エクセルでFAQ管理表を作る方法｜5ステップで完成する作り方ガイド

エクセルでFAQを作成すれば、専用ツールなしでも今日中に社内FAQを完成させられます

「エクセルでFAQを作るように言われたけれど、何から始めればいいかわからない」

「専用ツールを導入する予算がないから、とりあえずエクセルで作りたい」

「作ってみたものの、見づらくて使いにくいFAQになってしまった」

このような悩みを抱えていませんか。

社内FAQは、同じ質問への対応工数を削減し、業務効率を大きく向上させる重要なツールです。

しかし、項目設計が曖昧なまま作成すると、後から修正に追われたり、検索しても目的の情報が見つからなかったりと、かえって業務の負担が増えてしまうことがあります。

本記事では、エクセルでFAQ管理表を作成する具体的な5ステップを中心に、プルダウンリストやフィルター機能の設定方法、VLOOKUPやFILTER関数を使った検索機能の実装手順まで、コピペで使える関数式とともに解説します

さらに、見やすいレイアウトに整えるコツ、運用ルールの決め方、他ツールとの比較表も掲載しています。

【5ステップ】エクセルでFAQ管理表を作る基本的な作り方

エクセルの基本操作ができれば、2〜3時間で実用的なFAQ管理表を作成可能です

「社内FAQをエクセルで作りたいけれど、どこから手をつければいいのかわからない」という方は多いのではないでしょうか。

専用ツールの導入予算がない、あるいは承認が下りないという状況で、上司から「とりあえずエクセルでFAQを作って」と指示されるケースは珍しくありません。

ここでは、今日中にFAQを完成させたい方向けに、5つのステップで迷わず作業を進められる手順を解説します。

この流れに沿って進めれば、初めてFAQを作る方でも2〜3時間程度で実用的な管理表が完成します。

ステップ1｜FAQ管理に必要な列項目を設計する

FAQ管理表を作成する最初のステップは、どのような列項目を設けるかを決めることです。

項目設計を曖昧にしたまま作り始めると、後から「この情報も必要だった」と列を追加することになり、レイアウトが崩れる原因になります。

FAQ管理表に必要な基本列項目は以下のとおりです

作成者・更新者を記録しておくと、内容に疑問があったときの問い合わせ先が明確になります。

参照リンクには、社内規定のファイルや外部の公式サイトURLを記載しておくと、回答の根拠を示すことができます。

項目設計では「必要最小限から始める」という考え方が重要です

最初から項目を増やしすぎると、入力の手間が増えて運用が続かなくなります。

まずは「No.」「カテゴリ」「質問」「回答」「更新日」の5項目でスタートし、運用しながら必要に応じて項目を追加していく方法をおすすめします。

ステップ2｜カテゴリをプルダウンリストで設定する

列項目を決めたら、次はカテゴリ列にプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）を設定します。

プルダウンリストを設定する理由は、入力内容の表記ゆれを防ぐためです。

この表記ゆれが発生すると、フィルター検索で「人事」を選んでも、「人事関連」と入力されたFAQは抽出されなくなります。

プルダウンリストで選択肢を固定することで、このような問題を未然に防げます。

プルダウンリストの設定手順を具体的に説明します

ただし、データの入力規則で指定した範囲外に追加しても反映されないため、あらかじめ範囲を広めに設定しておくか、追加時に範囲設定を更新する必要があります

プルダウンリストを設定することで、入力の手間も軽減されます。

キーボードで一文字ずつ入力するよりも、リストから選択するほうが速く、入力ミスも起こりません。

FAQ管理表の品質と運用効率を高めるために、カテゴリ列のプルダウン設定はぜひ実施してください。

ステップ3｜見やすいレイアウトに整える書式設定のコツ

FAQ管理表は、作成者だけでなく社内の多くの人が参照するものです。

そのため、誰が見ても読みやすいレイアウトに整えることが重要になります。

書式設定のポイントを押さえることで、同じ内容でも格段に見やすい表に仕上がります。

見出し行（1行目）には薄いグレーや淡い青などの背景色を設定し、データ行と視覚的に区別できるようにします。

データ行には、1行おきに薄い色（たとえば薄いグレー）を設定する「縞模様」の書式を適用すると、行を目で追いやすくなります。

縞模様の書式は、条件付き書式を使って自動設定できます

ステップ4｜フィルター機能で絞り込み検索を可能にする

FAQ管理表のデータが増えてくると、目的の情報を探すのに時間がかかるようになります。

この問題を解決するのがエクセルのフィルター機能です。

フィルター機能を設定することで、特定のカテゴリや条件に合致するFAQだけを絞り込んで表示できるようになります。

フィルター機能の設定は非常にシンプルです

たとえばカテゴリ列のフィルターボタンをクリックすると、「人事関連」「経理関連」「IT関連」などの選択肢が表示されます。

表示したいカテゴリだけにチェックを入れて「OK」をクリックすれば、該当するFAQだけが表示されます。

複数のカテゴリを同時に選択することも可能です

「人事関連」と「総務関連」の両方にチェックを入れれば、両方のカテゴリに該当するFAQがすべて表示されます。

フィルターを解除して全件表示に戻したいときは、フィルターボタンをクリックして「すべて選択」にチェックを入れるか、「データ」タブの「クリア」ボタンをクリックします。

FAQ管理表を作成したら、必ずフィルター機能を設定しておきましょう。

ステップ5｜更新ルールを決めて運用を開始する

FAQ管理表は作成して終わりではなく、継続的に更新・運用していくことで価値を発揮します。

しかし、更新ルールを決めずに運用を始めると、「誰が」「いつ」「どのように」更新するのかが曖昧になり、情報が古いまま放置されたり、重複したFAQが登録されたりする問題が発生します。

運用を開始する前に、FAQ管理表を利用するメンバーへの周知も忘れずに行いましょう

FAQ管理表の保存場所、使い方、新しい質問が発生したときの連絡方法などを共有しておきます。

周知が不十分だと、FAQ管理表の存在が知られず、同じ質問が何度も担当者に寄せられる状況が改善されません。

運用を始めてみて、うまくいかない部分があれば都度ルールを見直していくアプローチが現実的です。

重要なのは、最低限のルールを決めたうえで運用を開始し、継続的に改善していく姿勢です。

エクセルでFAQを作るメリットと完成イメージ

エクセルでFAQ管理表を作成する方法を解説してきましたが、「そもそもエクセルで作るのが正しい選択なのか」という疑問を持っている方もいるのではないでしょうか。

世の中にはFAQ専用ツールやナレッジ管理システムなど、さまざまな選択肢があります。

ここでは、エクセルでFAQを管理するメリットと完成形のイメージを確認し、自社にとってエクセルが適切な選択かどうかを判断するための材料を提供します。

エクセルでFAQ管理する3つのメリット【無料・共有・カスタマイズ】

エクセルlでFAQ管理表を作成することには、専用ツールにはない明確なメリットがあります。

エクセルによるFAQ管理は「低コスト」「導入のしやすさ」「柔軟性」という3つの強みがあり、FAQ管理を始めたばかりの段階や小規模チームでの運用に適しています。

【完成イメージ】見やすいFAQ管理表のサンプル画面

FAQ管理表を作成する前に、完成形のイメージを持っておくことは重要です。

ゴールが明確になることで、作業中に迷うことが減り、効率的に進められます。

ここでは、実用的なFAQ管理表の構成例を具体的に説明します。

標準的なFAQ管理表は、1行目に見出し行、2行目以降にFAQデータが並ぶ構成になります。

見出し行には「No.」「カテゴリ」「質問」「回答」「更新日」「備考」といった項目名が入ります。

見出し行は背景色を薄いブルーやグレーに設定し、データ行と視覚的に区別できるようにします。

列	項目名	内容・設定のポイント
A列	No.	通し番号（管理番号として活用）、列幅は狭めでOK
B列	カテゴリ	プルダウンリストから選択、列幅は10〜15文字程度
C列	質問	疑問文で統一、列幅30〜40文字＋折り返し表示
D列	回答	結論から先に記載、列幅50〜80文字程度
E列	更新日	最終更新日、日付形式は社内で統一
F列以降	備考など	作成者・参照リンク・変更履歴などを必要に応じて追加

A列の「No.」には通し番号を入力します。

この番号はFAQを特定するための管理番号として機能し、「No.25の回答を更新しました」といった社内コミュニケーションに活用できます。

B列の「カテゴリ」には、プルダウンリストから選択した分類名が入ります。

たとえば「人事・労務」「経理・財務」「IT・システム」「総務・庶務」「営業・顧客対応」などのカテゴリが考えられます。

C列の「質問」は、利用者が抱える疑問を疑問文で記載します。

「有給休暇の申請方法を教えてください」「経費精算の締め日はいつですか？」「パスワードを忘れた場合はどうすればいいですか？」といった形式で統一します。

D列の「回答」は、質問に対する答えを記載します。

回答はできるだけ簡潔に、結論から先に書くスタイルが望ましいです。

詳細な手順が必要な場合は、番号付きの手順（「1. ○○を開く」「2. △△をクリックする」など）で記載すると読みやすくなります。

E列の「更新日」には、そのFAQを最後に更新した日付を入力します。

日付の形式は「2025/01/15」や「2025年1月15日」など、社内で統一しておきます。

更新日が古いFAQは情報の鮮度に注意が必要というシグナルになります。

F列以降には、必要に応じて「作成者」「参照リンク」「備考」などの補足項目を追加します。

備考欄には変更履歴や補足情報を記載でき、運用上の便宜を図れます。

データ行には1行おきに薄いグレーの背景色を設定すると、行を目で追いやすくなります。

この縞模様の書式は、FAQ件数が多くなったときに特に効果を発揮します。

フィルター機能を有効にしておくと、見出し行の各セルにフィルターボタン（下向き三角）が表示されます。

このボタンをクリックすることで、カテゴリや日付などの条件でFAQを絞り込めるようになります。

このような構成のFAQ管理表であれば、数十件から数百件程度のFAQを効率的に管理できます。完成イメージを頭に描きながら、実際の作成作業に取り組んでみてください。

エクセルが向いているケース・向いていないケースの判断基準

エクセルによるFAQ管理にはメリットがある一方で、すべての状況に適しているわけではありません。

自社の規模や運用体制によっては、最初から専用ツールを選んだほうが効率的なケースもあります。

ここでは、エクセルでFAQを管理することが向いているケースと向いていないケースの判断基準を整理します。

エクセルでのFAQ管理が向いているケースは、以下のような状況です。

まず、FAQ件数が比較的少ない場合が挙げられます。

目安として、100件以下程度であればエクセルでも十分に管理可能です。

データ量が少なければ、ファイルの動作も軽快で、目視での確認やフィルター検索で必要な情報に到達できます。

次に、利用者が社内メンバーに限定される場合です。

社内向けのFAQであれば、共有フォルダやSharePointでエクセルファイルを共有するだけで運用できます。

アクセス権の管理も、フォルダのアクセス権設定で対応可能です。

また、専用ツールの導入予算が確保できない場合や、まずは小規模に試してみたい場合もエクセルが適しています。

「FAQを作ったほうがいいかもしれないが、どの程度効果があるかわからない」という段階であれば、コストをかけずにエクセルで試験運用し、効果を検証してから専用ツールの導入を検討するというアプローチが合理的です。

一方、エクセルでのFAQ管理が向いていないケースもあります。

FAQ件数が数百件を超える規模になるとエクセルファイルの動作が重くなったり、スクロールや検索に時間がかかったりするようになります。

このような場合は、大量データの処理に最適化された専用ツールのほうが効率的です。

社外の顧客やユーザー向けにFAQを公開する場合も、エクセルは不向きです。

エクセルファイルをそのまま公開することはセキュリティ上の問題がありますし、見栄えの面でも専用のFAQページやヘルプセンターのほうが適切です。

複数人が頻繁に同時編集する必要がある場合も注意が必要です。

エクセルはOneDriveやSharePointで同時編集が可能ですが、編集の競合が発生すると煩雑になることがあります。

大人数で頻繁に更新するFAQでは、同時編集や履歴管理に強い専用ツールを検討すべきです。

検索性を重視する場合も、エクセルには限界があります。

エクセルのフィルター機能やVLOOKUP関数である程度の検索は可能ですが、全文検索やあいまい検索、関連FAQの自動表示といった高度な検索機能は実現が難しいです。

利用者が「知りたい情報にすぐたどり着けない」というストレスを感じるようであれば、専用ツールへの移行を検討するタイミングかもしれません。

【応用】検索機能付きFAQシートの作り方（エクセル活用術）

キーワード検索機能を追加すれば、目的のFAQに瞬時にたどり着けるようになります

基本的なFAQ管理表が完成したら、次はさらに便利な機能を追加してみましょう。

ここでは、キーワードを入力するだけで該当するFAQを瞬時に見つけられる「検索機能」の実装方法を解説します。

フィルター機能だけでは物足りない、もっとスピーディーに目的の情報にたどり着きたいという方に向けた応用編です。

関数に苦手意識がある方でも、手順どおりに進めれば実装できます。

VLOOKUP関数でキーワード検索機能を実装する方法

VLOOKUP関数は、指定したキーワードに一致するデータを表から検索して取得する関数です。

この関数を活用することで、検索ボックスにキーワードを入力すると、該当するFAQの回答が自動的に表示される仕組みを作れます。

検索エリアの構成は以下のとおりです。

セル	内容
A1	「検索キーワード」というラベル
B1	検索キーワードの入力欄
A2	「検索結果」というラベル
B2	検索結果（回答）が表示されるセル

VLOOKUP関数の基本的な書式は以下のとおりです。

=VLOOKUP(検索値, 検索範囲, 列番号, 検索方法)

各引数の意味を説明します。

引数	意味
検索値	検索したいキーワードが入力されているセル
検索範囲	FAQデータが入力されている範囲
列番号	検索範囲の中で何列目のデータを取得するか
検索方法	完全一致検索の場合はFALSEまたは0を指定

具体的な例として、FAQ管理表がA5からE100の範囲にあり、C列に質問、D列に回答が入力されている場合を考えます。

質問文をキーワードとして検索し、対応する回答を表示したい場合、B2セルに入力する数式は以下のようになります。

=VLOOKUP(B1,C5:D100,2,FALSE)

この数式は「B1セルに入力されたキーワードと完全に一致する値をC5からD100の範囲の1列目（C列）から探し、見つかったら同じ行の2列目（D列）の値を返す」という意味です。

VLOOKUP関数には重要な制約があります。検索値は検索範囲の最も左の列に存在する必要があります

上記の例では、質問文（C列）で検索して回答（D列）を取得しています。

もしカテゴリ（B列）で検索して回答（D列）を取得したい場合は、検索範囲をB5からD100に変更し、列番号を3に変更する必要があります。

また、VLOOKUP関数は完全一致検索が基本のため、検索キーワードが質問文と完全に一致しないと結果が返されません。

この制約を緩和するには、ワイルドカードを使用します。

ワイルドカードを使った部分一致検索を行うには、数式を以下のように変更します。

=VLOOKUP("*"&B1&"*",C5:D100,2,FALSE)

「*」は任意の文字列を表すワイルドカードです。

「”*”&B1&”*”」とすることで、B1セルの値の前後に任意の文字があっても一致するようになります。

これにより、「有給休暇」と入力すれば「有給休暇の申請方法を教えてください」という質問文にもヒットするようになります。

検索結果が見つからない場合、VLOOKUP関数は#N/Aエラーを返します。

このエラー表示を避けるために、IFERROR関数と組み合わせることをおすすめします。

=IFERROR(VLOOKUP("*"&B1&"*",C5:D100,2,FALSE),"該当するFAQが見つかりませんでした")

この数式であれば、検索結果がない場合は「該当するFAQが見つかりませんでした」というメッセージが表示されます。

エラー表示よりも利用者にとってわかりやすい結果になります。

VLOOKUP関数による検索では、検索結果は1件しか表示されません。同じキーワードに該当するFAQが複数ある場合でも、最初に見つかった1件のみが表示されます

FILTER関数で複数の検索結果を表示する方法（Excel365対応）

VLOOKUP関数では検索結果が1件しか表示されないという制約がありました。

この制約を解消し、キーワードに該当する複数のFAQを一覧表示できるのがFILTER関数です。

FILTER関数はExcel 365およびExcel 2021以降で使用できる比較的新しい関数です。古いバージョンのExcelをお使いの場合は利用できませんのでご注意ください

FILTER関数の基本的な書式は以下のとおりです。

=FILTER(配列, 含む, [空の場合])

引数	意味
配列	抽出したいデータ範囲
含む	抽出条件
空の場合	条件に一致するデータがない場合に表示する値

具体的な例として、FAQ管理表がA5からE100の範囲にあり、C列に質問、D列に回答が入力されている場合を考えます。

B1セルに入力したキーワードを含む質問と回答を一覧表示したい場合、検索結果を表示したいセル（たとえばA10セル）に以下の数式を入力します。

=FILTER(C5:D100,ISNUMBER(SEARCH(B1,C5:C100)),"該当するFAQが見つかりませんでした")

この数式を入力すると、キーワードに該当するすべてのFAQが、検索結果のセルを起点として下方向に一覧表示されます。

FILTER関数は動的配列関数と呼ばれ、結果が複数行にわたる場合は自動的に複数のセルに展開されます。

これをスピルといいます。

=FILTER(C5:D100,(ISNUMBER(SEARCH(B1,C5:C100)))+(ISNUMBER(SEARCH(B1,D5:D100))),"該当するFAQが見つかりませんでした")

条件部分で「+」を使うことで、OR条件（いずれかの条件を満たす）を表現しています。

これにより、質問文または回答文にキーワードが含まれるFAQがすべて抽出されます。

たとえば、B1セルにキーワード、B2セルにカテゴリを入力し、両方の条件を満たすFAQを抽出する場合は以下のようになります。

=FILTER(B5:E100,(ISNUMBER(SEARCH(B1,C5:C100)))*(B5:B100=B2),"該当するFAQが見つかりませんでした")

条件部分で「*」を使うことで、AND条件（すべての条件を満たす）を表現しています。

FILTER関数を使った検索機能は非常に強力ですが、いくつか注意点があります

全角・半角が異なるとヒットしない場合があります。

この問題への対処法は次のセクションで解説します。

検索がうまくいかないときのトラブルシューティング

検索機能を実装したものの、「思ったように検索結果が表示されない」「エラーが出てしまう」という問題に直面することがあります。

ここでは、よくあるトラブルとその解決方法を解説します。

原因としては以下のケースが考えられます。

• 検索キーワードの入力ミス
• 全角・半角の不一致
• 完全一致検索で部分一致を期待している

全角・半角の不一致は、FAQ検索でよく発生する問題です

たとえば、質問文には「FAQ」と半角英字で入力されているのに、検索キーワードとして「ＦＡＱ」と全角英字で入力すると、一致しないと判定されます。

数字についても同様で、「123」と「１２３」は異なる文字として扱われます。

この問題に対処するには、ASC関数を使って全角文字を半角に統一する方法があります。

検索時に以下のように数式を修正します。

=VLOOKUP("*"&ASC(B1)&"*",C5:D100,2,FALSE)

ASC関数は全角英数字を半角に変換します。

ただし、この方法はFAQ管理表側のデータも半角で統一されていることが前提です。

検索キーワードを入力する際にスペースが含まれていないか確認するとともに、SUBSTITUTE関数でスペースを除去する方法もあります。

=VLOOKUP("*"&SUBSTITUTE(B1," ","")&"*",C5:D100,2,FALSE)

SUBSTITUTE関数の第2引数に半角スペース、第3引数に空文字を指定することで、スペースを除去しています。

全角スペースも除去したい場合は、SUBSTITUTE関数を入れ子にします。

=VLOOKUP("*"&SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B1," ",""),"　","")&"*",C5:D100,2,FALSE)

その他のエラーについても確認しておきましょう。

エラー	原因	解決方法
#SPILL!	結果を展開するセル範囲に既存データがある	検索結果エリアのセルを空にする
#VALUE!	関数の引数に不適切な値が指定されている	列番号に0や負の数がないか確認
#REF!	参照しているセルが削除された	数式内の参照範囲を見直す

#SPILL!エラーは検索結果が何件になるか事前にはわからないため、十分な空白エリアを確保しておくことが重要です

検索結果が期待と異なる場合、まず検索条件が意図どおりに設定されているか確認します。

複雑な数式の場合、一度に全体を確認しようとすると原因の特定が難しくなります。

たとえば、以下のような方法で原因を切り分けていきます。

• IFERROR関数でラップしている場合は一時的にIFERRORを外してエラーの種類を確認する
• VLOOKUP関数の検索範囲をセル参照ではなく直接値で指定してみる
• 検索値が正しく取得できているか別セルで確認する

検索機能は便利な反面、設定や運用に注意が必要です。

トラブルが発生した際は、このセクションを参考に原因を特定し、解決してください。

FAQ・Q&Aテンプレート（エクセル）の使い方

テンプレートを活用すれば、ゼロから作る手間を省いて効率的にFAQ管理を始められます

ここまでFAQ管理表を一から作成する方法を解説してきましたが、「ゼロから作るのは手間がかかる」「すぐに使い始めたい」という方も多いのではないでしょうか。

そのような場合は、あらかじめ項目設計や書式設定が済んでいるテンプレートを活用する方法が効率的です。

ここでは、FAQ・Q&Aテンプレートの内容と特徴、そして自社用にカスタマイズする具体的な手順を解説します。

テンプレートの内容と特徴

FAQ管理表のテンプレートは、基本的な列項目があらかじめ設定されており、データを入力するだけですぐに運用を開始できるように設計されています。

一般的なFAQテンプレートに含まれる要素と、それぞれの特徴を理解しておくことで、自社のニーズに合ったテンプレートを選びやすくなります。

テンプレートによっては、「ステータス」や「優先度」といった追加列が含まれているものもあります

追加列	設定できる値	活用シーン
ステータス	公開中／下書き／非公開	FAQの公開・非公開を制御したい場合
優先度	高／中／低	よく参照されるFAQを目立たせたい場合

見た目の整ったテンプレートを使えば、書式設定に時間をかけることなく、すぐにデータ入力に集中できます。

フィルター機能があらかじめ有効になっているテンプレートも多くあります。

見出し行にフィルターボタンが表示されており、ダウンロードしてすぐに絞り込み検索が使える状態になっています。

テンプレート選びのポイントは、自社の運用に必要な機能が含まれているかどうかです

シンプルな管理だけで十分であれば基本的な項目のみのテンプレートを、検索機能やステータス管理が必要であれば高機能なテンプレートを選びましょう。

機能が多すぎるテンプレートを選ぶと、使わない項目が邪魔になったり、カスタマイズに余計な手間がかかったりすることがあります。

自社用にカスタマイズする手順

テンプレートをダウンロードしたら、そのまま使い始めるのではなく、自社の業務やニーズに合わせてカスタマイズすることをおすすめします。

テンプレートはあくまで汎用的に作られているため、自社に最適化することで使い勝手が大きく向上します。

ここでは、テンプレートをカスタマイズする具体的な手順を解説します。

エクセル以外の選択肢｜ワード・スプレッドシート・専用ツールとの比較

ここまでエクセルでFAQ管理表を作成する方法を詳しく解説してきましたが、FAQ管理に使えるツールはエクセルだけではありません。

ワードやパワーポイント、スプレッドシート、そして専用のFAQツールなど、さまざまな選択肢があります。

ここでは、それぞれのツールの特徴を比較し、どのような状況でどのツールを選ぶべきかの判断材料を提供します。

また、エクセルでの運用に限界を感じたときに専用ツールへ移行すべきサインについても解説します。

用途別おすすめツール早見表【エクセル/ワード/パワポ/スプレッドシート】

FAQ管理に使用できる主要なツールについて、それぞれの特徴と適した用途を整理します。

自社の状況や目的に照らし合わせて、最適なツールを選んでください。

エクセル・ワード・パワポ・Googleスプレッドシートの4つのツールを比較し、それぞれの最適な用途を解説します

ツール	特徴	適した用途
エクセル	表形式管理・フィルター・関数検索	社内FAQ（数百件以下）
ワード	文書形式・目次機能・印刷向き	小規模FAQ・印刷配布用
パワーポイント	プレゼン形式・ビジュアル化	説明会・トレーニング資料
スプレッドシート	クラウド・同時編集・無料	複数人編集・社外共有

同時編集には制約があり、大人数が頻繁に更新する運用には不向きです

日常的なFAQ管理にはエクセルを使い、説明会や研修で使う資料はパワーポイントで作成するという使い分けが現実的です

スプレッドシートはエクセルと互換性があり、エクセルで作成したFAQ管理表をインポートして使用することも可能です。

関数の書式に若干の違いはありますが、VLOOKUP関数やFILTER関数など、主要な関数は同様に使用できます。

状況・要件	おすすめツール
社内FAQ管理（数百件以下・同時編集少）	エクセル
同時編集が頻繁・社外共有が必要	スプレッドシート
印刷配布用の小規模FAQ文書	ワード
説明会やトレーニング用資料	パワーポイント
上記で対応できない規模・要件	専用FAQツール

専用FAQツールへの移行を検討すべき3つのサイン

エクセルやスプレッドシートでのFAQ管理は、多くの場合十分に機能しますが、運用を続けるなかで限界を感じる場面が出てくることがあります。

ここでは、専用FAQツールへの移行を検討すべきタイミングを示す3つのサインを解説します。

これらのサインが複数当てはまる場合は、専用ツールの導入を具体的に検討する時期かもしれません

専用FAQツールには全文検索機能やあいまい検索機能が標準搭載されているものが多く、ユーザーが知りたい情報により早くたどり着けます。

また、重複チェック機能や類似FAQ検出機能を備えたツールもあり、データの品質維持にも役立ちます。

専用FAQツールの多くは、FAQをWebページとして公開する機能を標準で備えています

デザインテンプレートが用意されており、専門知識がなくても見栄えの良いFAQページを作成できます。

また、カテゴリ別表示、タグによる分類、関連FAQの自動表示など、ユーザビリティを高める機能も充実しています。

エクセルでの管理では、このような利用状況の分析は困難です。

誰がいつどのFAQを閲覧したかといったログを取得する仕組みがないため、改善のためのデータが得られません。

専用FAQツールには、閲覧数や検索キーワードのログを記録・分析する機能が備わっているものが多くあります。

これらのデータを活用することで、FAQの品質を継続的に向上させるPDCAサイクルを回せるようになります。

これらの機能はエクセルでは実現が難しく、専用ツールならではの価値といえます。

専用FAQツールへの移行にはコストと労力がかかります。ツールの選定、導入作業、既存データの移行、利用者への教育など、一定の期間とリソースが必要です

移行を決める前に、現状のエクセル運用で改善できる点がないか、本当に専用ツールの機能が必要なのかを慎重に検討することをおすすめします。

エクセルでの運用経験は、専用ツールを選定する際の要件定義にも役立ちます。

何が必要で何が不要か、どのような機能があれば業務が改善されるかを、実体験をもとに判断できるからです。

エクセルでの運用経験を積んでから専用ツールに移行することで、より適切なツール選定と効果的な活用が可能になります

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チャットツールやオンライン会議を使った相談に対応しているほか、対面でのコンサルを受けられるなど、サポート体制が充実しているのもポイント。

スーツアップは、表計算ソフトのような親しみやすい操作感で、パソコンが苦手な人でも直感的に使えるのが魅力。チームでのタスク管理や外部ツールとの連携に長けており、幅広く活用できるでしょう。

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