBSTITUTE(B1," ","")&"*",C5:D100,2,FALSE)

SUBSTITUTE関数の第2引数に半角スペース、第3引数に空文字を指定することで、スペースを除去しています。

全角スペースも除去したい場合は、SUBSTITUTE関数を入れ子にします。

=VLOOKUP("*"&SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B1," ","")," ","")&"*",C5:D100,2,FALSE)

その他のエラーについても確認しておきましょう。

エラー原因解決方法
#SPILL!結果を展開するセル範囲に既存データがある検索結果エリアのセルを空にする
#VALUE!関数の引数に不適切な値が指定されている列番号に0や負の数がないか確認
#REF!参照しているセルが削除された数式内の参照範囲を見直す

#SPILL!エラーは検索結果が何件になるか事前にはわからないため、十分な空白エリアを確保しておくことが重要です

検索結果が期待と異なる場合、まず検索条件が意図どおりに設定されているか確認します。

チェックポイント
  • VLOOKUP関数の第4引数がFALSE(または0)になっているか
  • ワイルドカード「*」の位置が正しいか
  • 検索範囲が正しく指定されているか
株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

トラブルシューティングの基本は「数式を部分的に検証する」ことです!

複雑な数式の場合、一度に全体を確認しようとすると原因の特定が難しくなります。

たとえば、以下のような方法で原因を切り分けていきます。

  • IFERROR関数でラップしている場合は一時的にIFERRORを外してエラーの種類を確認する
  • VLOOKUP関数の検索範囲をセル参照ではなく直接値で指定してみる
  • 検索値が正しく取得できているか別セルで確認する

検索機能は便利な反面、設定や運用に注意が必要です。

トラブルが発生した際は、このセクションを参考に原因を特定し、解決してください。

FAQ・Q&Aテンプレート(エクセル)の使い方

テンプレートを活用すれば、ゼロから作る手間を省いて効率的にFAQ管理を始められます

ここまでFAQ管理表を一から作成する方法を解説してきましたが、「ゼロから作るのは手間がかかる」「すぐに使い始めたい」という方も多いのではないでしょうか。

そのような場合は、あらかじめ項目設計や書式設定が済んでいるテンプレートを活用する方法が効率的です。

ここでは、FAQ・Q&Aテンプレートの内容と特徴、そして自社用にカスタマイズする具体的な手順を解説します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

「関数を組むのが苦手…」という方こそ、テンプレート活用がおすすめです!

テンプレートの内容と特徴

FAQ管理表のテンプレートは、基本的な列項目があらかじめ設定されており、データを入力するだけですぐに運用を開始できるように設計されています。

一般的なFAQテンプレートに含まれる要素と、それぞれの特徴を理解しておくことで、自社のニーズに合ったテンプレートを選びやすくなります。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

テンプレートの中身を知っておくと、「自分に必要な機能はどれか」が判断しやすくなりますよ

📝 管理番号(No.)列

標準的なFAQテンプレートには、まず「管理番号(No.)」列が用意されています。

この列には連番が自動的に入力される数式が設定されていることが多く、FAQを追加するたびに自動で番号が振られる仕組みになっています。

手動で番号を管理する手間が省けるため、入力ミスや番号の重複を防げます

📝 カテゴリ列

「カテゴリ」列には、プルダウンリストがあらかじめ設定されているテンプレートが便利です。

プルダウンの選択肢として「人事・労務」「経理・財務」「IT・システム」「総務・庶務」「その他」といった汎用的なカテゴリが用意されており、これをベースに自社に合わせて編集できます。

プルダウンリストの設定方法がわからない方でも、既存の設定を参考にできるのがテンプレートの利点です。

📝 質問(Q)と回答(A)列

「質問(Q)」と「回答(A)」列は、テンプレートの中心となる部分です。

列幅が適切に設定されており、「折り返して全体を表示する」書式があらかじめ適用されているテンプレートを選ぶと、長い文章でも見切れることなく表示されます。

一部のテンプレートでは、サンプルのQ&Aデータが入力されており、どのような形式で記載すればよいかの参考になります。

📝 更新日列

「更新日」列には、日付の入力規則や表示形式が設定されていることがあります。

日付形式が統一されるため、フィルターで日付による絞り込みを行う際にも正しく機能します

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

日付がバラバラだとフィルターがうまく動かない原因になるので、形式が統一されているのは地味に重要です!

テンプレートによっては、「ステータス」や「優先度」といった追加列が含まれているものもあります

追加列設定できる値活用シーン
ステータス公開中/下書き/非公開FAQの公開・非公開を制御したい場合
優先度高/中/低よく参照されるFAQを目立たせたい場合

見た目の整ったテンプレートを使えば、書式設定に時間をかけることなく、すぐにデータ入力に集中できます。

フィルター機能があらかじめ有効になっているテンプレートも多くあります。

見出し行にフィルターボタンが表示されており、ダウンロードしてすぐに絞り込み検索が使える状態になっています。

📝 検索機能付きテンプレート

高機能なテンプレートでは、検索用のシートが別途用意されていることもあります。

検索キーワードを入力するセルと、VLOOKUP関数やFILTER関数を使った検索結果表示エリアが設けられており、前章で解説した検索機能がすでに実装された状態で提供されています。

関数の設定に不安がある方は、このような検索機能付きテンプレートを選ぶと、自分で数式を組む必要がありません

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

「関数はちょっと苦手…」という方には、検索機能付きテンプレートが断然おすすめです

テンプレート選びのポイントは、自社の運用に必要な機能が含まれているかどうかです

シンプルな管理だけで十分であれば基本的な項目のみのテンプレートを、検索機能やステータス管理が必要であれば高機能なテンプレートを選びましょう。

機能が多すぎるテンプレートを選ぶと、使わない項目が邪魔になったり、カスタマイズに余計な手間がかかったりすることがあります。

自社用にカスタマイズする手順

テンプレートをダウンロードしたら、そのまま使い始めるのではなく、自社の業務やニーズに合わせてカスタマイズすることをおすすめします。

テンプレートはあくまで汎用的に作られているため、自社に最適化することで使い勝手が大きく向上します

ここでは、テンプレートをカスタマイズする具体的な手順を解説します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

ちょっとした調整で、格段に使いやすくなりますよ!

STEP
カテゴリを編集する

最初に行うべきは、カテゴリの編集です。

テンプレートに含まれているカテゴリは汎用的なものであるため、自社の部門構成や業務内容に合わせて変更します。

たとえば、IT企業であれば「開発」「インフラ」「サポート」といったカテゴリが適切かもしれませんし、小売業であれば「店舗運営」「商品管理」「顧客対応」といったカテゴリが考えられます。

STEP
プルダウンリストの選択肢を変更する

カテゴリを編集する際は、プルダウンリストの選択肢も合わせて変更する必要があります。

プルダウンリストの選択肢が別シートに記載されている場合は、そのシートの内容を編集します。

データの入力規則で直接選択肢が指定されている場合は、「データ」タブの「データの入力規則」から設定を変更します。

STEP
列の削除・追加を行う

次に、不要な列の削除または必要な列の追加を行います。

テンプレートに「ステータス」列があるが自社では使わない場合は、その列を削除してシンプルにします。

逆に、「対応部署」や「関連文書リンク」など、自社の運用に必要な列があれば追加します。

列を追加する場合は、見出し行の書式やフィルター設定も忘れずに適用してください

STEP
サンプルデータを整理する

サンプルデータが入力されているテンプレートの場合は、サンプルデータを削除して自社のFAQデータを入力する準備をします。

ただし、サンプルデータをすべて削除する前に、数式が設定されているセルがないか確認してください

管理番号の自動採番や検索機能の数式が含まれている場合、サンプルデータを削除すると数式も消えてしまうことがあります。

数式が設定されているセルは、データ行を削除するのではなく、セルの内容をクリアする方法で対応するか、数式をコピーしてから削除するようにします。

STEP
書式・列幅を調整する

書式のカスタマイズも検討しましょう。

テンプレートの配色が自社のイメージカラーと合わない場合は、見出し行の背景色や文字色を変更できます。

ただし、書式を大幅に変更すると見やすさが損なわれることもあるため、変更は最小限にとどめることをおすすめします。

列幅の調整も重要なカスタマイズポイントです。

自社のFAQで回答が長くなる傾向がある場合は、回答列の幅を広げておきます。

逆に、質問文が短い傾向であれば、質問列の幅を狭くして回答列にスペースを割り当てることも可能です。

STEP
検索範囲の設定を確認する

テンプレートに検索機能が含まれている場合は、検索範囲の設定を確認します。

テンプレートの想定行数(たとえば100行まで)を超えてFAQを追加する予定がある場合は、検索範囲を広げておく必要があります。

VLOOKUP関数やFILTER関数の参照範囲を、将来の拡張を見越した範囲(たとえば500行や1000行)に変更しておくと、後から設定を変更する手間が省けます。

STEP
別ファイルとして保存する

カスタマイズが完了したら、テンプレートを「名前を付けて保存」で別ファイルとして保存します。

元のテンプレートファイルを上書き保存してしまうと、後から元の状態に戻したいときに困ることがあります。

また、カスタマイズ済みのファイルを自社用テンプレートとして保存しておけば、別の部署やプロジェクトでFAQ管理表を作成する際に再利用できます。

STEP
動作テストを行う

最後に、カスタマイズしたFAQ管理表が正しく動作するかテストします。

いくつかのサンプルFAQを入力し、プルダウンリストが機能するか、フィルターで絞り込みができるか、検索機能が正しく動作するかを確認します。

問題があれば、この段階で修正しておくことで、本格運用を開始した後のトラブルを防げます

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

運用前のテストは面倒に感じますが、後からトラブルが起きるよりずっと楽ですよ!

カスタマイズ時の確認ポイント
  • プルダウンリストが正しく機能するか
  • フィルターで絞り込みができるか
  • 検索機能が正しく動作するか

エクセル以外の選択肢|ワード・スプレッドシート・専用ツールとの比較

ここまでエクセルでFAQ管理表を作成する方法を詳しく解説してきましたが、FAQ管理に使えるツールはエクセルだけではありません。

ワードやパワーポイント、スプレッドシート、そして専用のFAQツールなど、さまざまな選択肢があります。

ここでは、それぞれのツールの特徴を比較し、どのような状況でどのツールを選ぶべきかの判断材料を提供します。

また、エクセルでの運用に限界を感じたときに専用ツールへ移行すべきサインについても解説します。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

「エクセルで始めたけど、このまま続けていいの?」という疑問をお持ちの方は、ぜひこの章を参考にしてください!

用途別おすすめツール早見表【エクセル/ワード/パワポ/スプレッドシート】

FAQ管理に使用できる主要なツールについて、それぞれの特徴と適した用途を整理します。

自社の状況や目的に照らし合わせて、最適なツールを選んでください。

エクセル・ワード・パワポ・Googleスプレッドシートの4つのツールを比較し、それぞれの最適な用途を解説します

ツール特徴適した用途
エクセル表形式管理・フィルター・関数検索社内FAQ(数百件以下)
ワード文書形式・目次機能・印刷向き小規模FAQ・印刷配布用
パワーポイントプレゼン形式・ビジュアル化説明会・トレーニング資料
スプレッドシートクラウド・同時編集・無料複数人編集・社外共有

📝 エクセル(Microsoft Excel)の特徴

本記事で詳しく解説してきたとおり、表形式でのFAQ管理に最も適したツールです。

データの一覧性が高く、フィルター機能による絞り込み検索、関数を使ったキーワード検索など、実用的な機能を実装できます。

列や行の追加・削除が容易で、カスタマイズの自由度も高いです。

社内の共有フォルダやOneDriveで共有すれば、複数人でのアクセスも可能です。

エクセルが最適なケース
  • FAQ件数が数十件〜数百件程度
  • 社内利用がメイン
  • 同時編集の頻度が低い

同時編集には制約があり、大人数が頻繁に更新する運用には不向きです

📝 ワード(Microsoft Word)の特徴

文書形式でFAQを作成したい場合に適しています。

質問と回答を見出しと本文として構成し、目次機能を使えばFAQの一覧から目的の項目にジャンプできる文書が作れます。

印刷して配布するFAQ資料や、マニュアルの一部としてFAQセクションを含める場合に適しています。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

ワードは表形式のデータ管理には向いておらず、フィルター検索のような機能は実装できません。数十件程度の小規模FAQで、印刷配布が主目的の場合に選びましょう!

📝 パワーポイント(Microsoft PowerPoint)の特徴

FAQ自体の管理ツールとしては適していませんが、FAQの説明資料やトレーニング資料を作成する場合に活用できます。

たとえば、新入社員向けに「よくある質問と回答」をプレゼン形式でまとめたり、特定のテーマに関するQ&Aをビジュアル化した資料を作成したりする際に有効です。

日常的なFAQ管理にはエクセルを使い、説明会や研修で使う資料はパワーポイントで作成するという使い分けが現実的です

📝 スプレッドシートの特徴

エクセルと同様の表形式でFAQを管理できるツールです。

最大の特徴は、クラウドベースであるため複数人での同時編集がスムーズに行える点です。

エクセルでは同時編集に制約がありますが、Googleスプレッドシートでは複数人が同じシートを同時に編集しても競合が発生しにくく、リアルタイムで変更が反映されます。

また、Googleアカウントがあれば無料で利用でき、ブラウザからアクセスできるため、ソフトウェアのインストールも不要です。

スプレッドシートが適しているケース
  • 社外のパートナーや協力会社とFAQを共有する必要がある
  • リモートワーク環境で場所を問わずアクセスしたい
  • 複数人が頻繁に同時編集する

スプレッドシートはエクセルと互換性があり、エクセルで作成したFAQ管理表をインポートして使用することも可能です。

関数の書式に若干の違いはありますが、VLOOKUP関数やFILTER関数など、主要な関数は同様に使用できます。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

自社のIT環境やセキュリティポリシーを確認したうえで選択してくださいね!

状況・要件おすすめツール
社内FAQ管理(数百件以下・同時編集少)エクセル
同時編集が頻繁・社外共有が必要スプレッドシート
印刷配布用の小規模FAQ文書ワード
説明会やトレーニング用資料パワーポイント
上記で対応できない規模・要件専用FAQツール

専用FAQツールへの移行を検討すべき3つのサイン

エクセルやスプレッドシートでのFAQ管理は、多くの場合十分に機能しますが、運用を続けるなかで限界を感じる場面が出てくることがあります。

ここでは、専用FAQツールへの移行を検討すべきタイミングを示す3つのサインを解説します。

これらのサインが複数当てはまる場合は、専用ツールの導入を具体的に検討する時期かもしれません

専用FAQツールへの移行を検討すべき3つのサイン
  • FAQ件数が500件を超え、検索や管理が困難になってきた
  • 社外の顧客やユーザーにFAQを公開する必要が出てきた
  • FAQ利用状況の分析や改善サイクルを回したい

📝 サイン①:FAQ件数が500件を超え、検索や管理が困難になってきた

エクセルでも数百件程度のFAQは問題なく管理できますが、500件を超えてくるとファイルサイズが大きくなり、開くのに時間がかかったり、フィルター検索の動作が遅くなったりすることがあります。

また、件数が増えるほど目視での確認や重複チェックが難しくなり、同じような質問が複数登録されてしまう問題も発生しやすくなります。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

専用FAQツールは大量データの処理に最適化されており、数千件・数万件のFAQでも快適に検索・管理できますよ!

専用FAQツールには全文検索機能やあいまい検索機能が標準搭載されているものが多く、ユーザーが知りたい情報により早くたどり着けます。

また、重複チェック機能や類似FAQ検出機能を備えたツールもあり、データの品質維持にも役立ちます。

📝 サイン②:社外の顧客やユーザーにFAQを公開する必要が出てきた

社内向けのFAQ管理であればエクセルファイルの共有で対応できますが、社外向けにFAQを公開する場合は、Webページとして閲覧できる形式が必要になります。

エクセルファイルをそのまま公開することはセキュリティ上の問題がありますし、一般ユーザーにとって使いやすいインターフェースとはいえません。

専用FAQツールの多くは、FAQをWebページとして公開する機能を標準で備えています

デザインテンプレートが用意されており、専門知識がなくても見栄えの良いFAQページを作成できます。

また、カテゴリ別表示、タグによる分類、関連FAQの自動表示など、ユーザビリティを高める機能も充実しています。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

顧客向けのヘルプセンターやサポートページを構築したい場合は、専用ツールの導入が現実的な選択です!

📝 サイン③:FAQ利用状況の分析や改善サイクルを回したい

FAQは作成して終わりではなく、継続的に改善していくことで価値が高まります。

どのFAQがよく閲覧されているか、どのキーワードで検索されているか、検索したが見つからなかったキーワードは何か、といったデータを分析することで、追加すべきFAQや改善すべき回答が明確になります。

エクセルでの管理では、このような利用状況の分析は困難です。

誰がいつどのFAQを閲覧したかといったログを取得する仕組みがないため、改善のためのデータが得られません。

専用FAQツールには、閲覧数や検索キーワードのログを記録・分析する機能が備わっているものが多くあります。

これらのデータを活用することで、FAQの品質を継続的に向上させるPDCAサイクルを回せるようになります。

その他の移行検討タイミング
  • 複数言語でのFAQ提供が必要になった
  • チャットボットとの連携を検討している

これらの機能はエクセルでは実現が難しく、専用ツールならではの価値といえます。

専用FAQツールへの移行にはコストと労力がかかります。ツールの選定、導入作業、既存データの移行、利用者への教育など、一定の期間とリソースが必要です

移行を決める前に、現状のエクセル運用で改善できる点がないか、本当に専用ツールの機能が必要なのかを慎重に検討することをおすすめします。

株式会社スーツ 代表取締役社長 小松裕介

まずはエクセルで運用を開始し、上記のサインが見えてきたら専用ツールへの移行を検討するという段階的なアプローチが、多くの組織にとって現実的で無駄のない方法ですよ!

エクセルでの運用経験は、専用ツールを選定する際の要件定義にも役立ちます。

何が必要で何が不要か、どのような機能があれば業務が改善されるかを、実体験をもとに判断できるからです。

エクセルでの運用経験を積んでから専用ツールに移行することで、より適切なツール選定と効果的な活用が可能になります

AIタスク管理ツールを導入し業務効率化を進めるならスーツアップ

チームのタスク管理が手軽にできて、操作や運用も簡単なツールを探しているなら経営支援クラウド「スーツアップ」がおすすめです。

スーツアップとは表計算ソフトのような直感的な操作が可能なツールで、PCスキルに自信がない方でも気軽に使える親切な設計になっています。

さらに、タスクひな型、期限通知及び定型タスクなどプロジェクトやタスクの管理に役立つ機能が揃っているので、更新スケジュールの管理や作業の進捗状況の確認もスムーズに行えます。

チャットツールやオンライン会議を使った相談に対応しているほか、対面でのコンサルを受けられるなど、サポート体制が充実しているのもポイント。

スーツアップは、表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力。チームでのタスク管理や外部ツールとの連携に長けており、幅広く活用できるでしょう。

スーツアップの特徴
  • エクセル感覚で操作!

スーツアップは、エクセルのような感覚で操作できますが、期限通知や定型タスクの自動生成など、エクセルにはない便利な機能が充実。日々のタスク更新もストレスがありません。

  • 業務の「見える化」でミスゼロへ

チームのタスクや担当、期限などを表で一元管理。全員が進捗を把握できるから、抜け漏れや期限遅れがなくなり、オペレーションの質もアップします。

  • テンプレートでプロジェクト管理が楽

よくある業務はタスクひな型として自動生成できるので、毎回ゼロから作る手間なし。誰でもすぐに運用を始められるのがスーツアップの強みです。

「かんたん、毎日続けられる」をコンセプトに、やさしいテクノロジーでチームをサポートする「スーツアップ」。

ますは無料お試しでツールを体験してみませんか?